PTUT

                           Cérémonie De La Remise Des Diplômes

  GEA de la promotion 2018

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Tuteur : MARKHOFF Pascal

Année :  2018 - 2019

Etudiantes :

ABRAMYAN Nathalie

              AVETISYAN Meri

       BEDOUI Feriel

          CHEN Haomin

SOMMAIRE

Introduction  

1. La cérémonie en quelques mots

1. Objectifs
2. Missions

1. La méthodologie

1. L’état d’avancement du projet

1. Tâches réalisées
2. Tâches à faire

1. Le fonctionnement du groupe

1. La répartition des tâches

1. Le capital
2. Le lieu
3. Les participants
4. L’ambiance

1. Les premiers résultats obtenus

Conclusion

Annexes

INTRODUCTION

        Ce dossier a été réalisé par 4 étudiantes en DUT GEA , dans la cadre du travail collaboratif projet tutoré intitulé « cérémonie de remise des diplômes de la promo 2018 .

        Les projets tutorés sont un moyen de nous plonger dans la vie préprofessionnelle en nous permettant de découvrir ce qu’est le travail de groupe, l’implication d’autrui sur notre travail comme par exemple des conseils ou des remarques sur une bannière ou une mise en forme, les choix du commanditaire et ses attentes.  

        Le sujet que nous avons choisi est la cérémonie de remise des diplômes promo 2018 . Il a pour but de réunir et rassembler les anciens étudiants  pour une soirée inoubliable.

Le projet réalisé était proposé par Mme Nathalie LAHAYE, nous avons choisi ce projet car c'est un projet qui nous tient à cœur. En effet, tous les étudiants de cette promotion seront conviés le temps d’une soirée en leur honneur.

        La cérémonie se déroulera dans la grande salle du bowling de Tarbes, en compagnie de la famille, de leurs amis ainsi que les enseignants.  

        Comme toute cérémonie de remise de diplôme, les étudiants passeront un par un pour une remise en main propre de leur diplôme par la directrice du département. Un passage synonyme de réussite, mais aussi inoubliable à partager avec toutes les personnes les ayant soutenu et encouragé durant leurs années DUT. Cette soirée sera en effet la dernière réunion officielle de cette promotion, une occasion de retrouver ses amis et se remémorer les bons souvenirs de leurs années DUT autour d’un apéritif festif.

        Le dossier présente les différentes étapes de ce travail. Nous définissons dans un premier temps les missions principales et les objectifs . Dans une seconde partie, nous parlerons de la méthodologie .

Une troisième partie concerne l’état d’avancement du projet. Elle a été réalisée à partir des tâches réalisées et des tâches restantes à faire .

Et une quatrième partie concerne le fonctionnement du groupe et le les premiers résultats obtenus.

1.  La cérémonie en quelques mots

La cérémonie de remise des diplômes est l’un des événements les plus importants dans la vie d’un étudiant. C’est donc dans le but d’obtenir le meilleur déroulement possible de cette soirée que nous avons établi les objectifs et les missions suivantes.

1. Objectifs

        Notre objectif principal est d’organiser un évènement digne de ce nom, c’est-à-dire mettre en place une cérémonie de remise des diplômes qui satisfera tout le monde. Une soirée accompagnée de bonne humeur, de sourires, et même  de « danses de la joie » qui devra être au rendez-vous. Le but de tout cela, mis à part la remise des diplômes en elle-même, est de réunir tous les anciens étudiants de la promotion GEA 2018 ainsi que leurs professeurs car c’est aussi un moyen de garder contact et d’élargir son réseaux.

De ce fait, un de nos objectifs cruciaux est de rassembler un maximum de monde c’est-à-dire le plus d’étudiants de la promotion 2018, leurs familles, leurs amis et bien-sûr leurs anciens professeurs.

B. Missions principales

        Les missions principales sont multiples. Pour organiser une remise de diplômes nous avons besoin de quelques éléments essentiels sans lesquels il ne peut y avoir de fête.

