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Catégorie: Le Monde du Travail

Soumis par: Troy 27 janvier 2012

Mots: 7160 | Pages: 29

...

eu, avec les psys qui étaient là depuis un certain temps et le changement concernant l’écrit

Comment écrire de façon nuancée, mais sans censurer ?

Comment rendre compte sans heurter l’usager ou sa famille ???

Ce sont des questions auxquelles ns tenterons de répondre durant ce cours sur les écrits professionnels.

LES ECRITS PROFESSIONNELS

PLAN DU COURS DU 05.12.11

ASSURE PAR MARION LE CONTE

I-L’acte d’écriture

A-Fonction de la communication écrite

B- Caractéristiques de l’écrit

Acte de « réflexion », acte « responsable », acte de « traçabilité »

C- Typologie des écrits professionnels

II-Le droit d’accès aux écrits par l’usager et son dossier

A-Le droit d’accès aux écrits par l’usager

B-Le dossier de l’usager

1. Définition

2. Le dossier médical

3. Le dossier de soins et les transmissions ciblées

III-Vos écrits professionnels

A- Repères pour le recueil et le tri d’informations

B-Les différents écrits

1. Les transmissions et principes généraux d’écriture

2. La note d’information/d’incident

3. L’outil informatique

C-Ethique et écrit

I-L’acte d’écriture

A-Fonction de la communication écrite

Penser et reconnaître l’écriture, comme une activité professionnelle, productrice de sens, en phase avec la relation à l’usager, est indispensable à votre profession.

L’écriture professionnelle est un acte toujours lié à l’action. Elle rend visible votre pratique.

Cet acte d’écrire peut même être considéré comme un acte très important : puisque les décisions prises, basées sur les écrits, peuvent modifier, de façon notable, la trajectoire de vie des personnes concernées.

L’écriture est aussi une réponse technique pour gérer ou traiter une situation.

Ainsi, si tous les écrits n’ont pas la même forme, ni les mêmes usages, ils poursuivent les mêmes objectifs :

- conserver par écrit la trace, la mémoire de ce qui se passe et se réalise, pour garantir une continuité dans l’action

- transmettre et communiquer à tout interlocuteur utile,

-aider à la problématisation et à la compréhension d’une situation, ce qui permet d’appréhender la complexité d’une situation ;

-aider, préparer, permettre une décision ;

-servir de repères pour la conduite d’un projet, d’un accompagnement, d’une action professionnelle ou d’une intervention ;

-communiquer des résultats, des effets, témoigner de l’évolution d’une situation en vue d’une nouvelle décision.

B-Caractéristiques de l’écrit

Comme nous l’avons vu, un écrit professionnel est un acte d’une grande importance.

Rédiger est une activité cognitive complexe, qui permet la transcription graphique de notre démarche intellectuelle.

En ce sens c’est un acte de réflexion qui permet de discipliner sa pensée, de la clarifier, de l’ordonner, de l’approfondir.

L’écrit développe la réflexion ; on n’écrit pas comme on parle !

Vous allez réfléchir à ce que vous allez écrire sur l’usager ; ce qui est utile d’écrire ou pas …

(On approfondira cette question sur l’éthique de l’écrit.)

C’est un acte responsable : il engage sa responsabilité sur le contenu de l’écrit, en particulier sur :

- la précision des infos restituées et leur fidélité à l’observation faite ;

- la pertinence de la sélection des infos communiquées (tri est nécessaire parfois)

Celui qui écrit s’expose aux yeux de l’équipe en émettant des observations, des remarques, des propositions, des suggestions.

C’est un acte de traçabilité : il laisse une trace définitive, et cette trace est une preuve légale. La personne concernée (ou sa famille) peut demander à prendre connaissance de l’acte écrit (loi du 2.04.2002).

Les infos garantissent une référence stable, toujours accessible, mais datée : les infos et les hypothèses ne valent donc qu’à un moment donné et dans un contexte précis.

Il faut donc se méfier parfois de la stabilité de l’écrit car ce n’est pas synonyme de vérité immuable sur la situation. Les personnes évoluent !

