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ge et une multiplication du nombre de commandes. Parallèlement, la direction de l'hôpital a souhaité voir réduire le niveau des stocks de médicaments au-dessous de 40 jours.

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Fort de ce constat et de ces objectifs, il convenait pour le service de se doter d'un outil de gestion approprié. Il convenait également d'identifier les champs de compétences pharmaceutiques et économiques afin de répartir les tâches au sein de l'équipe en fonction de la formation et de l'expérience des individus.

2. BASES THEORIQUES ET METHODOLOGIQUES 2.1. NOTION DE STOCK MOYEN 2.1.1. DEFINITION Le stock réel de chaque médicament variant en permanence selon les achats et les consommations, une mesure ponctuelle de ce stock n'est pas significative. Il est donc préférable de considérer un stock moyen par spécialité. Le stock moyen se compose de deux éléments (Figure 1). Le stock de protection, appelé aussi stock de sécurité, destiné à pallier les risques dus au caractère aléatoire tant de l'approvisionnement que de la consommation. Le stock tournant, appelé aussi stock actif, qui évolue entre un maximum le jour de la livraison et un minimum correspondant au stock de protection. Figure 1 : Les deux composantes du stock.

2.1.2. MODE DE CALCUL Le stock moyen peut être calculé de deux façons différentes : A priori, sur la base des consommations et du nombre prévisionnels de commandes ; A posteriori, sur la base d'inventaires périodiques (méthode comptable traditionnelle). a. b. Méthode prévisionnelle Soit : St, le stock tournant Q, la quantité commandée à chaque commande ; C, la consommation de la période ; N, le nombre de commandes de la période ; Sm, le stock moyen ; Sp, le stock de protection.

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on a :

et

.

b. Méthode comptable Soit : Sm, le stock moyen ; SI, le stock de début de période ; SF, le stock de fin de période.

on a :

2. 2. LE COUT DE PASSATION DE COMMANDES Il s'agit de connaître l'engagement financier résultant de la procédure de passation de commandes. Le coût de passation unitaire est calculé pour l'exercice suivant à partir des données de la comptabilité analytique de l'exercice précédent sur la base d'une analyse de processus. Les éléments générateurs de coûts peuvent être utilisés pour d'autres opérations que celles liées à la passation de commandes ; les charges doivent donc être valorisées au prorata du temps réellement consacré aux commandes ; dans le cas où la charge considérée concerne un élément qui ne peut être utilisé que pour la passation, elle y est intégralement affectée. L'identification et la valorisation se déroulent en trois phases : identification des charges détermination du temps d'utilisation des éléments pour la passation de commandes détermination du coût fixe unitaire au prorata du nombre de commandes passées lors de l'exercice précédent. On distingue essentiellement les charges suivantes : Fournitures administratives ; Frais de télécommunication ; Salaires et charges de personnel ; Dotation aux amortissements ou loyer des immobilisations corporelles ; Assurances ; Energie (gaz, électricité...) ; Entretien et réparation des locaux et matériels. Le Tableau 1 présente un exemple de calcul de coût de passation de commandes Tableau 1 : détermination du coût de passation de commandes

Charges Fournitures administratives Coût unitaire 3,65 F / bon Nombre annuel d'unités d'œuvre 5 300 bons de commande Total 19 345 F

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Télécommunications Personnel Energie Assurance (incendie et dégâts des eaux) Amortissements Immeubles Meubles Location

3,60 F / bon 156 000 F / personne 65 F / m² 6 F / m²

5 300 bons de commande 7 personnes à 54 % 70 m² 70 m²

19 080 F 590 000 F 4 600 F 420 F

75 F / m²

70 m²

5 250 F 27 000 F

23 000 F / an Coût total de passation de commandes : Coût unitaire de passation de commandes :

23 000 F 688 695 F 129,94 F par bon de commande

2.3. LE COUT DE DETENTION DU STOCK Le coût de détention du stock moyen correspond aux charges engendrées par sa possession et se compose d'une partie fixe estimée, comme pour le coût de passation, à partir des données de l'exercice précédent et d'une partie variable dépendante du nombre de commandes de la période. La partie fixe comprend essentiellement : Dotation aux amortissements ; Assurances ; Rémunérations et charges du personnel ; Cette partie fixe est répartie entre chaque spécialité en stock. Le Tableau 2 présente un exemple de calcul de la partie fixe du coût de détention en 1993. Tableau 2 : détermination de la partie fixe du coût de détention