        Tout d’abord, il est nécessaire de détenir des diplômes officiels car évidemment les étudiants n’accepteront de se déplacer uniquement si un vrai diplôme est délivré. La mission première est donc de récupérer ces documents officiels. Ainsi, il il est capital de se renseigner sur la date de livraison pour fixer la date de la cérémonie.

        Dans un deuxième temps, il faut récolter les fonds, pour pouvoir organiser cette soirée comme il se doit. Avoir de l’argent est indispensable si l’on veut que tout soit bien fait.

Ensuite, il faut rassembler le maximum de personnes possibles. Pour se faire, la bonne diffusion de l’information chez les professeurs et les étudiants est importante. Ces derniers, à leur tour, se chargeront eux même de faire remonter l’information vers leurs familles et leurs amis s’ils souhaitent les inviter pour partager ce moment avec eux.

        Quatrièmement, l’organisation d’un tel évènement avec un rassemblement de nombre de personnes important nécessite un espace adapté. La dernière principale mission est donc de trouver une salle, un lieu adapté où l’on organisera la cérémonie.
        Enfin dans la suite du dossier nous détaillerons chaque mission citée. Nous verrons la répartition des tâches, et le détail.

1. La méthodologie

Tout d’abord, nous avons procédé à une réunion avec tous les membres du groupe pour savoir comment est-ce que nous voulions organiser cette remise. Nous nous sommes mises d'accord sur le thème : Remise à l'américaine.

        Premièrement, nous avons pris contact avec les anciennes étudiantes qui avaient ce Ptut avant nous pour avoir une idée sur comment s’y prendre et prendre leur conseil pour optimiser notre organisation.
        Deuxièmement, nous avons interrogé certains professeurs au sein de l'IUT ainsi que certains anciens étudiants sur Facebook sur leurs avis et ressentis de la remise organisée l'an dernier.
Nous avons constaté que les personnes présentes l'an dernier ont trouvé que l’événement n'avait pas été assez diffusé auprès des étudiants concernés et les professeurs, c'est la raison pour laquelle peu de personnes étaient présentes. De plus, la dernière remise eu lieu dans une salle à l'IUT avec une capacité d'accueil limitée.

Nous avons donc décidé de nous concentrer principalement sur la communication et la recherche d'un lieu doté d'un grand espace d'accueil où mettre de la musique ne dérangerait personne et où la consommation d'alcool est autorisée.
        Dans un premier temps, pour une optimisation de la communication et de la diffusion de l'événement, nous avons cherché à contacter les anciens membres de l'Amical GEA qui connaissent  certainement les groupes sur Facebook regroupant tous les 2ème année de la promo 2018. Suite à l'organisation de l'année dernière, les étudiants ne sont pas très motivés pour venir, donc nous devions trouver une stratégie pour qu'il se sentent concernés pas la remise et qu'ils finissent par y assister. Dans les différents messages diffusés dans de multiples groupes Facebook, nous informons les futurs diplômés de notre mode d'organisation et du déroulement de la soirée dans le but d'avoir des retours et faire cette remise en fonction de leurs préférences car plus ils se sentent concernés par l'événement, plus ils sont susceptibles de venir.
Tout ceci dans le but d'apporter des amélioration à ce qui a été fait auparavant et mieux répondre aux attentes des participants cette année.
        Ensuite, concernant la recherche du lieu, nous voulions effectuer cette remise dans une grande salle pouvant accueillir jusqu'à 150 personnes proche des boîtes de nuits afin que les étudiants puissent y finir leur soirée sans avoir à prendre le volant. Un lieu où la consommation d'alcool est autorisée et où la musique ne serait un problème pour personne. Après réflexion, nous avons pensé à la salle de Bowling à la place de l’Arsenal, le secteur le plus festif de Tarbes. Parfait pour notre organisation car il répond à tous nos critères.