Mémoire Fonction Achat

évaluation des fournisseurs………………………………………..…………p11

1) Le mise en œuvre de la procédure d’évaluation……………………………………p11 a) Les raisons de la mise en œuvre de la procédure…….……………..………..…..p11 b) Les objectifs à atteindre………………………..………….……………………..p11 c) Définir les procédures…………………………….…….………………………..p12 d) Le questionnaire fournisseur…………………………………………………p13 e) Le suivi de la procédure d’évaluation : le planning………………….………….p15 f) Le résultat de la procédure d’évaluation………….……………………………..p16

III) L’investissement dans les systèmes d’informations……………………….p19

1) Définition et contexte de l’ERP……………………………...……………………..p19 a) Qu’est-ce qu’un ERP?……………………………………………………….…..p19 b) Les principaux éditeurs des ERP……………………………………………...…p20 c) Les secteurs concernés…………………………………………………………..p20 2) L’intégration des processus……………………………………..………………….p21 a) La matrice SAP…………………………………………………………….……p21 b) Coûts d’un projet SAP…………………………………………………………...p21 3) Le déploiement du module Achats SAP……………………………………………p21 a) Le flux achats dans SAP………………………………………………………....p21 b) Les avantages de l’utilisation d’un ERP pour le service Achats………………...p22 c) Workflow fournisseur : principe et position de l’acheteur…………………....p23 d) Difficulté majeure rencontrée : la crainte du changement …………………...…p24 4) Des systèmes d’informations complémentaires…………………………….………p25 a) Le portail AGORA………………………………………………………………..p25 b) L’e-procurement……………………………………………………………….…p25

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Introduction

Chaque entreprise cherche à être de plus en plus efficace sur des marchés de plus en plus concurrentiels. Un grand nombre a réorganisé pour cela le service Achats, le considérant comme un service stratégique et source d’économies potentielles. De nombreuses multinationales ont lancé de vastes programmes de réduction de coûts pour tenir leurs objectifs de rentabilité. Outre une amélioration des méthodes de travail, place. Dans de nombreuses entreprises, les achats n’étaient pas centralisés et chaque collaborateur qui éprouvait un besoin, s’approvisionnait le plus souvent auprès des fournisseurs locaux. Les sociétés comptaient alors un nombre très important de fournisseurs pour une même famille d’achats, les contrats étaient rares et basés sur le relationnel. La nouvelle politique d’achats s’appuie sur de nouveaux leviers. En effet, l’acheteur doit respecter de nouvelles procédures consistant à évaluer ses fournisseurs pour être en mesure de sélectionner les meilleurs et pour les sensibiliser plus précisément sur les points à améliorer. Pour analyser l’activité des fournisseurs avec son entreprise de manière plus précise, pour partager de manière plus efficace l’information, de plus en plus d’entreprises mettent en place des systèmes d’informations. Ces nouveaux systèmes sont longs et coûteux à intégrer mais permettent de mieux gérer les achats notamment. Le but de ces nouveaux processus est d’assurer la pérennité de l’entreprise et sa compétitivité. des processus industriels et de la

qualité des services, c’est une nouvelle stratégie d’achats qui est également mise en

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I) Le rôle de l’acheteur

Il y a quelques années, les achats étaient directement traités par les services techniques. Il n’y avait pas de gestion bien structurée, les achats se confondaient en fait avec les approvisionnements. Les entreprises se sont rendues comptes du gain potentiel à traiter de manière efficace les achats, qui peuvent représenter jusqu’à 70 ou 80% du chiffre d’affaires selon les entreprises. 1) Acheteur : un métier en pleine évolution a) La position de l’acheteur Dans une entreprise, l’acheteur est une personne en position d’interface entre celui qui éprouve un besoin (demandeur, utilisateur) et celui qui apportera la réponse à ce besoin (concepteur, fournisseur). À ce titre, son rôle est de trouver à l’extérieur de l’entreprise, les biens et les services nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise en maintenant et faisant progresser sa rentabilité et sa compétitivité présente et future. La fonction Achats a pour mission de maîtriser la part achetée par l’entreprise : elle doit se comporter en centre de profits et non en centre de coûts. Par sa fonction et sa position très en amont dans la chaîne d’approvisionnement, l’acheteur côtoie tous les services de la société :

