Gestion des réunions au sein de l'entreprise

Gestion des réunions au sein de l’entreprise :

Déf : une réunion est une rencontre organisée a pour but de partagé des idées, des opinions, des connaissances et des expériences afin d’obtenir un résultat précis. L’objectif primordial d’une réunion et la résolution d’un défi organisationnel, la réalisation d’un projet ou la gestion d’un service ou d’une fonction au sein d'une entreprise ou d'une organisation.

I/- Composantes et utilité de la gestion des réunions :

1°) - Principales composantes de la gestion des réunions :

L’organisation des réunions est primordiale pour pouvoir mieux communiquer, coordonner et prendre les décisions les plus efficaces.

La gestion de réunions comporte deux principales composantes :

1 : l’organisation, l’animation et la tenue des réunions.

2 : la détermination du moment où il faut tenir une réunion et les réunions auxquelles le leader du système managérial (le manager dirigeant) doit assister.

2°) - Utilité de la gestion des réunions :

Favorisent l’esprit de collaboration requis afin de travailler ensemble de façon efficientes et efficace. En plus permettent aux participants de s’exprimer, ainsi que :

• Fournir les renseignements nécessaires aux membres pour accomplir efficacement leur mission.
• Faire preuve de créativité.
• Motivé et encourager le personnel.
• Favoriser l’engagement, la cohésion et la solidarité du groupe.

II/- Conditions nécessaires de l’organisation et de l’animation efficace des réunions :

1°) - Elaboration d’un préavis suffisant :

La nécessité d’aviser les participants à l’avance de la tenue d’une réunion. Sauf en cas d’urgence certaine situation exigent la tenue d’une réunion improvisée.

2°) - Planification et préparation approfondies :

1. Détermination du but et de la liste des participants :

• Avoir un but clair.
• Invité juste les personnes qui permettront d’atteindre les objectifs de la réunion.
• Il est primordial de discuter directement avec les personnes qui vont réaliser des taches durant la réunion.

1. Préparation d’un ordre du jour :

Document qui contient l’objectif de la réunion et les résultats attendus, le déroulement de la réunion pour garantir l’efficacité, et finalement les personnes qui doivent être présent pendant tout la réunion.

1. Répartition du temps alloué :

• Préciser le temps qui sera consacré pour chaque point à l’ordre du jour.
• Les mesures de suivi peuvent être classées en trois groupes : fournir de l’information, discuter et demander des avis et des suggestions, puis formuler une recommandation.

1. Classement des points à l’ordre du jour :

• Structuré l’ordre du jour afin d’éviter tout sorte de problème, et pour maintenir la participation et l’attention des participants.

3°) - Animation efficace de la réunion :

1. Fixation des règles de base :

L’établissement de règles de base et de lignes directrices concernant les échanges entre les participants facilitera grandement l’esprit de collaboration et le sentiment d’appartenance.

Mais lorsque les règles de base de la réunion n’ont pas été établies au préalable, le président ou l’animateur de la réunion devrait prendre quelques minutes au début de la réunion pour discuter des règles de base et répondre aux questions.

1. Etablissement des rôles :

       Afin de contribuer à rendre les réunions productives, il faut créer une culture où il appartient à chaque personne d’apporter ses idées et son point de vue.

Il existe de nombreuses stratégies qui permettent d’atteindre cet objectif, y compris l’affectation des rôles de rédacteur (afficher les idées principales, les points importants figurant sur un tableau ou un écran d’ordinateur et les commentaires pendant la discussion), de chronométreur et de preneur de notes (consigner les idées principales de la réunion de manière à en obtenir un document permanent).

Une bonne pratique consiste à affecter ces tâches aux participants à tour de rôle lorsque cela est possible.