L’intérêt de l’écrit, aussi, c’est qu’il permet de gagner du temps (a développer) : équipe de nuit/équipe de jour

C- Typologie des écrits professionnels

|Fonctions de l’écrit |Objectifs |Exemples de supports |

|Informer |Tous les écrits sont informatifs. Il y en a qui sont centrés exclusivement |Courrier, note d’information, |

| |sur la transmission d’informations, sans appeler une décision ou une action.|transmission, compte-rendu |

|Aider à une prise de |L’écrit, adressé à un décideur (autorité administrative par exemple), |Rapport |

|décision |fournit des éléments d’information, une étude des différentes solutions | |

| |envisageables, leurs avantages et inconvénients, les conséquences des | |

| |décisions prises. | |

|Rendre compte |La mission des professionnels les conduit à rendre compte à intervalles |Rapport, compte-rendu |

| |réguliers de la conduite des accompagnements auprès de responsables. En | |

| |interne, des comptes rendus viennent ponctuer les différentes séances de | |

| |travail. | |

|Accompagner la prise en |Les supports écrits permettent de définir les objectifs et modalités |Projet, bilan, courrier, |

|charge |d’accompagnement (projets), de réaliser des bilans, de coordonner la prise |transmission, compte-rendu |

| |en charge (transmissions) et de communiquer avec les familles et | |

| |partenaires. | |

II-Le droit d’accès aux écrits par l’usager et son dossier

A-Le droit d’accès aux écrits par l’usager

→Avant d’aborder plus spécifiquement les écrits que vous êtes amenés à produire, je voudrais revenir avec vous sur le droit d’accès aux écrits par l’usager car c’est qqchose que vs devrez avoir en tête, à chaque fois, avant d’écrire…si le résident devait le lire ou quelqu’un de sa famille…(cela participe à une démarche éthique d’être respectueux dans vos écrits…)

Vos différents écrits professionnels s’inscrivent dans un cadre législatif ; ce cadre protège les personnes et les familles ; ce cadre permet également de leur donner accès aux documents qui les concernent.

Le principe général du droit, est l’accès, pour une personne, aux éléments possédés par une institution, sur son histoire, sur sa situation, sur sa personnalité, sur sa santé…

La Charte des droits et libertés de la personne accueillie (rappel : une des bases pour la déontologie de votre pratique) indique que, je cite : « […] La personne a accès aux informations la concernant dans les conditions prévues par la loi ou la réglementation.

La communication de ces informations ou documents par les personnes habilitées à les communiquer en vertu de la loi s’effectue avec un accompagnement adapté de nature psychologique, médicale, ou socio-éducative. »

Il faut donc que vous gardiez en tête, que tout ce que vous écrivez concernant le résident, l’usager…il peut le consulter.. ou bien son représentant légal peut le consulter, aujourd’hui ou demain.

En effet, vous devez savoir que le droit de consultation des infos par l’usager ne s’arrête pas à sa durée d’accompagnement par l’établissement ou le service.

Tant que le document ou le dossier existe, l’usager a un droit d’accès.

C’est important que vous le sachiez, car cela veut dire, par exemple, que dans 20 ans, l’usager devenu majeur, pourra demander à consulter votre écrit, s’il veut retrouver des traces de son histoire.

→Aujourd’hui cette question vs concerne un peu moins, contenu des lieux dans lesquels vs travaillez ms garder le en tête si vs changez d’institution.

B-Le dossier

1.Définition :

→Qu’est ce qu’on entend par dossier ?

C’est le support physique de rassemblement des infos. Il est défini comme le : lieu de recueil et de conservation des infos utiles (administratives, socio-éducatives, médicales, paramédicales…) formalisées, organisées et actualisées. (Source : Le dossier de la personne accueillie ou accompagnée. Recommandations aux professionnels pour améliorer la qualité, Editions Dicom 07070.Conception DGAS, juin 2007.)

Quant on parle du droit d’’accès au dossier de l’usager, cela veut dire qu’il peut avoir accès aux informations le concernant, quels qu’en soient la forme et le lieu de rangement.

Ces infos peuvent être classées dans un dossier ou dans plusieurs dossiers…

De plus en plus on tend vers un dossier unique.

→Alors, comment procède–t-on, dans vos lieux de travail respectifs ?

La notion de dossier unique est apparue pour un besoin d’accessibilité des données, et pour favoriser le travail en équipe.

Surtout cela évite l’existence de double dossier (un dossier pour les professionnels et un autre pour la personne accompagnée), ce qui remettrait en cause le droit d’accès des usagers.

