Le référencement

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A la fin du cours vous allez savoir :

• Créer un événement de A à Z -        Faire une veille des événements
• Stratégie de rentabilité
• Gérer le budget d’un événement
• Recruter son équipe
• La technique et ses imprévus
• Promouvoir son événement

Créer son événement

Vous serez amené pour vos clients de créer des événements, la base étant de décider quel type d’événement nous allons créer, pour la rédaction du cours, je choisis un exemple personnel récent avec toutes les réalités possibles : Le salon de la musique à Rouen organisé par TST Radio

TST Radio c’est quoi :

TST Radio est à l’origine une web-radio Rouennaise, se déclinant en plusieurs branches, la radio, les podcasts, le site internet, les prestations événementielles et l’organisation de ses propres événements. Nous avons une émission s’appelant l’Hebdo TST où chaque chroniqueur dont je fais partie ont leurs émissions.

Après 5 ans d’existence nous constatons un manque cruel d’événements majeurs autour de la musique sur le paysage Rouennais. Nous avons donc décidé de créer nous même un salon de la musique.

Nous disposons de très peu de moyens.

La première étape est de constituer un budget, nous nous sommes lancé avec une base de 3000€ Le budget contient :

La location de la salle

Le matériel

Le catering (nourritures et boissons)

Les rendez-vous clients et la recherche de participants La promotion de l’événement

La location de la salle :

Nous avons déterminé le choix d’une salle en fonction de sa taille et des personnes qui seraient intéressées par notre événement. Nous pouvons l’imaginer en rapport avec la population de la ville, les mots clés utilisés sur internet, la fréquentation de notre site, le bouche à oreille et notre expérience personnelle ainsi que le budget.

La salle choisie est la Hall aux toiles de Rouen qui nous a coûté : 1200€

Il faut ensuite choisir la date de l’événement, faire attention par exemple aux vacances, aux événements déjà existant, le temps en fonction de si votre événement est intérieur ou extérieur.

Une fois la date et la salle décidées, il vous faut entrer en relation avec vos prestataires, la salle en fait partie. Il faut décider avec elle également de l’agenda commun. Il peut exister des imprévus même à une date déjà booké. (Booké : date confirmé)

Vous devez expliquer votre projet et convaincre le programmateur.

Conseil : créez un rétroplanning pour vous aider

Il s'agit d’un planning où toutes vos tâches sont répertoriées. Exemple :

12 novembre : Lancement pub facebook

27 octobre : Date limite inscription en tant qu’exposant / Envoi du formulaire des personnels des exposants présents. Envoi des factures

8 juillet : Annonce officielle

15 mai : publication du dossier exposant et du formulaire d’inscription

1er mai : fin de la rédaction du dossier exposants 27 mars : Création de la page du site internet

26 novembre : placement de la signalétique de direction. Répartition des tables. Montage studio radio. Branchement électrique.

Stratégie de rentabilité

Dans le cadre du salon de la musique, la stratégie de rentabilité est la suivante :

Nous avons défini un coût d’entrée de 2€

Les stands des exposants étaient à 70€ la table d’1M

Le salon fait 1500 entrées c-a-d 3000€ de CA sur les entrées a eu 40 exposants 40 x 70 = 2800€ soi un CA de 5800€.

Nous pouvons imaginer d’autres sources de revenus : agrandir le nombre d’exposant, faire des événements privés etc …

Entourez-vous

Un événement ne se fait que très rarement seul, il faut vous entourer de personnes expertes dans leurs domaines et vous pouvez faire appel à des bénévoles (si associations) ou des prestataires de services (freelance) comme sur malt.fr

Par exemple :

Un prestataire technique (dans notre cas fourni avec la salle) installation des stands, chaises

…

Un graphiste

Un community manager

Un chargé de press

Des personnes chargés de billetterie etc !! à adapter à votre événement.

Les exposants

Dans le cadre du salon, nous avons créé en amont un guide où les Rouennais.es peuvent connaître où jouer, répéter, acheter et faire réparer des instruments de musique. Grâce à la base de données constituée via le guide, nous avions beaucoup de potentiels exposants. Outre le fait que nous sommes réputés dans le paysage radio local.

Il faut ensuite démarcher les exposants, aller à leurs rencontres, c-a-d prendre rendez-vous, parfois aller les rencontrer directement au magasin, téléphoner de nombreuses fois et envoyer plusieurs mails de relance. C’est looooooong !!