Modele Conceptuel De Donnés:Exercices

nt à nos sens, déterminant nos réactions et notre état intérieur, représentable par des signes naturels ou des symboles artificiels ou des signaux traduisant ces symboles. Nous prenons en considération cette deuxième catégorie dans la suite de ce cours. Notons que ces signaux n ‘ont d’utilité que s’ils sont conventionnels. Donc ils doivent répondre à des règles et des normes préétablies connues ou identifiables (ce qu’on appelle code dans la théorie de l’information) par le récepteur du signal. Par exemple le code télégraphique comprend 4 symboles: le point, le trait, l’espacement caractères, l’espacement mots et certaines règles concernant leur utilisation. Les langues (alphabet, syntaxe, grammaire) sont également des codes mais beaucoup plus complexes.

L’élément conventionnel permettant la représentation de l ‘information pour faciliter son traitement est connu sous le nom de donnée.

« Aujourd’hui il pleut » est une donnée (une chaîne de caractères) porteuse de l’information comme quoi dans la journée il va pleuvoir. Par contre « XY2341?a » ne fournit, a priori, aucune information.

Par abus de langage on qualifie l’information comme étant un ensemble de données ayant un sens particulier pour tout utilisateur.

b) Quels besoins en informations pour l’activité de l’entreprise ?

On peut identifier 3 catégories de besoins en informations dans l’activité d’une entreprise :

i) L’entreprise a besoin d’informations pour prendre des décisions

En effet, quelle que soit l’activité, l’entreprise doit prendre des nombreuses décisions. Chaque décision entraîne des opérations de recherche et de préparation des informations. Ainsi, une décision concernant un nouveau programme d’investissement nécessite une étude de marché (étude permettant de décrire et connaître le profil des futurs clients), élaboration des programmes de production et approvisionnement, calculs des cash-flows prévisionnels, etc. Une décision visant l’embauche d’un gestionnaire exige, également, des nombreuses informations : CV, compétences, prétentions salariales, etc.

ii) L’entreprise a besoin d’informations pour communiquer

La complexité et la diversité de l’ensemble des activités déroulées dans une entreprise entraînent des nombreux échanges d’informations. Rappelons, brièvement, que l’on en distingue communication interne et communication externe. La communication interne peut être verticale et horizontale. La communication dite verticale suppose des échanges verticaux entre les différents niveaux hiérarchiques de l‘entreprise. Dans le sens descendant l’échange se fait par directive ; dans le sens contraire l’échange se fait par un compte rendu. La communication horizontale consiste en des échanges d’informations effectués au même niveau hiérarchique. Un nouveau programme d’investissement s’adopte suite à des consultations et à des décisions prises par les différents responsables : directeur financier, directeur de production et directeur marketing.

L’entreprise vit et fonctionne dans un environnement. L’environnement influence son comportement, mais l’entreprise, elle aussi, provoque certaines perturbations dans son environnement. L’interaction entreprise - environnement se fait par des échanges externes d’informations (communication externe). En effet, l’entreprise s’approvisionne en matières premières ou produits finis (par des échanges d’informations du type fournisseur - entreprise), l’entreprise vend ses produits sur un marché (échange d’informations du type client - entreprise), etc.

ii) L’entreprise doit répondre à des obligations légales

L’activité d’une entreprise est régie par des lois. Ainsi, toute entreprise doit tenir une comptabilité générale conformément au Plan général comptable. De même certaines rubriques du bilan et du Compte des produits et des résultats sont obligatoires. La politique salariale est, également, suivie de près par l’état. Pour répondre à toutes ces obligations, l’entreprise doit fournir, périodiquement des documents, donc des informations.

c) L’information, doit-elle subir des modifications ?

Dans un supermarché les caisses - enregistreuses enregistrent, sur un support magnétique (disque dur, bande, etc.), les informations sur les ventes : le nom, le prix et la quantité des produits vendus, le type de client, la date, etc. Ces informations, dites élémentaires, ne sont pas, très efficaces pour la prise d’une décision. Si on voulait connaître, en fin de journée, la quantité vendue d’un produit X, ces informations devront subir des modifications (calculer la quantité vendue au long de la journée pour chaque produit !).

