Organisation de l'équipe

Chapitre 2 L’organisation

 De l’équipe

I. L’organisation du travail en équipe

A) Le processus d’organisation du travail :

1) Définitions :

        a) Les tâches et activités :

Une tache est une suite d’opération nécessaire pour atteindre un objectif de travail précis (exemple : la saisie informatique des infos clients). Une activité regroupe plusieurs tâches organisées et orientées vers un but précis.

b) La fiche de poste :

C’est un document qui présente les activités rattachées à un poste de travail de l’UC, elles se composent en 7 rubriques :

- la mission (la raison d’être) ;

- les activités ;

- rémunération ;

- niveau de diplôme ;

- organisation du travail ;

- position dans la hiérarchie ;

- résultats attendu.

Voir chapitre

2) L’organisation du travail : les contraintes

Le manager doit tenir compte des contraintes et doit adapter en permanence l’organisation en fonction de certains facteurs de contingence :

- les Ressources Humaines (conflit et absentéismes) ;

- les ressources techniques (les matériels) ;

- les ressources financières (maitriser les dépenses) ;

- le cadre juridique (respect de la législation du travail) ;

- le temps ;

- la conformité des solutions retenu par rapport aux réseau (respect des procédure).

3) Les 6 étapes de l’organisation du travail :

Au préalable le manager effectue un diagnostic de l’organisation du travail et évalue les besoins en thermes de poste, de compétence et de RH.

La démarche repose sur 6 étapes :

         - définir toutes les activités nécessaires au fonctionnement optimal de l’équipe ;

        - chiffrer en nombre d’heure le temps de travail pour chaque activité ;

        - connaitre les préférences des collaborateurs ;

        - affecter les équipiers aux activités déterminer ;

        - présenter les résultats dans un TRT : tableau de répartition des tâches (voir photocopie) ;

        - communiquer à l’équipe l’organisation retenu.

B) Les outils d’organisation des tâches

1) Le tableau de répartition des tâches (TRT) :

Voir photocopie

2) Les plannings :

Ils sont en général pour une semaine. Signé par les collaborateurs et validé par le manager. Le manger donne à chaque équipier chaque jour :

- l’heure de début et l’heur de fin de poste

- les moments de pauses ;

- les demi-journées de repos ;

- le nombre d’heure de travail hebdomadaire.

D’autres tableau présentes la répartition des congés annuels et des périodes de formation.

3) Les lois du temps :

Le temps est une ressource rare qui a un cout et qu’il faut donc rentabiliser :

        - la loi de DOUGLAS : plus on a de place, moins on range d’où une perte de temps à chercher les docs nécessaires. Une seule solution : trier, jeter, être psychorigide.

        - la loi CARLSON : effectuer un travail en continue prend moins de temps que de le faire en plusieurs fois car il faut au moins 3min pour se concentrer à nouveau.

        - la loi MURPHY : une tâche prend toujours plus de temps que prévu, il faut donc surévaluer le temps à lui consacrer (un déplacement doit prendre en compte des embouteillages).

        - la loi de PARETO : 20% du travail effectuer produit 80% du résultat, il faut donc réserver son énergie aux tâches essentiel en définissant les priorités par la hiérarchisation des tâches.

        - la loi de PARKINSON : plus on a de temps de pour réaliser une tache, plus on en perd. Il faut donc se fixer des échéances rapprochées.

        - la loi LABORIT : l’individu a tendance à faire d’abord ce qui lui plait et à repousser les autres tâches (être un gamin), il faut donc se faire violence puis se récompenser par une pause ou une autre activité plaisante.

- la loi TAYLOR : l’ordre des tâches influences directement le temps passer à les réaliser, il faut donc trouver le bon ordre soit par enchainement logique soit par rapport à sa propre énergie.

4) Les méthodes d’ordonnancement des tâches :

        a) PERT :

On utilise PERTT pour organiser les différentes étapes d'une action managériale (recrutement d'une nouvelle équipe, opération commerciale, déménagement du siège social). Il permet de déterminer l'ordre de succession des taches afin de ne pas perdre de temps et de respecter un délai prévu.

Première étapes : il faut réaliser un tableau des taches qui :

-liste les taches

-les ordonnes chronologiquement de A à Z

-évalue le temps de réalisation de chaque tache

-détermine les règles de succession et de simultanéité

(Voir photocopie)

Deuxième étapes : la construction du PERT:

-les étapes que l'on appel sommet sont représenté par des cercles, le PERTT a un début et une fin

-les taches sont représentées par des flèches non proportionnel

- les taches qui n'ont pas d'antériorité partent toutes du premier cercle

-les taches qui se succèdent sont représentés

-à chaque sommet à gauche, on associe une date au plutôt qui est égale à la date au plus tôt du sommet précèdent plus la durée de la tache entre 2 sommets.

- à chaque sommet à droite, on associe une date au plus tard qui est égale à la date au plus tard du sommet suivant moins la durée de la tache entre 2 sommets.

-le chemin critique, c'est le chemin le plus rapide qui passe par les cercles pour lesquels la date au plutôt est égale à la date au plus tard. Si l'une de ces taches situées sur ce chemin prend du retard, c'est l'ensemble du projet qui prendra du retard.

-les marges : c'est le retard acceptable sur une tache sans qu'il y ai de conséquence sur la durée totale du projet, elle est égale à la date au plus tard moins la date au plus tôt à inscrire en bas du cercle. Le chemin critique concerne les taches à marges nulle, il n'y a pas de retard possible.

b) GANTT :

Il permet de visualiser la répartition, l’enchainement et la simultanéité des taches. On procède comme pour le PERT :

-identifier les taches et faire une liste ;

-évaluer le délai de ch        aque tache ;

-déterminer la succession et la simultanéité des taches ;

-réaliser le diagramme.

II. L’animation de l’équipe commerciale

A) Les enjeux de l’animation

1)Les facteurs de motivation :

Pour Maslow la hiérarchie des besoins est symbolisé par une pyramide (besoin physiologique, besoin de sécurité, appartenance, estime, réalisation de soi). Un manager devra donc agir sur les besoins d’ordre supérieur :