Service Contrôle Hôtel

1-Commande :

Chaque achat fait l’objet d’un bon de commande.

Le bon de commande est rempli :

- par l’économe pour les produits stockés à l’économat,

- par les chefs de services pour les articles en entrée direct.

Le bon de commande comporte :

- la date du jour de la commande

- le point de vente = lieu de stockage ou à défaut de consommation de la marchandise

- le nom du fournisseur

- les désignations, quantités et prix unitaires hors taxes des articles

Un bon de commande pour des articles « exceptionnels » doit comporter une indication pour le contrôleur et le directeur de l’utilisation prévue de la marchandise. C’est le cas notamment pour certains achats de fourniture d’exploitation pour entretiens et travaux.

Le bon de commande est signé par le chef de service ou l’économe, le contrôleur et le directeur.

Les bons de commandes des marchandises commandées régulièrement seront saisis dans le système et imprimés pour signature.

Les bons de commandes sont transmis au fournisseur après signature le plus souvent par fax, et éventuellement par téléphone.

2- Livraison :

A la livraison, la marchandise est réceptionnée et contrôlée par le chef de service ou l’économe et le contrôleur.

Le fournisseur donne obligatoirement un bon de livraison ou une facture qui indique :

- les articles effectivement livrés,

- les quantités,

- les prix unitaire hors taxes et total par ligne,

- une ventilation de la TVA par taux,

- un total toutes taxes comprises.

La facture est libellée à « FRAMTEL MAROC SA » suivi du nom de l’hôtel. Elle doit obligatoirement faire apparaître le numéro de patente et d’identification fiscale du fournisseur.

3-Réception :

Le chef de service ou l’économe établit à chaque livraison un bon de réception qui atteste que la marchandise est conforme au bon de commande et au bon de livraison ou à la facture du fournisseur et que la qualité de la marchandise est acceptable.

La bonne réception comporte :

- la date du jour de la réception,

- le point de vente = lieu de stockage ou à défaut de consommation de la marchandise,

- le nom du fournisseur,

- les désignations, quantités et prix unitaires hors taxes des articles,

- un total hors taxes, une ventilation de la TVA par taux et un TTC.

Le bon de réception est joint au bon de commande et au bon de livraison ou à la facture du fournisseur pour être signé par l’économe ou le chef de service, le contrôleur et le directeur.

Le bon de réception est saisi à l’économat. L ‘économe indique sur le bon le numéro de saisie. Cette saisie alimente un compte provision pour le fournisseur.

4- Factures :

A la réception de la facture, l’économe vérifier sa conformité avec les livraisons du mois et la saisit dans le système. Cette saisie annule les provisions faites sur le compte du fournisseur par les bons de réception.

L’économe indique le numéro de pièce sur la facture.

Le dossier du fournisseur comportant l’ensemble des bons : bon de commande – bon de livraison - bon de réception et la facture du mois est transmis à la comptabilité.

Les dossiers fournisseur sont transmis au siège pour paiement avec les demandes d’établissement de chèque signées par le contrôleur et le directeur.

Le siège renvoie à l’hôtel le chèque de paiement du fournisseur s’il s’agit d’un fournisseur local ainsi qu’un document de saisie du paiement.

Dans le cas d’un fournisseur commun à plusieurs hôtels, le paiement est effectué depuis le siège par chèque ou virement et la saisie du paiement dans le système est également effectuée au siège.

II/Autres dépenses :

Il s’agit essentiellement :

- des achats de services (contrats de maintenance, sous-traitance, travaux effectués à l’extérieur),

- des achats d’énergie, de frais divers comme les transports, le téléphone et les affranchissements, les impôts et taxes, les assurances.

Toutes les factures pour ces dépenses sont visées par le contrôleur et communiquées à la comptabilité pour l’affectation d’un code d’imputation analytique et la saisie dans le système.

Mis à part pour les services comme l’électricité ou le téléphone, chaque dépense doit faire l’objet d’un bon de commande et d’un bon de réception signé par le chef de service, le contrôleur et le directeur.

Le contrôleur récupère les montants des factures pour établir le compte d’exploitation.

Après saisie, les dossiers sont transmis au siège pour paiement.

1- Achats ;

Les articles consommés et le matériel d’exploitation font l’objet de négociations par le central d’achat.

Ces articles sont référencés avec des fournisseurs potentiels et des prix d’achat négociés.

Framotel établit des contrats avec plusieurs fournisseurs. Ces contrats fixent pour un certain nombre d’articles le prix d’achat accordé par le fournisseur à Framotel pour une période donnée.

Ces contrats engagent les unités pour lesquels ils sont établis à se fournir auprès de ces fournisseurs agréés.

Dans le cas où un hôtel peut s’approvisionner dans des conditions identiques ou meilleures à des prix plus bas, les fournisseurs agréés devront tenter de s’aligner sur le prix le plus bas pour conserver l’agrément de Framotel.