La réglementation prévoit trois principaux types de dossiers :

- le dossier administratif

- le dossier judiciaire

- le dossier médical (et de soins de infirmiers)

2.Le dossier médical

Depuis donc la loi du 4 mars 2002, le patient peut accéder directement aux informations contenus sans le dossier médical ; en le consultant sur place ou par envoie de copies au médecin traitant.

Le dossier médical peut contenir :

-les prescriptions médicales,

-les comptes rendus de consultations, d’examens médicaux,

-les résultats d’examens biologiques

-dossier de soins infirmiers

Le Code de la Santé publique précise dans l’article R1112-2 : un dossier médical est constitué pour chaque patient hospitalisé dans un établissement de santé public ou privé. Le Code de la santé émet ensuite une liste de documents devant être présents dans le dossier.

3.Le dossier de soins et les transmissions ciblées

a.Le dossier de soins

Ce dossier permet

-d’optimiser la qualité des soins, afin de garantir la sécurité du patient,

-améliorer la communication dans l’équipe

-laisser une trace écrite de l’activité des soignants (qui prémunit contre les poursuites pénales)

→J’ai l’exemple, en tête, que vs ns aviez donné la dernière fois concernant une résidente qui se plaignait de maux de ventre..est ce que vous vous en souvenez ??De mémoire ce qui a permis de rétablir la vérité c’est l’écrit de ces aides soignantes

Le dossier de soin constitue un document légal. C’est le premier document que l’on étudie lors d’une recherche de responsabilité. Parce qu’il permet de comprendre l’enchaînement des évènements. Notamment avec..

b.Les transmissions ciblées

C’est une méthode pour organiser la partie narrative du dossier de la personne soignée, pour comprendre rapidement sa situation et les soins nécessaires à dispenser.

Elles répondent à la fois aux exigences professionnelles et légales en matière de personnalisation des soins, mais aussi au confort des soignants en matière de gain de temps.

Les transmissions ciblées sont une photographie de la personne.

Elles permettent donc :

-d’avoir une vision globale et synthétique de l’état de santé du patient

-de connaître les problèmes prioritaires du patient au jour donné. Par exemple : changement du comportement, douleur…

- de faciliter la prise en charge personnalisée du patient, l’organisation des soins, le suivi et la continuité des soins.

La répartition de l’information s’effectue en trois colonnes (cibles, D.A.R., transmissions) pour permettre à l’utilisateur de retrouver rapidement les éléments essentiels et suivre l’évolution des problèmes identifiés

Les données (D) : ce sont des infos qui précisent la cible ou décrivent les observations concernant un évènement important du traitement ou de l’épisode de soins.

Les données concernent les signes cliniques présentés par la personne soignée, ainsi que ses expressions qui confirment la cible choisie. Ce sont également les étiologies rencontrées qui expliquent sa réaction à la maladie ou aux soins.

Les actions (A) : actions du soignant

Les résultats (R) : description de la réaction du malade aux actions de soins proposées et réalisées. L’objectif est la disparition ou les améliorations des données cliniques. Le résultat peut-être résolu, partiellement résolu, résolu.

Le résultat peut-être écrit à distance des données et des actions.

|Date et heure |Cibles |D.A.R. |Transmissions |Signature |

|12.03.99 |Nausées |D |A la tête qui tourne. |M.R. |

|6h30 | | |Dit avoir faim |AMP |

| | |A |Recouché |M.R. |

| | | |Heure du petit déjeuner |AMP |

| | | |avancée | |

| | |A |TA 11/7 pul 72 |B.M.IDE |

|12.03.99 | |R |Se sent mieux |P.G |

|8h00 | | |Dit être matinal et |AMP |

| | | |déjeuner de bonnes heures | |

| | | |habituellement | |

|15.03.99 7h15 |Hyperthermie |D |T°38,1,sans manifestation |Y.G |

| | | |autre |IDE |

| | |A |Découvert,1 doliprane 1000| |

| | | |donné | |

III-Vos écrits professionnels

A- Repères pour le recueil et le tri d’informations

Quand vous avez un écrit à faire, vous devez à chaque fois réfléchir à ce que vous allez écrire.

