Stage Agent De Transit

ntre l’Europe et le Maghreb. A partir des plates-formes de Marseille, Milan et Hendaye, l’entreprise sert quotidiennement la Tunisie et le Maroc.

En Tunisie, une nouvelle plate-forme à Rades près du port, constitue un point fort de cette organisation logistique nord/sud.

Au Maroc, l'entrepôt sous douane d'Oukacha, près du port de Casablanca contribue également à un service de qualité.

Avec un parc de plus de 480 remorques et une implantation sur les deux rives de la Méditerranée, le groupe Vectorys permet de livrer les sous-traitants sans rupture d'organisation.

Les chiffres clés

Vectorys en chiffres (2010)

* Chiffres d’affaires : 35 millions d’euros

* Flux RO/RO en Méditerranée : 13000 traversées en moyenne

Les moyens

* 410 collaborateurs

Nombre d’agences :

* France: 4

* Europe et Maghreb: 6

Nombre de remorques : 480

Agréments :

* TIR

* Transitaire

* Commissionnaire en douane

* IATA

* MAF (Magasin Avancé Fournisseur)

Le service import

Durant mon stage, j ai été affecté au service import de Vectorys situé au Terminal Roulier Sud (TRS) de Marseille

Dans le transport de marchandises par navires, il existe différentes étapes importantes à respecter afin de faire rentrer les marchandises sur le sol français.

Lors de mon expérience, j’ai pu acquérir les méthodes permettant d’effectuer ces procédures.

Dans un premier temps, à l’aide du logiciel AP+, indispensable pour réaliser ces opérations, j’ai vérifié les imports en provenance de Tunisie car il arrive régulièrement des erreurs notamment au niveau de la saisie des numéros de remorques, qui de ce fait, entraine une mauvaise impression du document » bon à délivrer » ou BàD, indispensable pour sortir la marchandise du port.

Après vérification des données concernant les remorques, il fallait que j’aille récupérer les BàD au niveau des agences maritimes responsables du transport.

Le groupe Vectorys traite essentiellement avec deux agents frets que sont CMA-CGM et Worms dont les bureaux sont également situés au TRS.

Une fois que les BàD ont été récupérés, le suivi import peut alors commencer.

Auparavant, la veille de chaque arrivée, j ai pris soin de rentrer les déclarations en douane avec les données du cargo manifest (voir annexes) dans le logiciel « pro-douane » afin de gagner du temps. Les déclarations sont mises en attente de validation afin que les douaniers puissent aussi vérifier les marchandises déclarées. Les déclarations que j’ai saisies sont du type T1, c'est-à-dire qu’elles permettent le transit du port aux entrepôts de Vectorys situés à Marignane.

Lors de l’arrivée du navire, mon maitre de stage m’a régulièrement envoyé vérifier sur les quais si les remorques n’étaient pas endommagées car les marchandises transportées sont relativement sensibles et le risque de vol est important sur les ports tunisiens.

Après ces vérifications, on attend que les manutentionnaires enregistrent les « vus à quai » sur AP+, une sorte de feu vert, qui permet d’envoyer en validation les documents douaniers (T1) et qui permet l’impression des documents de suivi. Dès que ces documents sont disponibles à l’impression on peut lancer la procédure de « bon à sortir ou BàS sur AP+ qui dépend des numéros MRN validés par la douane.

Une fois que le BàS a été validé, on peut procéder à la sortie de la remorque, en fournissant au conducteur du tracteur, les documents nécessaires c est à dire Bill of lading ou B/L original avec un imprimé du BàS pour franchir les barrières de sécurité.

L’opération de cette procédure se répète pour chaque remorque autant de fois que nécessaire. Durant mon stage il m’est arrivé d’en faire 55 en une journée car deux navires étaient arrivés en même temps.

De plus, il faut savoir qu’il existe des garanties pour sortir les remorques par conséquent à chaque déchargement de navire, j’étais en relation avec le déclarant en douane de l’entreprise, qui devait rapidement apurer les déclarations afin d’avoir de la réserve sur la somme totale allouée aux procédures douanières. La douane a besoin de 21% de garantie sur la valeur totale de la marchandise. Etant donné que les valeurs sont souvent importantes, il n’était pas rare durant mon stage que la douane envoie un message afin d’alerter que les garanties étaient invalides.