Charges Énergie Assurance Amortissements immeubles meubles 75 F / m² 57 F / rayonnage Total partie fixe Partie fixe par médicament (1280 spécialités) : 270 m² 91 rayonnages 20 250 F 5 187 F 44 607 F 34,85 F par spécialité Coût unitaire 65 F / m² 6 F / m² Nombre d'unités d'œuvre 270 m² 270 m² Total 17 550 F 1 620 F

La partie variable correspond à l'immobilisation financière résultant de la détention du stock. L'argent consacré à l'acquisition du stock moyen pourrait faire l'objet d'un placement financier; le stock moyen représente donc un manque à gagner proportionnel à sa valeur. Le taux d'intérêt de ce placement (taux de rendement brut des obligations par exemple) s'applique aux deux éléments du stock moyen : le stock tournant et le stock de protection. Soit : Sp, le stock de protection ;

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C, la consommation de la période ; N le nombre de commandes de la période. Tx, le taux d'intérêt.

on a stock.

, l'intérêt annuel que l'on aurait perçu si on n'avait pas détenu de

2.4. LE COUT DE GESTION DU STOCK Le coût de gestion du stock est obtenu en additionnant le coût de passation et le coût de détention (Figure 2). Figure 2 : le coût de gestion du stock

Le coût de passation croît avec le nombre de commandes alors que le coût de détention et le stock moyen baissent ; un stock réduit n'est donc pas forcément le reflet d'une saine gestion.

2.5. NOTION DE STOCK D'ALERTE Supérieur au stock de protection, le seuil d'alerte déclenche le processus de commande. Il est calculé pour couvrir la consommation de médicaments entre le moment où l'on constate le besoin de réapprovisionnement jusqu'à la mise à disposition de la nouvelle livraison (Figure 3). Toutefois, pour limiter le risque de rupture de stock et faciliter la passation des commandes, nous considérons plutôt un stock d'alerte, jouant le rôle de seuil d'alerte et remplaçant avantageusement le stock de protection en envisageant les hypothèses pessimistes que sont une consommation et des délais de livraison maxima (Figure 3). Figure 3 : stock d'alerte, seuil d'alerte et stock de protection

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2.6. LE NOMBRE OPTIMAL DE COMMANDES 2.6.1. DEFINITION Pour une meilleure gestion, il convient de rechercher, par spécialité pharmaceutique, un nombre optimal annuel de commandes à passer auprès de chaque fournisseur. Ce nombre optimal est celui qui minimise le coût de gestion du stock, c'est à dire à la fois le coût de détention et le coût de passation (Figure 2) ; il est déterminé par la méthode de Wilson. Il s'agit de déterminer le point de la courbe du coût de gestion qui égalise les coûts de passation de commandes et de détention du stock. Un nombre de commandes inférieur ou supérieur à cet optimum ne peut qu'engendrer un coût de gestion plus important.

2.6.2. MODE DE CALCUL Soit : Cp, le coût de passation ; N, le nombre optimal de commandes ; A, la partie fixe du coût de détention ; Sp, le stock de protection ; C, la consommation ; Tx, le taux d'intérêt. Le calcul du nombre optimal de commandes consiste à réaliser l'égalité suivante :

3. LES RESULTATS L'informatique permet d'automatiser le calcul du nombre optimal de commandes à partir des prévisions de consommation annuelles et des stocks d'alerte. Les résultats sont présentés dans une fiche par fournisseur (Tableau 3). Le stock d'alerte calculé est vérifié et validé par le pharmacien : si le calcul préconise un stock trop faible pour assurer la qualité des soins et la sécurité du malade, le pharmacien impose le stock d'alerte qu'il estime nécessaire. Sur la base des données fournies par les fiches (nombre optimal de commandes et frais de gestion), la Cellule de Commande de la pharmacie a planifié les approvisionnements selon des rythmes hebdomadaires, bimensuels, mensuels et bimestriels. L'exploitation