Dysfonctionnement du système de réservation

Emetteur :

Marine LELAIRE,

Assistant junior

        Destinateur :

        Sophie MARTIN,

        Assistant de Direction générale

Objet :        Haute vienne,

Dysfonctionnement du système de réservation        le 23 mars 2016

P.J :

Analyse chiffré

Logigramme

Diagramme imagé/Poste document

Rapport d’étude de dysfonctionnement du système de réservation

Une étude effectuer sur notre site  a permis de déceler un dysfonctionnement concernent notre réunion trop fréquent.

En quoi une réunion peut-il être une source de dysfonctionnement ?

Dans une première partie je réaliserai un diagnostic du dysfonctionnement afin de proposer des solutions a adapté.

1. Le diagnostic du dysfonctionnement

1. Cause

        On effet dans notre entreprise on organise des nombreuses réunions dans le mois. Après avoir fait l’analyse des couts de notre réunion. J’ai pu constater qu’on organise environ 85 heur de réunion  par mois et 1015 heures ont  année, dont 15,3 %  en externe et 95,7% en interne. De plus les réunions sont à des heures très tardives sur une durée de 2 h 30 qui est beaucoup trop long pour notre collaborateur.

        Notre société possède beaucoup des salles pour les réunions mais  cette salle ne peut contenir  que 12 prestataires. De ce fait les assistent seront obligé de réserver des salles externe de notre société. Notre système de réservation n’est pas adapté à notre situation  car pour faire une réservation les assistants devront se rendre au secrétariat de la ressource humaine et logistique pour consulter le planning de réservation pour pouvoir réserver. La réservation de salle se fait on anonymat.

1. Conséquence

        En effet ses réunions peu causé des tensions et des conflits entre les collaborateurs. De plus pendant cette réunion aucun des collaborateurs n’a des convocations pour la réunion, cela suscite à des absentéismes, des retards, des oublies. Toute cette réunion coûte cher à l’entreprise et la réunion externe entraine aussi d’autre frais comme les frais de déplacements et de salle. Notre système de réservation rende annulation de réservation difficile et ne peut être à jour.

        Les réunions n’ont pas que des points négatifs, il a aussi des points positifs. Les réunions effectuer nous permet de faire le point avec les collaborateurs. Les réunions améliore la convivialité au sein de notre société cela peut contribuer au épanouissement de notre collaborateur, ce moment de concertation peut favoriser les Prisent des décisions collectif.

1. Les solutions à adapter

1. Solution organisationnel

        On devrait mettre en place une convocation pour réduire les absentéismes et aménager la salle de réunion pour pouvoir contenir plus de 12 personnes. Mettre en place une gestion de réservation des salles via intranet, former les personnels pour ce nouveau programme de réservation. Ce nouveau programme permet à l’assistant de regarder  les salles libres facilement sans se déplacer.

        A l’approche de chaque réunion, faire une note d’information pour informer les personnels de l’existence d’une réunion. Crée un livret de présences pour pouvoir identifier les absent à la réunion  et de  pouvoir demandé la faute d’absence en réunion. On peut aussi crée une charte de bonne  conduite pour maintenir la convivialité au sein de notre société.