Procédure d'Audit

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Section 1 : les supports de base

I. Le manuel de procédures comptable

a. Définitions

*procédure :

Un ensemble d’opérations multiples peut se décomposer en un nombre fini de processus liés entre eux. Chaque processus correspond à une activité de production ou de gestion déterminée. Il implique le déroulement d’un ensemble d’actions visant à remplir une finalité globale. Cette finalité relève généralement d’une même fonction.

Par découpage progressif, chacun de ces processus peut être divisé à son tour en éléments simples : les procédures.

Une procédure est :

➢ un enchaînement de taches élémentaires standardisées

➢ déclenchée en amont par l’expression d’un besoin quelconque

➢ limitée en aval par l’obtention d’un résultat attendu

* manuel de procédures :

Les procédures écrites deviennent une nécessité dans toutes les organisations où une seule personne ne peut plus assumer la responsabilité du contrôle sous tous ses aspects. Il convient de rappeler que le contrôle suppose la formulation des instructions et des procédures visant à atteindre des objectifs permanents ou ponctuels ainsi que leur communication à toute personne ayant une responsabilité d’exécution.

Plusieurs définitions ont été présentées pour éclaircir la notion du manuel de procédures, l’ordre des experts comptables français le définit comme suit :

« par manuel de procédures, il faut entendre principalement des consignes d’exécution des taches, les documents utilisés, leur contenu, leur diffusion et leur conservation, les autorisations, les approbations, les saisies et le traitement des informations nécessaires à la vie de l’entreprise et à son contrôle ».[1]

Ainsi on peut dire que le manuel de procédures est :

➢ un guide qui décrit les taches et les responsabilités assignées à un service.

➢ Un guide des documents utilisés et leur contenu.

➢ Un guide des approbations et des autorisations.

Dans un manuel de procédure, une procédure se décompose en une série de parties :[2]

*La présentation synthétique de la procédure : fournit une vue générale, en appelant sous forme succincte l’objet effectif de la procédure et ses principales caractéristiques, les services émetteurs, la liste des destinataires…

*Le diagramme des flux et de la fiche des taches : contiennent les informations concernant la procédure : son déroulement chronologique, les noms des intervenants, le contenu des taches, les consignes d’exécution, l’indication des supports utilisés. C’est le noyau central du manuel. Chaque procédure est décrite de façon explicite, dans le cadre de l’organisation en vigueur.

*Fiches de taches : descriptif détaillé des taches, référence des supports.

b. Les finalités du manuel de procédures

Avec les changements de plus en plus rapides que connaît l’environnement des entreprises, les procédures ne peuvent être figées, elles évoluent constamment à fin de s’adapter aux nouvelles réalités. Naturellement, ces procédures n’existent pas toujours sous forme écrite.

Lorsqu’elles ne sont inscrites que dans les mémoires humaines, la mise à jour est plus difficile à assurer. Elles n’ont alors que la consistance d’habitudes routinières et elles sont rapidement dégradables dans le temps. Pourtant, leur éventuelle cohérence reste un élément clé de l’efficacité de l’ensemble.[3]

Les finalités d’un manuel de procédures sont :

➢ Une obligation réglementaire :

Le manuel des procédures comptables « au Maroc » (décrivant l’organisation comptable) devient une obligation dans le cas ou l’entreprise réalise un chiffre d’affaire qui dépasse les 7,5 millions de dirhams conformément à l’article 4 de la loi N° 9-88 du 25/12/1992 relative aux obligations comptables des commerçants.

➢ Un facteur de modernisation :

-La protection des risques majeurs : la complexité croissante des systèmes techniques et administratifs, les contraintes telles que : personnel insuffisamment formé, manque du temps pour formés les nouveaux recrus, imposent progressivement la mise en œuvre de procédures écrites. Celles-ci doivent correspondre fondamentalement aux besoins de fiabilité et de sécurité.

➢ Un effet organisationnel :

-La transcription d’un travail organisé : la rédaction des procédures vise à décrire les taches effectuées de manière organisée par les actions réalisées, à expliciter les enchaînements des opérations et leurs synchronisations. En plus, elle constitue un facteur de fiabilité et de qualité pour les partenaires de l’entreprise.

-La diffusion du savoir-faire : les procédures dressent la liste des actions, qui, à la suite d’un événement donné, permettent d’aboutir au résultat escompté. Elles sont un moyen de divulguer sous forme de documents accessibles à tous, les méthodes préconisées dans l’entreprise et de faire connaître les conséquences d’erreurs éventuelles.

➢ Un support pédagogique :[4]

-Un outil de formation : théoriquement les formations des agents relèvent de leurs supérieurs hiérarchiques. Toutefois, on sait que sous la pression du quotidien, ceux-ci, n’accordent guère du temps à cette tache. Ils n’ont d’ailleurs pas toujours les qualités requises. L’absence de manuels constitue un obstacle psychologique supplémentaire. Les responsables se sentent handicapés, reportent indéfiniment la formation de leurs subordonnées. Quant aux intéressés, obligés de se débrouiller malgré tout, ils n’osent pas toujours interroger leurs supérieurs. L’existence de manuel est un bon moyen de répondre à cette difficulté. Il divulgue une bonne partie des informations nécessaires. Munis de cette base, les exécutants peuvent plus facilement interroger leurs supérieurs sur des points éventuellement obscurs. Les fiches de procédures servent de points de départ pour la formation des subordonnés. Elles simplifient la tache de l’encadrement en établissant une aide au dialogue.