Fiche Synthèse du DAO

FICHE SYNTHESE DU DAO

RELATIVE A LA MISE EN PLACE D’UNE SOLUTION COLLABORATIVE (WORKFLOW) AU SEIN DU MUHRFLEC

Le système de collaboration à mettre en place dans le Ministère objet du présent DAO permettra entre autre :

1. à tous les cadres du MUHRFLEC d’instruire ou d’exécuter des instructions à leurs assignées, d’avoir accès à leurs e-mails personnalisées (xxxx@urbanisme.bj) , et différentes informations partagées de n’importe où dans le monde ;
2. de gérer les courriers administratifs (actuellement manuel), les courriers entrant et sortant, agenda, calendrier, contacts et toutes autres  informations à partir des outils connus des utilisateurs (Word, Excel, Outlook, etc.) de façon électronique à partir de n’importe quel ordinateur selon les droits d’accès définitifs;
3. le suivi et la gestion des rendez-vous et des audiences puis de les consulter à partir de n’importe où dans le monde entier à travers un calendrier électronique prédéfinit par l’assistante, la secrétaire, etc.;
4. de procéder à une sauvegarde (synchronisation) automatique de toutes les unités de sauvegarde contenant des données précieuses, utiles et concernant le MUHRFLEC sur un serveur de fichiers mise en place à cet effet;
5. d’exploiter les dernières technologies pour le partage et la sécurisation des informations;
6. à chaque cadre du MUHRFLEC d’avoir accès à sa boîte de messagerie, aux courriers et instructions à lui affectés, aux rendez-vous et audiences prises pour son compte, etc.  à partir de n’importe où dans le monde et à partir de n’importe quel poste de travail connecté à l’Internet mais aussi à partir d’une ligne téléphonique (ligne téléphonique domestique, d’un hôtel tant à l’intérieur du pays qu’à l’extérieur,). enfin, chaque cadre pourra de son poste indiqué le droit d'utilisation final des documents (autorisation de lecture, modification, date limite d'ouverture du document, impression du document, etc.);
7. de publier des informations par tout cadre à l’échelle du ministère avec une palette de choix : blog, email, wikki, etc.

1. l’accès à l’historique des versions électroniques des documents créés, modifiées ou supprimées par un cadre,  une équipe, les membres du CODIR, les membres du CACAB, etc ; selon les règles bien définies ;
2. d’intégrer dans le système n’importe quel nouveau processus métier et ce sans remettre en cause l’architecture actuel.

Le budget prévisionnel pour la mise en place de ladite solution s’élève environ à Quatre Vingt Millions (80.000.000) de Francs CFA et se décompose comme suit :

• Acquisition de cinq (05) au total dont : (deux (02) gros serveurs et  trois (03) serveurs moyens
• Acquisition de logiciels Microsoft nécessaires
• La formation du personnel informatique pour l’exploitation dudit système
• un séminaire de formation pour les membres de cabinet et les Directeurs et autres cadres impliqués
• Installation et paramétrage des serveurs
• Configuration de tous les ordinateurs connectés au réseau du Ministère
• une garantie matériel, logiciel et assistance technique offertes valables pour une durée d’un an ferme à compter de la date de réception

Telle est l’essentiel de la présente fiche synthèse que j’ai l’honneur de soumettre à votre bienveillance autorité.

Vos instructions m’obligeraient.