ACHETEUR

EXTERNE - Fournisseurs / Sous-traitants - Clients

INTERNE - Direction Qualité / Sécurité - Ateliers, usines… - Bureau des études - Service commercial - Service marketing - Maintenance et Ingénierie

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b) Les objectifs de l’acheteur • La rationalisation : Participant à la compétitivité de son entreprise, c’est à l’acheteur qu’incombe le choix des fournisseurs potentiels à sélectionner parmi l’ensemble du marché fournisseur. Il est souhaitable d’avoir des fournisseurs ayant une structure comparable à la sienne avec une forte notion de qualité, de service client, des moyens de contrôle nécessaires et restant dans une logique de prix en corrélation avec le marché. La rationalisation des achats consiste à limiter le nombre de fournisseur en augmentant le partenariat. L’objectif premier est de bénéficier de tarifs plus avantageux. En effet, les achats représentent une part importante des dépenses de l’entreprise. De bons achats conditionnent la rentabilité. • Globaliser et standardiser :

Elargir le périmètre d’achat, tant par rapport au marché fournisseur que par rapport aux organisations. En regroupant les volumes achetés par chaque établissement, le pouvoir de négociation serait par conséquent plus important. La standardisation réalisée entre le service achats et les services d’ingénierie permet d’introduire des produits, des prestations ou des services standards en lieu et place des produits spécifiques. • Analyser et améliorer les pratiques achats :

Savoir exactement ce qu’un site achète, chez quel fournisseur, pour quelle quantité et à quel tarif, par l’utilisation d’outil de reporting (tableau de bord, indicateurs, base de données…) et en priorité, respecter les accords cadres nationaux. Un outil d’eprocurement peut être très adapté et lie l’entreprise à ses fournisseurs pour que chaque collaborateur du groupe puisse s’approvisionner par le biais d’internet. L’acheteur peut prendre connaissance des dernières actualisations de prix et choisir ses articles sur catalogue électronique. Les commandes sont créées sur le site e-procurement et leurs réceptions ainsi que leurs factures peuvent être transférées sur SAP si une interface a été créée. 2) La démarche Achats traditionnelle a) Le cahier des charges

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La connaissance des besoins est la première donnée nécessaire pour analyser les achats de l’entreprise dans la perspective actuelle et future. Les besoins peuvent s’exprimer en termes de qualité définie par un standard, par des règles de confidentialité vis à vis de la concurrence ou bien par l’acquisition d’une avance technologique. Le support pour l’analyse du besoin est le cahier des charges. Ce document doit être neutre et ne pas proposer des solutions mais uniquement des services. Il détermine les règles générales imposées par l’entreprise au fournisseur : • Expression du besoin : fonctions à remplir, critères d’achats, contraintes et exigences de performance. • Règles en terme de contrôle des résultats : le prestataire a un engagement de résultat vis à vis de l’entreprise qu’il convient de mesurer (audit interne, rapport de visites, indicateurs quantités…) Le cahier des charges constitue un outil de marketing Achats très important puisqu’il se situe très en amont de l’acte même de l’achat : il s’agit de vendre le besoin. C’est une étape incontournable et primordiale. Ce cahier des charges sera plus facile à rédiger pour un produit que pour une prestation. Cette différence s’explique par le fait que pour les prestations, il faut tout détailler, aussi bien les résultats attendus que les moyens à mettre en œuvre pour les obtenir (produits à utiliser et recommandations quant à leurs usages, fréquence des visites, etc.). Une bonne collaboration entre l’acheteur et les services techniques est primordiale car chacun des métiers a une approche différente selon ses priorités et les spécificités du produit et du marché. Le manque de communication a souvent lieu lorsqu’il