En général, l’information subit des modifications pour trois raisons essentielles :

i) L’information n’apparaît pas sous la forme dont on a besoin. Les bilans ou les CPC sont issus des calculs, souvent, assez laborieux. Les avoir dans le format habituel impose la modification, le changement de l’information élémentaire.

ii) L’information n’apparaît pas à l’endroit où on en a besoin. Prenons l’exemple d’une banque ayant plusieurs agences. Pour que l’information disponible au niveau d’une agence arrive au siège elle doit subir un traitement (collecter, saisir et mémoriser l’information au niveau de l’agence, transmettre l’information par un circuit adéquat au siège, capturer et mémoriser l’information au niveau du siège, etc.). La dimension spatiale constitue, donc, un deuxième élément expliquant le pourquoi du traitement de l’information.

iii) L’information n’apparaît pas au moment dont on a besoin. Le salaire se calcule en fin de mois sur la base d’un ensemble d’informations produites chaque jour du mois : nombre d’heures de travail effectif par jour, taux horaire, différentes taxes sociales, etc. La dimension temporelle constitue, enfin, un troisième élément qui oblige au traitement de l’information.

d) Quelles étapes suivre pour modifier, efficacement, l’information ?

Dans les paragraphes précédents nous avons constaté que l’entreprise a des besoins en information et que l’information doit subir un traitement. Voici les étapes du traitement de l’information (traitement dans le sens large du terme) :

• collecte – opération de recherche et recueil de l’information.

saisie - opération permettant l’enregistrement de l’information sur un support quelconque. L’enregistrement de l’information est nécessaire en vue de son utilisation ultérieure. Exemples : prise de notes dans un cours, le fait de noter dans un registre les commandes passées par les clients, le fait d’enregistrer dans un fichier en appuyant sur les touches d’un clavier les entrées et les sorties du stock, etc.

traitement (dans le sens restreint du terme) - ensemble d’opérations de calcul, de classement, de regroupement, etc. conduisant à des transformations de l’information. Exemples : 1) calculer les zéros d’une fonction non linéaire par la méthode de Newton - Raphson, 2) calculer et rédiger, à partir des écritures comptables et du plan comptable le bilan et le compte des produits et des résultats, 3) calcul des salaires, etc.

stockage (mémorisation) - opération permettant de conserver l’information de manière permanente, en attente de son utilisation. Le plus souvent, l’information est conservée, sous forme de données, dans des fichiers. On entend par fichier un ensemble homogène de données stockées sur un support quelconque. Les données nouvelles sont incorporées dans des fichiers. Les techniques de stockage (à ne pas confondre saisie et stockage !) dépendent du support de stockage utilisé et de la nature du traitement envisagé.

consultation - opération permettant de retrouver l’information stockée sur demande et en fonction de critères précis. Exemple : La Direction des Etudes de l’école X décide de conserver sur un disque dur, pour chaque étudiant, les informations suivantes : nom et prénom, date de naissance, ville, adresse, numéro de téléphone, moyenne au baccalauréat, etc. Rechercher les étudiants habitant la ville de Casa illustre le concept de consultation. Nous reviendrons sur cette opération lors de l’étude des bases de données.

diffusion - opération consistant dans la recherche de l’information et sa mise à la disposition de l’utilisateur, au lieu d’utilisation. Exemple : édition (au niveau de l’agence de banque) et envoi du relevé bancaire au domicile du client.

Ces étapes se retrouvent dans le traitement de l’information par ordinateur: saisie(opération permettant de fournir des données au programme informatique), traitement(ensemble d’opérations de calcul), résultats (stockage, consultation, diffusion). La réflexion sur les différentes catégories d’informations et sur les différentes opérations et moyens de traitement nous amène à une première définition d’un système d’information.

e) Système d’information

Le système d’information de l’entreprise :

est constitué de l’ensemble