Informatique

imations etc…, gestion plus rapide et efficace des prêts, retours, retards…: meilleure rotation du fonds, moins d'attente aux moments d'affluence, recherches plus faciles, plus rapides, plus complètes, gestion facilitée et améliorée des réservations. Services nouveaux : recherches sur l'ensemble du fonds (BM + prêts Savoie-biblio) donc meilleure connaissance et exploitation des documents prêtés par Savoie-biblio, plus d'autonomie du lecteur, dans le cas d'un réseau, accès aux catalogues d'autres bibliothèques. Améliorer le travail en interne : suppression des tâches répétitives (intercalation des fiches de catalogage, classement des fiches de prêts, statistiques manuelles etc…), inventaire facilité, catalogage et indexation plus rigoureux et plus rapides, meilleure connaissance et suivi de l'ensemble des collections (BM + Savoie-biblio) : composition et rotation (aides pour les acquisitions, le désherbage, les animations…), facilité de gestion des inscriptions des lecteurs, meilleure connaissance des lecteurs (pour acquisitions, animation), possibilité de mailing (retards, animations, informations….), plus d'outils pour évaluer l'activité de la bibliothèque : statistiques plus complètes, plus rapides et plus fiables, aide à l'animation : possibilité de réaliser des bibliographies, listes de nouveautés etc… Entrer dans un réseau : des utilisateurs du même logiciels,

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dans le cadre d'une intercommunalité c'est la possibilité de mettre en commun des services (consultation du catalogue, réservation en ligne etc…), via l'accès à l'internet s'informer sur le site de Savoie-biblio (http://www.savoiebiblio.com), avec les listes de diffusion locales et nationales biblio.fr (http://listes.cru.fr/wws/info/biblio-fr), contacter les autres bibliothécaires à l'aide du mail. Changer l'image de marque de la bibliothèque

1.3. L'informatique fait-elle gagner du temps ?

Si vous gérez manuellement le catalogue bibliographique de votre fonds (auteurs, titres, sujets), le prêt et retour manuel, des statistiques, alors l'informatique vous fera sûrement gagner du temps. Il faut cependant prévoir que les premiers pas de l'informatisation vous prendront beaucoup de temps (formation, paramétrage et saisie rétrospective), que vous récupérerez par la suite. Vous pouvez consulter le temps que prendra la reprise de votre fonds de document sur le site de l'ADBDP dans la boite à outils.

2. Comment fonctionne un Système Intégré de Gestion de Bibliothèque (SIGB) ?

2.1 Organisation des données

Les informations gérées par un Système Intégré de Gestion de Bibliothèque sont organisées autour de trois fichiers principaux : • le fichier des notices bibliographiques, • le fichier des exemplaires, • le fichier des lecteurs. Il existe également des fichiers annexes qui peuvent servir à : • gérer d'autres informations (exemple : le fichier des fournisseurs), • garantir la cohérence des données saisies (exemples : fichiers des auteurs, fichier des collections, fichier des catégories socioprofessionnelles, fichier des éditeurs). Dans ce cas, on parle de fichiers d'autorités.

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Les relations entre les fichiers d'un système informatique de bibliothèque

Autorité s auteurs Autorité s matiè res Autorité s Dewey Autorité é diteurs Autorité collections