Pour ce faire, voilà une méthode pour sélectionner l’information que vous allez transmettre

La construction de tout écrit suppose de répondre aux questions suivantes :

|Quoi? |Quels sont les éléments de mon observation que je dois transmettre ? |

|Qui ? |A qui dois-je les transmettre ? (responsable ?équipe ?famille ?...) |

|Pourquoi ? |- Dans quel but dois-je transmettre cette information ? |

| |- Quel est l’objectif de cette transmission ? |

|Quand ? |A quel moment dois-je réaliser la transmission ? |

|Où? |Dois-je transmettre l’information orale en présence de la personne ou à distance ?et pourquoi ? |

|Comment ? |- La transmission sera-t-elle orale ou écrite ? |

| |- Comment se présente le cahier de transmissions ou de liaison ? |

B-Les différents écrits

1. Les transmissions

Elles peuvent changer d’appellation en fonction de l’institution dans laquelle vous travaillez ; on peut parler de cahiers de transmissions, carnets de bords, cahiers de liaisons, cahiers de consignes, cahiers de nuit, cahiers de jour, fiches navettes…

→ Quelle appellation a été choisie dans vos lieux de travail ?

Quelle que soit le nom de ces transmissions, ces supports sont très importants car ils constituent des points d’ancrage de votre travail d’équipe. Ils sont indispensables pour garantir la continuité et la cohérence de l’action. Par exemple :

Entre l’équipe de nuit et l’équipe de jour lorsqu’il n’existe pas un chevauchement horaire suffisant pour un échange de vive voix ;

Le cahier de liaison sert aussi la continuité des relations avec les usagers (cahiers de correspondance avec les parents par exemple)

Le but de ces transmissions c’est donc de :

-regrouper les informations sur la personne aidée, ce qui permet une meilleure prise en charge visant la sécurité et une continuité ;

-personnaliser les soins : situer ses habitudes de vies, ses besoins fondamentaux, ses attentes… ;

-assurer le suivi de la personne par l’équipe de soins 24h/24h ;

- favoriser la concertation entre tous les membres de l’équipe professionnelle : il est un outil de communication interactif entre différents intervenants, c’est un outil de communication avec le chef de service également;

- éviter les risques d’erreurs et d’oublis au niveau des interventions ;

- disposer d’un document légal en cas de problème juridique.

Dans cet écrit, vous devez donc transmettre la nature exacte de votre intervention, dater et signer (acte responsable).

Il s’agit d’écrire une synthèse des informations à transmettre celles qui vs semblent pertinentes ; mais surtout pas de faire de récit détaillé.

→Selon vous, que faut-il donc inscrire ?

Il faut donc inscrire :

→les observations sur la personne en indiquant :

-ses réactions (fatigue, autonomie, tristesse…),

-les incidents éventuels (malaise…),

-les rejets alimentaires après le repas,

-les refus du repas, les refus des activités, des distractions,

-les insomnies… ;

→les anomalies éventuelles constatées :

-toute éruption cutanée, diarrhée, inflammation…,

-toutes paroles de la personne exprimant une crainte, une angoisse… ;

→les informations nouvelles apprises au sujet de la personne (par sa famille ou un membre de l’équipe (attention à moduler)

→les soins ou actions réalisés :

-toilette corporelle

-aide à la marche, aide à l’élimination, etc.

Principes généraux d’écriture

Concernant cet écrit, le cycle de vie des informations est court : il concerne la journée ou la semaine. En ce sens, l’info perd une grande part de sa valeur aussitôt qu’elle est lue par votre collègue ou l’équipe suivante.

L’écriture est peu formalisée : c'est-à-dire que ce n’est pas nécessaire de faire des phrases et de longs paragraphes. Le style est tout de même proche de l’oral mais avec cette grande différence que l’écrit reste !!!

Voilà donc quelques principes à savoir lorsque vous transcrivez votre action :

- avoir toujours en tête que vous devez informer la personne aidée de ce qui a été rédigé la concernant et qu’elle peut le consulter ou son représentant légal (nuancer en fonction des lieux de travail)

- il faut que vous soyez vigilent à votre graphisme : être lisible pour les destinataires

- le moment où l’observation est faite doit être inscrit rigoureusement

- pour s’assurer d’une description chronologique des évènements, les notes (le plus possible) sont rédigées au fur et à mesure (ptt cahier de note sur vs)

- les notes s’écrivent au temps présent, jamais au futur.