Durant mon affectation au service import, j ai pu apprendre grâce à mon responsable de stage comment gérer le logiciel AP+ de façon efficace face aux différentes situations auxquelles on était confrontés et à gérer les situations de stress car certaines remorques sont plus prioritaires que d’autres et il a fallu dans certains cas, faire preuve de persuasion auprès de Marseille Manutention pour enregistrer une remorque sur AP+.

Une grande partie de mon stage s’est déroulé dans ce service et cela m’a permis d’avoir une meilleure vue d’ensemble des procédures car j’effectuais les dernières étapes.

Le service export

Le service export de Vectorys est divisé en plusieurs pôles selon les pays Maroc ou Tunisie et aussi en fonction des clients.

Ma mission était lors du stage principalement au service groupage destination Tunisie

Tout d’abord, j’ai appris à utiliser le logiciel AS400, utile à tous les services de l’entreprise. Il permet de gérer la commande d’un client de A à Z.

Premièrement j’ai ouvert un dossier export suite à la demande de Booking, envoyé par le client. Dans ce dossier, qui s’effectue grâce à l’AS400, il faut renseigner le chargeur (Shipper), le destinataire (Consignee), le notifié (Notify) mais aussi la date et port de départ et d’arrivée, la compagnie qui se charge du fret ainsi que le navire. Nous devons aussi préciser les numéros des conteneurs, le plomb et le type de conteneur. De plus, il faut détailler le nombre de colis et la nature de celui-ci (palettes, sacs, cartons…), le type de contenu, les références et aussi préciser s’il s’agit ou non de produits dangereux et pour finir renseigner l’incoterm (voir annexes). Il se peut que les instructions du client soient incomplètes ou erronées, il est donc possible de modifier le dossier mais aussi de dupliquer sur un dossier existant si de nombreuses données d’un dossier antérieur sont similaires à un dossier que nous devons ouvrir.

J’ai ensuite appris à établir des MBL (Master Bill of Lading) et des HBL (House Bill of Lading), il faut aussi utiliser l’AS400 et suivre les indications fournies dans l’ouverture de dossier par le client.

Tout d’abord, il faut préciser le numéro de dossier donné suite à l’ouverture de celui-ci. Si nous réalisons un MBL, il faut indiquer le nom de la compagnie maritime ou de l’armateur qui se charge du fret (CMA par exemple). Puis, nous devons renseigner le chargeur, le destinataire et le notifié.

Si nous réalisons un MBL, le chargeur sera notre entreprise : Vectorys et le destinataire l’agent dans le pays où la marchandise doit être livrée Le MBL est destiné à la compagnie maritime qui se charge du fret.

Pour le HBL, le chargeur, le destinataire et le notifié sont indiqués sur le dossier, il s’agit ainsi du fournisseur et du client. De plus, il faudra préciser le port et la date de départ et d’arrivée, le numéro de conteneur, le numéro de plomb, la description détaillée avec le type de conteneur, la taille, le contenu, le poids et le volume, il faut toujours préciser si on dispose de matériel dangereux . Ils seront ensuite envoyés au client.

A la fin de chaque BL, qu’il s’agisse d’un MBL ou HBL il faudra indiquer si le fret est payable à destination c’est-à-dire s’il s’agit d’un »Freight Collect » ou s’il est payable avant c’est-à-dire il s’agit d’un « Freight Prepaid ». Pour cela, il faut se référer à l’incoterm.

Il faut être attentif aux données en évitant les erreurs dans les numéros de conteneurs, plomb, nombre de colis et palettes. Il est aussi possible de reprendre le BL s’il ne convient au client, par exemple si le client ne précise pas en détail les marques ou de dupliquer sur un dossier existant si les tiers sont identiques à un dossier déjà ouvert.

De même, j’ai protisé des remorques grâce au logiciel AP+ ce qui permet de renseigner le système portuaire que la remorque a été chargé. Cette étape est obligatoire avant la mise à quai de la remorque.

Pour protiser il faut d’abord aller dans différents menus et créer un dossier. Nous devons ainsi renseigner le numéro de dossier et de booking. Ensuite il faudra bien sûr encore fournir toutes les informations nécessaires