La Correspondance Commerciale

eprésentée par une lettre alphabétique et le numéro d’ordre).

Exemple : RC n°96B375

L a lettre A désigne le commerçant (personne physique)

La lettre B désigne les sociétés commerciales

La lettre C désigne les Groupements d’Intérêt Economique (GIE)

La lettre D désigne les sociétés civiles

- La forme juridique : il s’agit d’une société

Exemple : S.A. (Société Anonyme)

- Indication du montant du capital : s’il s’agit des sociétés commerciales

Exemple : S.A. au capital de 12 000 000 F CFA

*celles qui n’ont qu’un intérêt publicitaire

Logo, slogan, spécialités fabriquées ou vendues, marques de fabrique, succursales…..

3) La suscription ou vedette

C’est l’indication du nom ou la raison sociale du destinataire, suivi de la qualité ou du titre professionnel (s’il s’agit d’une personne physique), de l’adresse et la ville.

Exemple :

Monsieur Omar DIOUF

Commerçant

-

Marché HLM 5

Cantine A 34

DAKAR

4) Les références

On appelle références les indications sur la lettre, du numéro d’enregistrement d’une lettre sur le registre du courrier départ ou d’arrivée, suivi du symbole du service, les initiales du rédacteur, et si possible de la secrétaire.

Exemple : Réf n°027/DG/AD/FS

027 : numéro d’enregistrement de la lettre sur le registre du courrier départ ou d’arrivée

DG : Direction Générale (symbole du service)

AD : Abdou DIAW (initiales du rédacteur)

FS : Fatou SOW (initiales de la secrétaire)

NB :

Vos références : a pour but de rappeler au destinataire le document (généralement une lettre) qui, chez lui, concerne la question traitée dans la lettre qu’il va lire.

Nos références : l’expéditeur inscrit de son côté, les indications qui lui sont propres et que le destinataire transcrira sur la lettre de réponse.

5) L’objet de la lettre :

L’objet n’est pas un résumé de la lettre, mais l’indication en quelques mots brefs et précis, de l’affaire, du fait essentiel qui motive la rédaction de la lettre.( ne pas dépasser quatre mots )

Exemple :

Objet :

Commande

6) Pièces jointes ou annexes :

Ce sont des documents qui peuvent accompagner la lettre envoyée à un correspondant. Dans la présentation cette mention est placée le plus souvent sous l’objet ou en bas de la lettre

Exemple :

PJ :

Bon de commande

7) La date

C’est une mention indispensable. Elle fixe le point de départ des engagements contenus dans la lettre. Elle permet de classer chronologiquement les lettres et de suivre sans difficulté le déroulement d’une affaire.

Exemple :

Dakar,

Le 11 septembre 2011

8) L’Appellation :

Elle est l’inscription en tête du texte, de la qualité ou de la fonction du destinataire de la lettre. On utilise le plus souvent :

Monsieur, Madame, (lettre destinée à une personne physique)

Messieurs (lettre destinée à un établissement, société ou entreprise)

Monsieur le Directeur Général, Monsieur le Président Directeur Général, (lettre destinée à une personne déterminée d’une entreprise sociale)

9) Le texte :

C’est la rédaction de l’objet de la lettre. Il doit être rédigé clairement, dans un langage compréhensible par le