- Eviter les répétitions inutiles

- il faut éviter tout ce qui peut conduire à des erreurs d’interprétation :par exemple, il est parfois difficile de savoir si une action a été réalisée ou reste à faire. Cela peut tenir à un accord de participe passé : « passé l’info à toute l’équipe » ou « passer l’info à toute l’équipe »…

- les formulations stéréotypées sont à bannir : par exemple quand tout fonctionne « RAS »c’est une façon de déshumaniser le contenu. Vous pouvez aussi relater des aspects positifs, ce qui a marché. On utilise ces formules souvent quand on ne sait pas quoi écrire…important de prendre le temps

- Votre écrit doit demeurer respectueux des personnes, interdisez vous d’écrire tout ce qui pourrait être perçu comme jugement de valeur

- Les notes doivent être complétées par la personne qui effectue l’acte et qui fait l’observation.

- (rappel)Signer ce que vs avez écrit (acte responsable)

Il faut s’abstenir d’étiqueter le patient ou d’utiliser des mots ou expression favorisant une perception négative.

Des remarques comme « accapareur, paresseuse, très négatif… » Laissent une mauvaise impression de la personne. Même le mot « confus » peut supposer qu’on banalise son état psychologique. Il est préférable d’employer des formulations telles que « propos confus » ou « propos incohérents ».

De plus la loi ne vs autorise pas à poser des diagnostics médicaux. On ne doit donc pas en retrouver dans les notes. Au lieu de dire que le patient semble avoir une infection aux yeux ou qu’il présente un état grippal, limitons nous à décrire les symptômes observés.

Toute remarque défensive ou accusatrice est inacceptable. Le dossier n’est pas un lieu de débat, ni un endroit où se règle les comptes.

Les conflits entre pairs et les problèmes interpersonnels n’ont pas leur place dans une note professionnelle. On ne doit tolérer sous aucune considération des remarques comme « les orteils du patient étaient bleus et froids. L’équipe de nuit n’a apparemment pas surveillé la bonne circulation sanguine dans ce membre… »

Dans ce que vous écrivez il est mal vu d’expliquer une situation de surcroît de travail ou de manque de personnel. Cela n’aide pas à trouver des solutions. On ne devrait jamais lire : « pas eu le temps de faire le bain de pied. »

Ce sont les faits qui sont explicités et non pas les suppositions.

2. Les notes d’information/ d’incident (cf polycopié)

ou encore appelé note d’observation, note d’incident, note circonstanciée, fiche incident, C-R d’incident…

→ est ce que l’un d’entre vous a déjà du écrire ce genre de document ?

C’est généralement un écrit court (une ou deux pages). Son but est la transmission d’informations lorsqu’un évènement imprévu survient.

Cette note d’incident porte donc sur cet évènement précis que vous adressez à votre supérieur hiérarchique.

C’est parce qu’il y eu un imprévu et que ce qui s’est passé à des conséquences sur la personne, ou sur la continuité de l’accompagnement, qu’il est important de l’écrire.

L’écriture d’une note permet de prendre acte de l’évènement, d’en garder une trace. La note d’information s’impose lorsque des responsabilités institutionnelles ou personnelles peuvent être engagées. Elle se rédige donc rapidement après la survenue de l évènement et souvent à la demande de votre supérieur hiérarchique.

Elle est donc destinée à votre hiérarchie en interne.

Cela peut paraître simple à rédiger car elle précise des faits. Mais le manque de recul vis-à-vis des faits peut rendre l’exercice difficile : l’absence de vision globale de la situation, les affects, votre implication et votre responsabilité peuvent créer des problèmes de fiabilité.

Dans ces cas là il est très important de relater les évènements selon un plan chronologique : décrire la succession des faits avec le plus de précision possible.

N’hésitez pas à demander l’aide d’un collègue pr restituer les faits.

Questions destinées à restituer les faits :

Où était-on ? Pourquoi ?

A quel moment ? Que s’était-il passé avant ?

Qui était présent ? Pourquoi ?

Que faisaient les uns et les autres à ce moment-là ?

Comment la situation est-elle arrivée ? Qu’est-ce qui l’a déclenchée ?

Comment cela s’est manifesté ?