Notices bibliographiques Notices exemplaires Notices emprunteurs

Types d'emprunteurs Codes quartiers Codes CSP

2.2 Normes, formats et recommandations

Les normes servent à fixer des règles communes de structuration et d'échanges des données. Elles permettent aussi aux données bibliographiques de survivre aux systèmes informatiques car elles sont indépendantes du système utilisé. • Les ISBD (International Standard Bibliographic Description - Description internationale normalisée des documents) Ils constituent un ensemble de spécifications normatives, validées au niveau international, pour la description bibliographique des documents existant dans les bibliothèques. Les ISBD existent depuis plus de trente ans et sont largement adoptés dans le monde où ils servent de référence pour les règles nationales ou multinationales de catalogage. ISBD (M) description internationale normalisée pour les monographies ISBD(S), publications en série ISBD(CM) documents cartographiques ISBD(PM) musique imprimée ISBD (NBM) documents non-livres ISBD (A) livres anciens ISBD (ER) ressources électroniques Infos : http://www.bnf.fr/pages/infopro/normes/no-isbd.htm • UNIMARC (UNIversal Machine Reading Cataloguing - Modèle de catalogage universel pour l'exploitation informatique) Format d'échange de notices informatisées qui permet d'importer des notices de réservoirs bibliographiques (BNF ou Electre….) ou d'exporter des notices par exemple quand on change de logiciel ou lorsque l'on veut mettre les notices de sa bibliothèque dans un catalogue collectif commun. Infos : http://www.bnf.fr/pages/infopro/normes/no-unimarcb.htm • La recommandation 995 sur l'échange des données exemplaire au format UNIMARC. La Recommandation 995 a pour objectif de faciliter les échanges de données liées au prêt ou au dépôt d'exemplaires, notamment dans les organismes dépositaires de documents des bibliothèques départementales de prêt. Elle porte sur la fourniture, au sein d'une notice bibliographique au format d'échange UNIMARC, de données relatives à l'exemplaire prêté ou échangé ainsi que d'autres informations permettant les classements, tris et statistiques.

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Infos : http://www.bnf.fr/pages/zNavigat/frame/infopro.htm http://www.adbdp.asso.fr/outils/infogestion/r995/ • ISO2709 Norme de l'International Standard Organisation Elle permet de structurer le fichier qui va permettre l'échange des notices.

ISO 2709 UNIMARC ISBD

2.3 Fonctionnalités

Tout en respectant l'ensemble des normes citées précédemment un logiciel de gestion de bibliothèque peut offrir les fonctionnalités suivantes : Le catalogage gestion des notices bibliographiques - catalogage de l'ensemble des types de documents (livres, docs sonores, vidéo, cdrom etc….), - présence minimum de champs (ISBN, Titre, Auteur, Fonction d'auteur, Editeur, Année d'édition, Collation, Collection, Notes, Résumé, Vedettes matières, Indices systématiques), - récupération des notices dans des bases bibliographiques sur CDROM ou en ligne (BNF, ELECTRE, DECITRE, GAM, CVS etc..), - dédoublonnage systématique des documents par leur ISBN ou par des clés auteur, titre, - paramétrage de la saisie des notices à l'aide de grilles ou de masques, gestion des notices autorités - gérer des listes ou des notices d'autorité - gérer des renvois d'exclusion et d'orientation vers des formes retenues ou associées. gestion des exemplaires - gérer les exemplaires avec au minimum les champs, N° d'exemplaire, bibliothèque, section, cote, date du prêt etc… La circulation des documents Prêts et retours - paramétrage des droits de prêt selon des catégories d'emprunteurs, - des types de documents, - des lieux de prêts (centrale, annexe), - des sections ou services (jeunes, adultes), - gestion des dépôts, - couplage possible avec un système antivol. Réservations - Paramétrage des réservations (Nb, durée, type de documents…), - Affichage de la réservation au retour des documents, - Edition automatique de lettres de réservation. Retards - Edition automatique des lettres de rappel. La gestion des emprunteurs La création d'un fichier informatisé comportant des informations nominatives relatives aux personnes doit être déclarée à la Commission Nationale de l'Informatique et des

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Libertés (CNIL). C'est le cas du fichier des emprunteurs dans une bibliothèque. Pour plus de renseignements, vous pouvez consulter le site de la CNIL et même faire votre déclaration en ligne http://www.cnil.fr cf. en annexe : copie de déclaration simplifiée et norme simplifiée N° 9 concernant les traitements d'informations nominatives relatifs à la gestion des prêts de livres. Le fichier emprunteur doit pouvoir gérer plusieurs catégories d'emprunteurs (personnes physiques, collectivités…) Il doit aussi permettre la gestion de tarifs d'inscription. Champs de saisie : Nom, prénom, adresse, téléphone, sexe, date de naissance, catégorie socioprofessionnelle, catégorie d'emprunteur, date d'inscription, établissement scolaire, collectivité, dépôt, date