La gestion de projets de système d’information

peut se substituer au référentiel du diplôme. Afin de mieux s’intégrer dans le cursus de formation, il contient d’ailleurs quelques éléments relevant d’autres parties du programme. Ce cours peut être utilement complété par la consultation de diverses sources disponibles sur internet, notamment : http://www.volle.com (classement thématique – Nouvelles technologies – Système d’information et divers liens). http://www.01net.com http://www.manager-go.com http://www.journaldunet.com http://www.u-paris10.fr (page personnelle et cours de Rolande Marciniak) Divers sites des grandes entreprises. Sommaire 0 – Présentation de l’UE et du cours 1 – La notion de projet 2 – L’organisation du projet 3 – Le lancement du projet 4 – Le développement du projet 5 – L’étude fonctionnelle générale 6 – Le cahier des charges et le choix des fournisseurs 7 – La planification du projet 8 – La mise en service du projet 9 – Risques et qualité du projet 10 – L’exploitation du projet 11 – Les bonnes pratiques 12 – Le cadrage des projets

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1 – LA NOTION DE PROJET 1 – Définition et caractéristiques du projet Un projet est un ensemble de travaux coordonnés, délimités dans le temps et ayant un objectif prédéfini. Pour l’ISO c’est un « processus unique, qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques telles que les contraintes de délais, de coût et de ressources ». Le projet relève d’un mode de production unitaire (cf. Joan Woodward). On peut théoriquement distinguer un projet du domaine des technologies informatiques (TI) d’un projet système d’information (SI) : - le projet « TI » concerne par exemple la mise en place d’une infrastructure devant supporter le système d’information (ordinateurs, réseaux, équipements de sécurité, système multimédia de partage de contenus, logiciels système, …), le développement ou la mise en place de logiciels d’application ; - le projet « SI » a une portée plus large. Il modifie le comportement du SI et, en règle générale, affecte l’organisation, il s’inscrit dans un contexte global (stratégie, fusion, nouveaux processus de production ou de vente, réorganisation, …). Toutefois, le projet « SI » inclut presque toujours une composante « TI » qui, souvent, forme l’ossature du projet et représente l’essentiel de ses coûts (ce qui peut justifier une confusion entre systèmes d’« Information » et « Informatique »). La suite de ce cours concerne les projets SI à composante informatique ou les projets TI. Ces projets peuvent schématiquement être rattachés aux catégories suivantes (tableau extrait de « Systèmes d’information de gestion » - DUNOD – Sornet, Hengoat, Le Gallo) : Projet d’amélioration de l’existant Projet de développement (1) Projet d’intégration Projet de rationalisation Projet de migration Retouche, évolution de logiciel, renforcement des capacités de traitement sans modifier l’architecture applicative Ajout d’une nouvelle fonctionnalité au SI ou remplacement d’une fonction existante Vise à rendre les applications interopérables (2) : mise en place d’un PGI ou d’interfaçages divers Refonte du SI, plan d’évolution progressive Changement de système d’exploitation ou de système applicatif

(1) Le projet de développement peut concerner la mise en place d’une nouvelle application informatique (nouveau logiciel, système complet matériel et logiciel) ou la transformation d’une application existante. (2) Des applications sont interopérables quand elles s’échangent des données de façon à se compléter et à être synchronisées. Le projet répond de façon générale à un besoin de l’organisation et vise la satisfaction des futurs utilisateurs d’un nouveau système.