Qui a fait quoi ? Qui a dit quoi ?

Comment les choses se sont-elles enchainées ?

Comment les professionnels ont-ils réagi ? Qu’ont-ils fait ?

Comment les autres personnes présentes ont-elles réagi ? Qu’ont-elles fait ?

Combien de temps cela a-t-il duré ?

Qui est arrivé, qui est parti ? Où les personnes sont-elles allées ?

Comment la situation s’est-elle terminée ? Suite à quoi ?

Que s’est-il passé ensuite ? Qu’on fait les professionnels ?

Etc.

3.L’outil informatique

Nous avons donc vu les « transmissions écrites » et leur importance.

Il existe aussi l’outil informatique qui prend une place de plus en plus importante dans la vie professionnelle car il mémorise beaucoup d’informations.

L’outil informatique permet normalement( !) de :

- d’obtenir rapidement une info et facilite le recueil et le tri des données (ex IEM)

- améliorer le travail d’équipe car il constitue un outil commun, ce qui demande un langage commun donc une plus grande rigueur à chacun et ce qui permet une plus grande efficacité et rapidité dans le travail.

- améliorer la qualité de la prise en charge de la personne

-éviter la perte d’informations

D- Ethique et écrit

→Pouvez-vous me rappeler ce qu’on entend par éthique ???

Sc de la morale ; ce qu’il convient de faire en tenant compte de ce qui est bien pr l’usager…

Quand vous écrivez il faut donc se poser la question suivante :

Mon écrit rend-il compte avec justesse de la situation dont j’ai été témoin ?

Par mon écrit, est ce que je respecte bien à la fois la personne sur laquelle j’écris et ma mission qui m’incombe ?

Le droit d’écrire sur quelqu’un implique un devoir d’engagement professionnel. Car je fais partie de la situation dont je rends compte, je ne restitue pas la réalité mais la perception que j’en ai eue.

Exemple (écrire au tableau les phrases d’exemple) :

Dans un cahier de transmission, si vous écrivez « Robert avait l’air triste aujourd’hui »,

même si déjà vous avez nuancé votre écrit par « avait l’air », si la personne qui lit est pressée, elle va probablement retenir « était triste ». Il serait donc préférable pour être exact le plus possible de noter « Il m’a semblé que Robert était triste, mais je ne saurai pas dire pourquoi→à vérifier ? »

Les passages en gras correspondent à ce qui permet au lecteur de relativiser votre remarque.

Par l’obligation de discrétion, vous devez respecter la vie privée des personnes (info relatives à l’état de santé, aux croyances et pratiques religieuses et culturelles, à l’appartenance syndicale et politique, à la vie professionnelle) et la confidentialité des infos recueillies.

Les confidences relatives à la vie privée ne feront pas l’objet de transmissions écrites, sauf si la personne a donné son accord.

Pr les écrits sur ordi :

Il faut savoir que l’outil informatique, en matière d’écrits professionnels, est soumis à la loi du 6 janvier 1978 dite « loi informatique et libertés » mise en place par le Cnil (Conseil National Informatique et Liberté). Ce dernier veille à ce que les informations relatives à la vie privée des personnes soit protégée. La loi prévoit l’accès aux informations consignées, par la personne concernée et (ou) sa famille.

(→des choses que j’ai déjà dites dans les principes généraux mais rappel car fait partie de l’éthique de l’écrit et très important à retenir)

Par souci éthique, vous serez également vigilants à vos tournures de phrases témoignant de jugements de valeurs, d’opinions qui seraient contestables, car elles seraient peu objectives et donc elles pourraient être interprétées de façon différente selon les personnes.

Ex : « Thomas est sorti de l’hôpital…Bon courage ! »

Faites attention d’utiliser un vocabulaire respectueux de la dignité de la personne.

Vous devez tenir au courant la personne aidée de ce qui a été rédigée la concernant et lui expliquer l’intérêt des transmissions.(cf. cahier de navette/liaison)

Conclusion

Vos écrits professionnels, vous l’aurez compris, sont un des éléments fondamentaux du travail en équipe comme mémoire des informations recueillies et trace des débats entre les professionnels.

L’écrit professionnel est un acte d’une grande importance qui rend visible votre pratique :acte de réflexion, responsable, et de traçabilité.