La Communication

DU TEMPS ? Une bonne gestion du temps permet d’être organisé, efficace, et performant. Le temps doit d’abord être consacré à des tâches prioritaires entrant de façon certaine dans le champ des objectifs fixés. Il est donc important de connaître l’emploi de son temps afin de savoir : - ce que l’on fait, - ce que l’on a à faire, - et comment on le fait.

3- LES FACTEURS DE PERTE DE TEMPS

La mauvaise gestion du temps et la contre performance de l’Administration publique :

Sources : "Etude sur l’amélioration de la performance de l’Administration publique béninoise dans la Gestion du temps", PNUD, Mars 2006, Rapport réalisé par Afrique Conseil. Selon le rapport de cette étude, la perte du temps dans l’Administration publique béninoise est multidimensionnelle. Elle tient à des considérations : Économiques et matérielles - Conditions de travail qui influent sur la gestion du temps outils de travail ou de communication parfois défectueux ou insuffisants ; - Promiscuité dû au manque de locaux et sources de relations interpersonnelles informelles et de diversions - Qualité du cadre de travail (visibilité, aération, bruit) qui rend le cadre de travail répugnant. - Niveau des salaires non en phase avec progression de l’indice des prix à la consommation d’où tendance à voler « le temps de l’État » par les fonctionnaires qui devaient être des homo économicus.

- Socioculturelles et psychologiques • la solidarité de famille, de clan, de religion prime sur la logique de rendement. • une cérémonie privée peut mobiliser toute une Administration • le souci d’appartenance communautaire prime sur l’intérêt général ou celui de l’organisation. Ceci se traduit par de nombreuses absences au service pour des raisons privées. • Les facteurs de perte de temps sont entre autres : •les réunions trop longues et trop fréquentes •les manifestions officielles qui ne démarrent pas à l’heure et qui durent longtemps ; • les visites intempestives (visites marchandes, privées, professionnelles) ; • les interruptions incontrôlées des collaborateurs ainsi que des supérieurs hiérarchiques ; • les appels téléphoniques incontrôlés ; • le courrier qui interrompt à longueur de journée ; • la recherche d’information à son propre niveau ou au niveau des collaborateurs (à travers un courrier ou un dossier…)

•les coupures d’électricité ou les pannes diverses ; les questions d’ordre privé (familial, empêchements personnels) • les cérémonies et manifestions privées qui ont des impacts sur la gestion du temps des agents (fatigue extrême au retour des Week-ends, mauvais rendement, retard au service du lundi matin, retard dans le traitement des dossiers, souci d’agent, mauvaises humeurs, mauvaise santé. - D’autres pertes de temps sont aussi imputables à l’organisation de l’entreprise : information insuffisante en raison d’une mauvaise communication avec les responsables ou les collègues ; d’où recherches, attentes… réalisation de tâches inutiles ou peu importantes qui auraient pu être effectuées par d’autres personnes. Les règles simples pour gagner du temps Entre deux moyens d’exécution, choisir le plus rapide. Eviter les interruptions pour se concentrer sur le travail à faire. Terminer tout travail commencé (un travail inachevé est pesant en mémoire et exigera une remise en train). En accord avec le responsable, savoir déléguer…mais contrôler les résultats. Se ménager des pauses et des plages de sécurité pour les imprévus. Pour transmettre une information simple, au lieu d’écrire une lettre est-il possible de téléphoner, ou, mieux, envoyer un mot par télécopie ? Grouper les appels téléphoniques à donner ; prévoir des plages pour les rendezvous. Ne pas se laisser accaparer par les collègues ; savoir refuser.

4- COMMENT GERER LE TEMPS ? Bien gérer le temps consiste à planifier, placer par priorité, déléguer et organiser les activités quotidiennes. Mener à bien une activité suppose l’accomplissement de tâches et la résolution de problèmes selon un ordre déterminé :

- détermination des objectifs -motivation • • • • • • • fixation de délais concentration des efforts pour atteindre le but fixé préparation du travail exploitation optimale du temps disponible réduction du temps d’exécution choix des problèmes essentiels classement des tâches selon leur importance action plus productive concentration sur les tâches essentielles vérification des résultats comparaison prévu/réalisé

- planification

- prise de décision

- organisation dans le temps

• • • •

- contrôle du déroulement du travail

- Comment prendre de décision ? L’une des plus grandes difficultés que l’on rencontre dans l’organisation du travail quotidien est l’affectation d’un ordre de priorité à chacune des tâches qui se présentent. La tendance naturelle pousse à agir dans une vision du court terme. Un outil utile pour établir des priorités claires qui tiennent compte à la fois de l’urgence et de l’importance est la matrice de priorité (Principe d’Eisenhower) :

Importance de la tâche/Urgence de la tâche

Tâche non urgente

Tâche urgente

Tâche importante

Tâche importante non urgente à planifier

Tâche importante et urgente à exécuter en priorité

Tâche peu importante

Tâche peu importante et non urgente à laisser de côté

Tâche peu importante mais urgente à déléguer si possible

Importance et urgence Pour le responsable il faut distinguer l’importance de l’urgence. En classant les tâches selon leur priorité, on s’assure : •de travailler uniquement sur les tâches importantes ou nécessaires, •de traiter les affaires selon leur degré d’urgence, •de se concentrer chaque fois exclusivement sur une tâche, •d’atteindre les objectifs dans les meilleures circonstances, •d’éviter de laisser des tâches inachevées. Le cycle personnel d’efficacité La planification des tâches tient compte de la durée des tâches, mais aussi du cycle personnel d’efficacité.

Chaque personne doit prendre conscience des périodes où elle travaille plus vite et mieux : •dans la journée (tôt le matin ? l’après midi ? le soir ?) •dans la semaine (quel jour ?) Les aides à la prise de décision Le principe de Pareto – règle des 20/80 Le principe de Pareto affirme qu’au sein d’un groupe ou d’une population définie, une faible partie représente un poids bien plus élevé comparé à sa propre proportion correspondante dans ce groupe ou cette population. Ce principe, appliqué au temps, peut se résumer ainsi : "attaquer les problèmes essentiels peu nombreux avant les problèmes secondaires nombreux". Le tableau ci-dessous fait ressortir cette pratique générale appliquée à la gestion du temps et à inverser :

Temps utilisé

Problèmes à résoudre

Résutlats obtenus

80 %

Nombreux problèmes d'ordre secondaire

20 %

20 %

Problèmes essentiels peu nombreux

80 %

L’analyse ABC Cette méthode est un dérivé de la méthode précédente. La technique de l’analyse ABC repose sur l’expérience pratique suivant laquelle la proportion des tâches importantes et moins importantes est constante par rapport au total des tâches. Les différentes tâches sont classées en trois catégories selon leur degré d’importance pour atteindre les objectifs selon la grille ci-dessous :

Nature des tâches

% par rapport au volume total des tâches

Valeur de ces tâches pour atteindre les objectifs

Groupe A : tâches très importantes

15 %

65 %

Groupe B : tâches importantes

20 %

20 %

Groupe C : tâches moins importantes ou sans importance

65 %

15 %

La démarche pour gérer le temps

Malgré une planification ordonnée, certaines interruptions ou digressions sont inévitables.

5- QUELS OUTILS OU TECHNIQUES POUR AMELIORER LA GESTION DU TEMPS Le pendulage Cette méthode fondée sur le chronométrage, permet d’évaluer la moyenne de temps nécessaire