Bases de données : utilisation et fonctionnement

tocker à propos de chaque sujet (les champs des tables).

Discutez avec les personnes qui utiliseront la base de données. Réfléchissez ensemble aux questions auxquelles la base de données doit apporter une réponse. Esquissez les états que vous souhaitez réaliser. Réunissez les formulaires que vous utilisez actuellement pour enregistrer vos données. Examinez des bases de données bien conçues et semblables à la vôtre.

2 Déterminez les tables dont vous avez besoin

Déterminer les tables dont vous avez besoin peut être l'étape la plus compliquée lorsque vous créez une base de données. Cela est dû au fait que les résultats que vous souhaitez obtenir de votre base de données (les états que vous voulez imprimer, les formulaires que vous voulez utiliser, les questions auxquelles une réponse doit être apportée) ne fournissent pas nécessairement des indices sur la structure des tables qui les produisent.

Vous n'êtes pas obligé de concevoir vos tables à l'aide de Microsoft Access. En fait, il peut être préférable de tracer une esquisse de la structure de vos tables sur papier d'abord, pour les y retravailler ensuite. Lorsque vous créez vos tables, morcelez les informations en gardant à l'esprit les principes de base suivants:

· Une table ne doit pas contenir d'informations en double et les informations ne doivent pas être dupliquées entre les tables.

Lorsque chaque élément d'information est stocké dans une seule table, vous le mettez à jour à un seul endroit. Cette méthode est plus efficace et élimine le risque d'entrées en double contenant des informations différentes. Par exemple, vous pouvez stocker chaque adresse et numéro de téléphone des clients une seule fois et dans une seule table.

· Chaque table doit contenir des informations relatives à un seul sujet.

Lorsque chaque table contient des faits relatifs à un seul sujet, vous pouvez conserver des informations relatives à chaque sujet indépendamment des autres sujets. Par exemple, vous pouvez stocker les adresses des clients dans une table différente de celle des commandes des clients, de manière à pouvoir supprimer une commande et conserver malgré tous les informations relatives à un client.

3 Déterminez les champs dont vous avez besoin

Chaque table comporte des informations relatives à un même sujet, et chaque champ d'une table contient des faits individuels relatifs au sujet de la table. Par exemple, une table Client pourra inclure les champs Société, Adresse, Ville, Pays et Numéro de téléphone. En esquissant les champs de chaque table, gardez les conseils suivants à l'esprit:

· Établissez une relation directe entre chaque champ et le sujet de la table.

· N'incluez pas des données dérivées ou calculées (des données qui sont le résultat d'une expression).

· Incluez toutes les informations dont vous avez besoin.

· Stockez les informations de la manière la plus logique possible (par exemple, créez les champs Nom et Prénom, plutôt que seulement Nom).

4 Identifiez les champs comportant des valeurs uniques

Pour permettre à Microsoft Access de relier les informations stockées dans des tables séparées (par exemple, pour relier un client à toutes ses commandes), chaque table de votre base de données doit inclure un champ ou un ensemble de champs qui identifient de manière unique chaque enregistrement individuel dans la table. Un tel champ ou ensemble de champs s'appelle une clé primaire.

Pour plus d'informations sur les clés primaires et pour obtenir de l'aide pour déterminer les types de clés primaires à utiliser pour vos tables, cliquez sur .

5 Déterminez les relations entre les tables

À présent que vous avez divisé vos informations sous forme de tables et que vous avez identifié les champs clé primaire, il vous faut indiquer à Microsoft Access la façon de réunir les informations connexes de manière significative. Pour cela, vous devez définir des relations entre les tables.

Vous trouverez sans doute utile d'examiner les relations dans une base de données existante qui a été conçue avec soin. Pour afficher les relations dans la base de données exemple Les comptoirs, ouvrez Comptoir.mdb et cliquez sur Relations dans le menu Outils. Pour plus d'informations sur les types de relations et pour obtenir de l'aide afin de déterminer les relations dans votre base de données, cliquez sur . Pour plus d'informations sur l'ouverture de la base de données Les comptoirs, cliquez sur .

