Pourquoi Planifier

aque tâche, parler de son résultat attendu, justifier l'enchaînement des opérations, évoquer les risques identifiés et les parades planifiées, argumenter les dates et durées, parler du chemin critique, etc. Toute cette connaissance non écrite qui ne figure pas au planning mais qu'il sait remémorer à chaque participant, vous en convenez, cela n'a pas de prix !

Donc l'autre résultat de la planification, infiniment plus riche celui-là, est d'une tout autre nature. Il concerne la définition du travail à réaliser, sa compréhension partagée par tous les contributeurs et leur engagement à s'y conformer : une sorte d'appropriation du planning qui en fait toute la valeur. Celle qui fait toute la différence entre " montrer un planning du projet " et " montrer le planning que l'équipe projet s'engage à respecter ".

Il convient alors de regarder la séance de planification comme une opportunité unique donnée à l'équipe projet de mener une réflexion collective sur "comment faire pour réaliser ce qu'on nous demande, avec les moyens qu'on veut bien nous donner et dans les délais accordés et le budget alloué".

Car c'est cela l'exercice proposé dès le départ : élaborer une logique de déroulement, comprise et acceptée de tous, réaliste et réalisable, qui optimise à la fois les coûts et les délais sans rogner le périmètre et la qualité du résultat. Du coup, ce planning affiché en réunion ou collé dans le dossier n'est plus grand chose par rapport à tout ce que la planification a produit comme résultats. Les chefs de projet qui en redemandent l'ont bien compris et pourraient témoigner de la richesse de la communication instaurée par l'opération d'élaboration du planning.

Planifier : exercice de réflexion collective

Première question : pensez-vous sincèrement que cela puisse être l'œuvre d'une seule personne isolée dans son coin ?

Tout le monde a vu au moins une fois les dégâts causés sur un projet lorsque :

• seul le chef de projet sait lire et commenter le planning.

On n'ose même pas imaginer la situation extrême où seul le planificateur saurait interpréter ou commenter le planning !

• tout le monde dans l'équipe considère que c'est le planning du chef de projet et qu'il ne saurait représenter que son seul point de vue de chef du projet (sous-entendu " n'engager que lui ").

• chacun fait son planning dans son coin et l'oppose consciencieusement à ceux des autres.

• des contributeurs du projet expliquent à un moment donné (avancé pour le projet) que certaines tâches qu'ils ont en charge ne seront pas techniquement réalisables comme décrit au planning et qu'il aurait été préférable de les consulter pour décrire correctement le procédé particulier à mettre en œuvre pour le projet.

• le planning global est incomplet et des tâches impératives sont découvertes tardivement alors qu'elles auraient pu être identifiées et réalisées plus tôt.

• le planning du projet en cours est une adaptation tirée du projet précédent du même chef de projet.

Et, un chef de projet dont le planning est ainsi discrédité peut commencer à se faire du souci.

Donc, retenir que tout planning sérieux ne peut être l'œuvre d'un seul individu. Ici aussi, l'union fait la force.

Caractéristiques du planning en tirant profit : complétude, exactitude, appropriation.

Deuxième question : pensez-vous que cela suffise d'avoir la meilleure stratégie et le planning idéal qui va avec ?

Non, bien évidemment, le planning sans l'équipe projet, cela ne sert pas à grand chose. Inutile donc d'envisager de faire réaliser tous les plannings par une équipe de spécialistes (style PMO), cela ne servira qu'à discréditer la fonction.

Passons maintenant en revue certains aspects concernant plus précisément les bénéfices de la planification pour l'équipe du projet, chef de projet inclus.

Planifier : exercice d'organisation

C'est indéniable, à l'issue d'une séance de planification sérieuse, chaque contributeur :

• comprend son rôle et celui de ses semblables,

• connaît ce qui est attendu de lui et ce qu'il peut attendre des autres,

• sait quand il aura à intervenir sur le projet et dans quelles conditions,

• est informé des processus internes qu'il aura à mettre en œuvre,

• connaît les critères qui seront utilisés pour apprécier le bon achèvement et la qualité de ses prestations.

Résultat invisible mais grandiose : son processus personnel d'anticipation est déjà lancé. Il en résulte que les probabilités qu'il soit fin prêt le jour J, qu'il s'implique et soit force de proposition sont alors très fortes.

Caractéristiques du planning en tirant profit : respect des délais, tenue à jour, référence.

Planifier : exercice de management

La planification donne l'occasion au chef de projet de poser et légitimer durablement son autorité et son leadership.

Comme elle intervient au début du projet, généralement avant les premières crises et la réunion de lancement (kick-off meeting), elle permet de :

• rassembler et faire se rencontrer les contributeurs concernés par le projet,

• de présenter le projet dans sa très cruelle réalité (coûts, délais, ressources, client, MOE & MOA ou autres comités, intervenants, partenaires et cocontractants, autorités et personnalités, etc.),

• de fixer les domaines et limites de responsabilités de chacun,

• de vérifier si chacun a bien les compétences et les disponibilités pour le travail attendu de lui,

• partager l'expérience des projets passés,

• intégrer à l'équipe les débutants ou les nouveaux arrivants, quel que soit leur poste,

• arbitrer entre des propositions concurrentes sur le quoi ou le comment,

• répondre ouvertement aux interrogations personnelles,

• de poser et mettre en œuvre les règles de management du projet.

A ce sujet, je recommande vivement aux chefs de projets de rédiger leur Plan de Management de Projet (PMP) ou Plan d'Assurance Qualité (PAQ), selon les cultures d'entreprise, à l'issue de la séance de planification de projet car une très grosse partie du travail de réflexion et de communication est alors déjà faite.

C'est incroyable, tout ce qu'un chef de projet attentif peut apprendre des contributeurs de son projet sur le fonctionnement de certains services, les méthodes et procédés, la législation, les retours des clients ou les difficultés de la maintenance ou l'exploitation de certains produits. La séance de planification est un moment privilégié pour ces échanges. A ne rater sous aucun prétexte !

L'impact sur la motivation des membres de l'équipe est également très positif.

Caractéristiques du planning en tirant profit : complétude, lisibilité, appropriation, référence.

Planifier : exercice de communication

Lire et comprendre un planning à la réalisation duquel on n'a pas participé est très difficile.

Moi-même qui en ait produit plusieurs centaines, j'ai toujours beaucoup de difficultés lorsqu'on me montre un planning et surtout s'il m'est demandé un avis sur sa fiabilité ou sa complétude. C'est sans doute comme regarder une pièce de théâtre sans entendre les dialogues : on voit les acteurs faire des gestes sans comprendre vraiment pourquoi. Pour les plannings, c'est un peu pareil, sans la bande son, point de salut !

La preuve est en que toute présentation d'un planning devant une assemblée quelconque amène immanquablement des questions : il faut alors expliquer, dévoiler ou justifier certains points simplement parce que le planning ne peut pas, dans sa modélisation du projet, présenter toute l'information qui a contribué au résultat, ces quelques tâches liées entre elles et disposées sur une échelle de temps.

Seuls ceux qui ont participé à l'élaboration du planning sont en mesure de raconter en détail l'histoire qui y est écrite. Ceux qui n'assistaient pas aux réflexions et débats sont dans l'incapacité de commenter les choix ou les tâches et de justifier les responsabilités, durées ou le séquencement des tâches (conditions d'enchaînement), tout ce qui