Une définition commentée

1/ Notion de projet

" Un projet est un ensemble d'action à réaliser pour atteindre un objectif dans le cadre d'une mission précise, et pour la réalisation desquelles on a identifié non seulement un début mais aussi une fin" (AFITEP)

Un projet est un ensemble de méthodes et de technique.

1.3 Une définition commentée

Le projet se définit comme une activité :

• Visant à atteindre un but global : les ressources, les acteurs et les méthodes à mobiliser ne se définissent qu'à partir de l'affirmation du but.
• Spécifique, singulière ou non répétitive : le projet implique un contenu, une organisation et un planning, non reproductibles à l'identique. Les activités traditionnelles reposent au contraire sur la reproduction de standard.
• Répondent à un besoin exprimé, même pas claire
• Combinatrice et pluridisciplinaire puisque l'atteinte du but ne dépend pas d'un seul paramètre mais du concours et de l'intégration d'une grande diversité de contribution.
• Temporaire : tout projet ayant un début et une fin a priori définis avant son lancement le management de projet implique l'anticipation ou la résolution d'un problème.
• Soumise à une variable exogène : le projet est un système ouvert, très sensible aux influences des événements et acteurs extérieurs à l'entreprise ou à l'entité qui le pilote.

1.4 Origine et histoire du management de projet

-Fréderik Winslow Taylor (1856-1915) : L'OST (Organisation Scientifique du travail).

-Henry GANTT (1861-1919) : Diagramme éponyme.

-1957 : PERT (Program Evaluation and review techniq) utilisé par l'US Navy pour la fusée Polaris.

-USA : Développement rapide dans les grands secteurs : activités aéro, militaire, BTP.

-1969 : Création du Project Management Institute.

-1982 : AFITEP : Association Francophone de management de projet.

1.5 Logique Métier vs logique projet

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1.6 Caractère généraux des projets

• Activité non répétitive (one shot).
• Décision associées irréversible.
• Les projets sont sujets à des influences nombreuses issues de l'environnement.
• Prise de décision se fait en incertitudes sur des variables exogènes.
• Variable humain = rôle important.
• Une mauvaise décision peut avoir un effet "boule de neige".

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II. Les étapes : vue d'ensemble

2.1 Les bases du management de projet

1. Définition détaillé des objectifs du projet.

2. Décomposition progressive des objectifs du projet en une hiérarchie de sous objectifs, puis en lots de travaux.

3. Chainage organisationnel des lots de travaux à l'organisation.

4. Mise en place du jalonnement (événements et dates clés).

5. Estimation des délais et des coûts des tâches.

6. Etablissement du réseau des tâches : description, durée, contrainte d'éxécution, ressources affectées...

7. Optimisation du réseau et exploration de solutions autour de l'optimum.

8. Pilotage du projet (suivi des écarts, actions correctives...)

2.2 QQOQCP+C

-Qui est concerné par le projet et par les tâches.

-Quand le projet doit finir.

-Ou se situe le projet, quel activité.

-Qui est responsable pour chaque activité.

-Comment : quelles actions, méthodes et outils.

-Pourquoi est-il nécessaire d'obtenir le résultat attendu.

+ Combien cela va-t-il coûter ?

2.3 Méthode NERAC

-Une check-list pour gérer le temps liés aux tâches.

• Noter les activités à réaliser.
• Estimer la durée pour chaque activité.
• Réserver du temps pour les imprévus (1/3 du temps en plus).
• Arbitrer par priorité (ex: matrice Eisenhower)
• Contrôler le suivi des activités.

2.4 La roue de Deming

Approche cyclique d'une démarche qualité.

-Démarche cyclique :

• Edward Deming, défenseur de la démarche qualité japonaise.
• Méthode de gestion de la qualité répéter les quatre phases (Plan, Do, Check, Act) tant que le nivo de qualité attendu n'est pas atteint.

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-Plan :

• Préparer et planifier ce que l'on va réaliser.
• Définir le cahier des charges (les tâches à réalisation + les coûts).
• Etablir un planning (date de début et date de fin).

-Do : Réalisation :

• Commence par une phase de test.

-Check :

• Contrôler que les ressources mises en œuvre (phase Do et les résultats obtenus (plan)), correspond bien a ce qui a été prévu.

-Act :

• Ajuster les écarts, recherche des points d'amélioration.

Puis début d'un nouveau cycle.

2.5 Diagramme décisionnel : une démarche de visualisation des carrefours de décision.

• Démarche exploratoire de l'ensemble des situations qui peuvent être rencontrées.
• Outils de présentation
• Des questions qui se posent dans l'organisation des tâches d'un projet.
• Action à mener en fonction des réponses apportées aux questions

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III. Les méthodes associées aux management de projet

3.1 Déblayer le terrain : matrice d'Eisenhower

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3.2 La matrice SWOT

-Au départ il s'agit d'une méthode d'analyse stratégique des contextes d'entreprise.

-Exploitable pour analyser la faisabilité d'un projet.

-Ne pas dépasser les 5 à 7 éléments par case (justifier par des chiffres).

-La compléter par des conclusions issues du croisement des informations.

3.3 Trouver des idées : le benchmarking (et si les autres avaient eu de bonnes idées).

-"Etalonnage concurrentiel".

-Une logique de rattrapage comparatif/ Best Practices.

-Souvent une affaire de grande entreprise.

Démarche :

-Identifier l'acteur le plus performant dans un domaine.

-Prendre son niveau de performance comme référence à atteindre.

-Analyser les conditions de sa performance.

-Mettre en oeuvre ces conditions dans son entreprise pour atteindre le niveau du meilleur.

Exploitation en management de projet :

-Recherche d'exemples de conduites de projet réussies.

-Analyse des facteurs clés de succès.

-Mise en application.

3.4 Identifier les causes de dysfonctionnement : Le graphe d'Ishikawa

BUT : analyser et visualiser le rapport existant entre un problème (effet) et toutes ses causes possibles.

Intérêt:

-Classer les causes liées au problème posé.

-Faire participer chaque personne concernée à l'analyse.

-Limiter l'oubli des causes.

-Fournir des bases pour l'étude des solutions.

3.4 Le graphe : démarche

• Réaliser un brainstorming pour faire émerger les causes possibles du problème.
• Les classer en grande familles
• Classiquement :

                        -Matière : consommables utilisés, matières premières...

                        -Milieu : milieu de travail, aspect, organisation physique...

                        -Méthode : procédure, plus d'information...

                        -Matériel : équipement, machine...

                        -Main d'œuvre : qualification formation...

+ Machine ou management par exemple

• Identifier avec le groupe, la ou les causes principalement responsables du problème.
• Agir sur les causes.

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3.4 La logique générale avec ou sans la grille de causes initiales

3.5 Trouver des idées : Brainstorming

Le brainstorming : méthode de créativité collective ayant pour but de trouver une ou des solutions au problème posé, de rechercher les causes potentielles d'un problème.