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- Les tableaux de vérification des pièces des marchés ;

- Les situations des marchés par imputation budgétaire ;

- Les chemises de classement des dossiers proposées ;

2. TERMES DE REFERENCES :

Objectifs de la mission :

Il s’agit de :

• Vérifier la régularité des dépenses qui consiste à apprécier le niveau de respect de la réglementation ;

• Vérifier la complétude des dossiers en matière de pièces comptables obligatoires

• Formulation de recommandations pour pallier aux éventuelles défaillances relevées ;

Consistance :

Examiner pour le processus de la conformité à la réglementation en ce qui concerne les aspects suivants :

• Les procédures de passation des marchés,

• L’approbation des marchés et la notification de l’approbation ;

• La tenue et le suivi des ordres de service, des ordres d’arrêt et de reprise.

• Les avenants aux marchés ;

• Les diminutions d’engagement et les engagements complémentaires ;

• Les bons de livraison ;

• Les procès verbaux de réception provisoire ;

• L’établissement des décomptes provisoires

• Les procès verbaux de réception définitive

• L’élaboration et l’approbation des décomptes définitifs ;

• L’ordonnancement des dépenses ;

• Les mises en demeure, résiliations ;

• Les rapports d’achèvement

CHAPITRE II : DEMARCHE ADOPTEE

La démarche adoptée pour la réalisation de la présente étude s’est basée sur :

➢ Des entretiens avec :

✓ Le chef de la Division des Affaires Administratives et de la Formation.

✓ Le chef du service de la comptabilité ;

Ce service supervise l’ensemble des travaux comptables (engagement des marchés, bons de commande, contrôle des factures, et des décomptes, mandatement, etc.…)

✓ Le chef du service des marchés ;

Ce service participe à la programmation et la gestion des dépenses en effectuant le lancement, la passation, l’engagement et la participation à la liquidation des marchés, et veuille à l’archivage des dossiers des marchés.

Ces entretiens ont visé essentiellement :

▪ Les procédures et les circuits afférents à la gestion des marchés ;

▪ Les outils de communication et d’information entre les différentes Directions concernées ;

▪ Les méthodes et systèmes d’archivage y afférents.

➢ L’examen des dossiers de marchés conclus pendant les exercices 2007, 2008 et 2009

Cet examen a porté essentiellement sur :

➢ L’élaboration d’une fiche pour chaque marché qui donne tous les renseignements nécessaires y afférents ;

➢ La vérification de l’existence de toutes les pièces maîtresses des marchés ;

➢ La vérification du respect des procédures liées à la gestion des marchés eu égard la réglementation en vigueur ;

➢ La formulation des mesures visant l’amélioration de la gestion des marchés dans le respect de la réglementation en vigueur.

CHAPITRE III : RESULTATS DE L’AUDIT

3.1 Archivage

➢ L’archivage des dossiers des marchés est tenu au niveau du service des marchés, sans les pièces d’engagement et d’ordonnancement qui sont tenues par le Service de la comptabilité. Ces pièces réclamées à plusieurs reprises, ne sont pas remises au consultant.

➢ Dans de nombreux cas, les pièces d’un marché donné ne sont dans le dossier ou archivées dans un dossier d'un autre marché ;

➢ Les pièces d’un marché donné ne sont pas classées dans des chemises distinctes permettant de les retrouver aisément;

➢ Les chemises des dossiers ne comprennent pas les informations nécessaires pour appréhender la situation comptable d’un marché donné

3.2 Passation des marchés

Le tableau et les graphes suivants illustrent le nombre de marchés passés, et visés durant les exercices 2007 ,2008 et 2009 :

|Direction |2007 |2008 |2009 |Observations |

|DAH |90 |109 |107 |Pour l’année 2009, il est examiné 130 |

| | | | |dossiers seulement |

|DRPE |55 |48 |19 | |

|DGH |37 |11 |4 | |

|Total |182 |168 |130 | Total : 480 |

Les graphes ci après illustrent le nombre de marchés passés et visés par année

Année 2007

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Année 2008

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Année 2009

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On constate une concentration des engagements au cours des mois de Juin et en fin d'année,

les visas sont concentrés en fin d’année ;

Par contre, le nombre des marchés passés au cours des mois de Mars, d’Août reste faible.et qu’il n’y a pas d’engagement au cours des mois de janvier et février.

Cette lenteur est causée par plusieurs facteurs qui résident dans le retard du report et la délégation des crédits d'une part, et d'autre part, des durées de séjour des dossiers d'engagement.

Ainsi, la durée moyenne de séjour des marchés chez les services gestionnaires et le CED, à compter de la date d'ouverture des plis est comme suit :

| |Chez l'ordonnateur |Chez le CED |

|1er séjour |11 semaines |3 semaines |

|2ème séjour |1 semaine |1 semaine |

|3ème séjour |1 semaine |0.2 semaine |

| | | |

Nombre de marché passés durant les exercices 2007 ;2008 et 2009 :

480 dossiers examinés dont :

o 12 marchés cadres ;

o 05 marchés reconductibles ;

o 03 marchés négociés

| 3.3 Marchés Cadre et reconductibles | | | | | | |

| | | | | | | |

|Les prestations des marchés-cadre sont arrêtées en valeur ou en quantité susceptibles d'être commandées au cours d'une période déterminée