Exemple plan d'action

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Coordination générale des Clubs :                                                          Plan d'Action

I. Communication interne

        Plusieurs éléments ont été suggérés pour faciliter la communication entre M. Housni, la coordination des clubs et les coordinateurs de chacun des clubs, notamment :

• Une liste présentant l'ensemble des coordinateurs ainsi que leurs adjoints et parrains/marraines avec leurs coordonnées (téléphone, année, mail, photos) devra être affichée ;
• Une partie de l'affichage de l'Action Associative sera réservée à l'ensemble des clubs (informations communes; date de réunions interclubs, etc.) ;
• Un groupe Facebook sera créé (ou repris s'il en existe déjà un), mis à jour, géré et activement sollicité pour faciliter la circulation de l'information entre les différents coordinateurs ainsi que la coordination générale.

II. Gestion de l'espace associatif

        Des idées quant à l'organisation et à la gestion de l'espace réservé à l'action associative (Bâtiment DCESS, étage 3) ont été suggérées, notamment :

• Une organisation du bâtiment par pôle : 3 murs, chacun réservé à un pôle (professionnel, culturel et artistique, social), avec un tirage au sort des assignements de l'espace pour chaque club;
• Les coordinateurs de chacun des clubs seront sollicités pour réaliser la décoration de l'espace;
• Chaque club aura une gestion personnalisée de son espace, tous les clubs étant égaux;
• Une grande banderole sera accrochée à l'entrée, avec inscrit "Espace de l'Action Associative" ainsi que les logos de chaque club avec des photos collectives de leurs membres;

• Les 3 salles de réunion seront gérées par le biais d'un planning affiché dans l'espace réservé aux informations communes à tous les clubs cité plus haut, qui sera rempli par le club désirant réserver une salle à une heure précise; le premier arrivé sera le premier servi;

III. Gestion de l'Affichage de l'Action Associative

        L'espace d'affichage accordé à l'action associative sera entièrement rénové, de la façon proposée suivante:

• L'Affichage des évènements à venir sera mis en valeur (peinture, petit drapeau "EVENTS", etc.)
• L'espace d'affichage des réunions sera repeint;
• Les espaces actuellement réservés à des clubs spécifiques (ANWAR, ASEM, etc.) seront remis à la disposition de tous et seront réservés à l'affichage de photos des activités & évènements les plus récents;
• Une standardisation  des feuilles d'affichage de réunion par pôle (sujet, date, heure, salle, etc.);

IV. Planification des projets

        La tâche sera de concilier entre les différents évènements pour faire en sorte qu'il n'y ait pas d'interférences nocives et qu'il n'y ait pas de superposition d'évènements (2 évènements à la même date avec des problèmes à la clé).

        Ainsi, une liste des évènements classés par dates sera réclamée à l'ensemble des coordinateurs des clubs avec intervalle de 2 mois, pour veiller à ce qu'il n'y ait pas de problème de date; s'il s'avère y en avoir, une réunion avec les coordinateurs des clubs concernés ainsi que la coordination générale sera organisée pour régler le problème le plus rapidement possible.