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Chaque projet a un impact plus ou moins important sur l’organisation et plusieurs projets peuvent se compléter et se coordonner. Un projet long et complexe peut notamment être décomposé en sous-projets (par domaine, spécialité, …) pour scinder la difficulté et répartir les charges et les risques dans le temps ou l’espace. Chaque projet ou sous-projet doit être bien délimité (couverture des fonctions et processus de l’organisation ou périmètre fonctionnel, budget, délais). Un projet est souvent transversal (il concerne alors différentes unités fonctionnelles, au sens de Fayol). Le projet mobilise des moyens, il a ses objectifs, son ou ses responsables, parfois ses équipes. Il reste néanmoins subordonné à la stratégie et aux décisions de la direction générale. 2 – Les exigences du projet SI Le projet SI met en œuvre des techniques, des méthodes ou des compétences parmi celles qui sont citées dans le tableau ci-après. Une défaillance d’un seul de ces éléments peut bloquer plus ou moins longtemps le projet ou perturber le système après sa mise en place. Les compétences sont, pour certaines comme le management d’équipes, la planification, la communication …, partagées entre les « gestionnaires » (managers, utilisateurs) et les spécialistes en informatiques.

Eléments d’infrastructure informatique Ordinateur (mainframe, mini, micro) : systèmes centraux, serveurs, postes clients Lignes de transmission (équipements passifs des réseaux : câbles, ondes) Equipements actifs de transmission (concentrateurs, routeurs, modem, serveurs réseau, pare-feu) Equipements terminaux (micro-ordinateurs, terminaux passifs, clients légers) Onduleurs (régulation du courant électrique) Climatisation (salles informatiques) Protections diverses (contrôle d’accès, émissions magnétiques, incendie, …) Logiciel d’exploitation (système, SGBD, gestion de transmissions, …) Logiciel d’application spécifique ou progiciel (comptabilité, gestion commerciale, gestion de production, …, PGI, tableur, traitement de texte, …) Compétences informatiques ou partagées Conduite de projet, management d’équipes Conception de solutions réalistes et pérennes, veille technologique Estimation fiable des coûts et délais Planification, prise de décision (choix des options, des développements, détermination des priorités, des risques) Méthodes informatiques de développement, de conception de systèmes et bases de données Communication (utilisateurs – informaticiens, avec la direction, les fournisseurs, réalisation de manuels, assistance, …) Capacité de compréhension des problèmes de gestion à traiter, des problèmes technologiques Maîtrise des logiciels système (installation, mise en œuvre, évolution, dépannage) Maîtrise des logiciels d’application (installation, paramétrage, administration, sécurisation)

La réussite du projet dépend largement de la qualité de la collaboration des intervenants et l’écoute réciproque est un facteur de réussite.

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3 – Le projet dans l’organisation Un projet de SI est supposé apporter une amélioration dans le déroulement des activités de l’organisation : - amélioration des processus métier, qui servent les clients finaux ; - optimisation des processus de soutien ; - amélioration des coordinations ; - amélioration globale de la chaîne de valeur (réduction des coûts, des délais afin d’obtenir un avantage concurrentiel, voir l’analyse de la chaîne de valeur de Michael Porter). Le projet ne doit être lancé que si ses avantages pour l’organisation sont identifiables (les technologies de l’information ne sont qu’un moyen au service du management). Remarque : un processus est une succession d’activités produisant un résultat. Chaque processus physique (fabrication, transports, …) est accompagné et conditionné par un processus de traitement de l’information. La chaîne de valeur : (Image tirée du site http://www.etudorca.com/Pages%20niveau%202/chaine_de_valeur.htm)

Une variante du schéma de la chaîne de valeur met en évidence le rôle central du SI dans les organisations actuelles :

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Un projet SI est un investissement qui introduit un nouvel outil de travail dans l'organisation. Il s’insère dans des processus existants. Il peut modifier considérablement l’organisation du travail. Il peut générer des résistances au changement. Plusieurs projets peuvent interférer. En toute hypothèse, il faut veiller à limiter les perturbations que le projet peut introduire dans son environnement (les seules perturbations acceptables étant transitoires). La définition du périmètre d’un projet (sa zone d’influence, ses frontières avec le reste du système) est essentielle pour conserver la cohérence du SI : - le projet ne doit pas empiéter sur un système existant (mais il peut si nécessaire le remplacer) ; - il ne doit pas laisser de zone non couverte à la frontière de deux applications (sauf si c’est un choix volontaire dans l’attente d’un nouveau projet). Eviter les doubles saisies, les redondances et incohérences de