Preparer Et Animer Une Reunion Telephonique

ible des pistes de solutions. S’arranger pour que les participants soient dans de bonnes conditions pour participer : • Leur demander à l’avance de s’arranger pour pouvoir suivre la réunion depuis un lieu calme où ils ne seront pas dérangés. • Leur fournir un ordre du jour et/ou un planning très clair pour qu’ils puissent facilement savoir où en est la discussion, et reprendre le fil d’une discussion suite à un moment d’inattention.

CONSEILS POUR LE DÉROULEMENT

Assurer une animation particulièrement claire et visible : • Annoncer de manière très claire l’étape de discussion dans laquelle on entre, la consigne à appliquer et la durée de l’étape. Exemple : « Nous en sommes maintenant à la phase 3 ; nous prenons maintenant 5 minutes pour que chacun exprime son ressenti sur cette question, sans pour l’instant exprimer d’arguments ni de solutions.». Les participants

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doivent facilement retrouver l’étape en cours sur le planning de la réunion, qu’ils doivent avoir sous les yeux. Faire systématiquement une synthèse à chaque fin d’étape et demander si les participants s’y reconnaissent. Relancer régulièrement les participants silencieux, afin d’évaluer le niveau général d’attention. Après la clôture, porter une attention particulière au contenu et à la rapidité d’exécution du compte rendu de la réunion.