6 Affinez la structure

Après avoir créé les tables, les champs et les relations nécessaires, vous devez à présent étudier la structure et détecter tout défaut qu'elle pourrait présenter. Il est plus facile de modifier la structure de votre base de données maintenant plutôt qu'après avoir introduit vos données dans les tables.

À l'aide de Microsoft Access, créez vos tables, spécifiez les relations entre elles et tapez quelques enregistrements de données dans chaque table. Vérifiez si vous pouvez utiliser la base de données pour obtenir les réponses souhaitées. Créez des formulaires et des états brouillons et vérifiez s'ils affichent les données souhaitées. Recherchez les données redondantes inutiles et éliminez-les.

7 Tapez les données et créez d'autres objets de base de données

Lorsque vous êtes satisfait et que la structure des tables répond aux objectifs énoncés ici, il est alors temps de passer à l'étape suivante et d'ajouter toutes vos données existantes dans les tables. Vous pouvez ensuite créer tou(te)s les requêtes, formulaires

, états, macros et modules que vous voulez.

8 Utilisez les outils d'analyse Microsoft Access

Microsoft Access comporte deux outils qui vous permettent d'affiner la structure de votre base de données. L'Assistant Analyseur de table analyse la structure d'une table à la fois, propose de nouvelles structures et relations pour les tables et restructure une table en de nouvelles tables connexes si cela est nécessaire. Pour plus d'informations sur l'exécution de l'Assistant Analyseur de table, cliquez sur .

L'Analyseur de performance analyse votre table entière et formule des recommandations et des suggestions pour vous permettre de l'améliorer. L'Assistant peut également appliquer ces recommandations et suggestions. Pour plus d'informations sur l'utilisation de l'Analyseur de performance, cliquez sur .

Pour obtenir des idées supplémentaires sur la création d'une base de données, vous souhaiterez peut-être vous inspirer de la base de données exemple Les comptoirs et des modèles de base de données pour une ou plusieurs des bases de données que vous pouvez créer avec l'Assistant Création d'applications. Pour plus d'informations sur l'utilisation de l'Assistant Création d'applications, cliquez sur .

Créer une base de données

Microsoft Access fournit deux méthodes pour créer une base de données. Vous pouvez créer une base de données vierge et ensuite ajouter les tables, formulaires, états, et autres objets plus tard: c'est la méthode la plus souple, mais elle impose de définir séparément chaque élément de la base de données. Ou bien vous pouvez utiliser l'Assistant Création d'applications pour créer en une opération les tables, formulaires, et états requis pour le genre de base de données que vous avez choisi: c'est le moyen le plus facile de démarrer la création de votre base de données. Quel que soit le moyen, vous pouvez modifier ou étendre votre base de données à tout moment après sa création.

Créer une base de données sans utiliser d'Assistant

1 Quand Microsoft Access démarre pour la première fois, une boîte de dialogue est automatiquement affichée, avec des options pour créer une nouvelle base de données ou en ouvrir une déjà existante. Si cette boîte de dialogue est affichée, cliquez sur Nouvelle base de données, puis sur OK.

Si vous avez déjà ouvert une base de données ou fermé la boîte de dialogue qui s'affiche au démarrage de Microsoft Access, cliquez sur le bouton Nouvelle base de données dans la barre d'outils, puis double-cliquez sur l'icône Nouvelle base de données dans l'onglet Général.

2 Spécifiez un nom et un chemin pour la base de données puis cliquez sur Créer.

Après avoir créé une base de données, vous devez encore effectuer quelques opérations pour définir les objets que contiendra votre base de données.

Créer une base de données à l'aide de l'Assistant Création d'applications

1 Quand Microsoft Access démarre pour la première fois, une boîte