La Car Policy

s suffisamment les besoins des utilisateurs. Souvent, il applique les mêmes critères pour choisir, et ce, qu’il s’agisse de papier ou de véhicules. Sans oublier qu’ils doivent étudier attentivement le TCO (Coût Total d’Usage).

➢ Enfin, les personnes impliquées dépendent de l’activité de l’entreprise. Les différentes directions des utilisateurs à qui sont destinés les véhicules doivent donner leurs avis. En effet, il ne faut pas oublier que plus l’activité est tributaire des véhicules, plus les exploitants ont leur mot à dire. C’est le cas dans l’industrie, le bâtiment, la maintenance… Par exemple, la direction commerciale s’il s’agit d’attribuer des véhicules à des commerciaux terrains

La définition de la politique automobile d’une entreprise doit donc être analysée et discutée dans le cadre d’un groupe de travail pluridisciplinaire. Ce sera toujours la DG qui arbitrera les discussions et qui décidera si il y a lieu ou non de mettre en place une Car Policy. Point crucial à souligner : les véhicules retenus reflèteront l’image de l’entreprise aussi bien vis-à-vis de l’extérieur qu’en interne.

B) Les attributions aux différents départements

C’est la DG et les RH qui doivent définir les collaborateurs à qui vont être attribués les véhicules et le budget alloué.

S’il s’agit de véhicules de fonction, il faudra réfléchir à l’importance de ceux-ci dans la rémunération et le budget qui sera alloué à ce mode de rémunération.

Dans ce cadre, il est conseillé de rédiger une charte automobile. Celle-ci devra définir le périmètre d’attribution des véhicules de fonction et des véhicules statutaires, les grands principes de fonctionnement, les conditions d’éligibilité, le niveau du véhicule et précise les règles qui encadrent l’utilisation personnelle. Elle doit être lu, approuvé et signé par les employés concernés.

Pour ce qui est des véhicules utilitaires, ceux-ci sont, dans la plupart des cas, nécessaire à l’activité et donc à la survie de l’entreprise. Il ne s’agit donc pas d’un mode de rémunération mais d’un outil de travail. Leur attribution aux départements concernés (technique, maintenance…) n’est donc plus un choix mais une obligation.

C) Les catégories / Les marques et les modèles par catégories

Dans la plupart des cas, le nombre de niveaux hiérarchiques va déterminer le nombre de catégories. Plus l’entreprise compte de niveaux, plus les catégories seront nombreuses. Cela étant, pour rationaliser les coûts, il faut limiter le nombre de catégories. Dans cette optique, il faudra définir 4 à 5 catégories, maximum. Dans le cas des véhicules de fonction destinés aux cadres (ce qui est le plus fréquent), il est possible de définir 4 niveaux : les cadres moyens / les chefs de services / les directeurs de départements / le comité exécutif.

Une des règles est de différencier de manière suffisamment importante les véhicules de fonction mis à disposition. Il peut s’agit de cylindrés différentes, de segments ou de niveaux de finition. Les éléments de différenciation doivent être supérieur afin que les niveaux hiérarchiques supérieurs se sentent valorisés.

Une autre méthode consiste à définir un budget pour chaque catégorie et de laisser ensuite le choix de la marque et du modèle au collaborateur. Mais le danger est d’obtenir un parc hétérogène avec des véhicules difficiles à revendre.

Enfin, certaines entreprises définissent un prix catalogue pour chaque catégorie tout en sélectionnant les marques et en définissant les options autorisées.

Concernant le choix des marques et des modèles, la Car Policy ne doit pas les définir trop précisément, ceci afin que le gestionnaire du parc et le service des achats gardent une certaine marge de manœuvre pour adapter leurs grilles aux nouveautés des constructeurs.

Certains recommandent de laisser entre deux ou trois véhicules par niveau hiérarchique, car diminuer le nombre de marques et de modèles permet d’obtenir davantage de remises.

II- Les règles de la Car Policy

A) Les règles d’usage

Il convient de rédiger un règlement automobile, en plus de la charte automobile, qui doit établir les règles d’usage des véhicules. Il spécifie les obligations des conducteurs et intègre les dispositions pratiques et organisationnelles. Ce règlement doit rassembler toutes les procédures et s’attache à être le plus précis et le complet possible.

Si la flotte est en location longue durée ou en fleet management, les règles de fonctionnement établies avec le fournisseur doivent apparaître.

Signé par le collaborateur, ce règlement stipule que ce dernier s’engage à le respecter. Ce règlement doit également préciser si le collaborateur participe financièrement ou non à l’achat, à la location ou aux frais d’entretien et de carburant en contrepartie de son utilisation personnelle.

Il faudra faire attention à ce que ce document soit lisible et facilement compréhensible par tous, et de se donner les moyens de le faire respecter, si tel est le cas, les frais de gestion seront optimisés.

Une fois qu’un véhicule est attribué, c’est au management direct de vérifier que le règlement est suivi au quotidien.

B) Les règles de changement de véhicule

Quel que soit la règle adoptée,