Cabinet Avocat : Organiser une réunion avec le client qui ne parlait uniquement qu’anglais

BTS SAM - Session 2022

ÉPREUVE E4 : OPTIMISATION DES PROCESSUS ADMINISTRATIFS

FICHE DESCRIPTIVE DE MISSION

Nom et prénom du candidat :

MUSQUET Armeline

Numéro du candidat :

Fiche descriptive numéro :

1

Compétence visée :

1.1 : Support opérationnel aux membres de l’entité

Intitulé de la mission :

Organisation d’une réunion avec un interlocuteur étranger

Nom de l’organisation :

SCP Coblence Avocats

Durée et date de réalisation :

Mission réalisée régulièrement en fonction de la langue parlée couramment par le client

Contexte international

✔ oui                         ❒ non

Descriptif de la mission

Contexte :

Le contexte dans lequel j’ai conduit ma mission est celui de la SCP Coblence Avocats au sein de laquelle je suis salariée depuis le 27 janvier 2014 au poste de Secrétaire juridique.

Coblence avocats est un cabinet dédié au droit des affaires créé en 1984 situé à Paris 8ème arrondissement.

Je suis l’Assistante de Chantal Giraud-van Gaver, Avocat Associée et Co-Gérante dont l’expertise est reconnue comme incontournable en droit social tant en conseil qu’en contentieux. Elle a développé un savoir-faire particulier dans l’accompagnement et la défense des cadres dirigeants et des mandataires sociaux.

Elle est l'un des membres fondateurs d'Avosial, syndicat des avocats d'entreprise en droit social et a participé à la création du centre de médiation et d’arbitrage du travail (CMAT) dont elle est Administrateur.

Mes missions au quotidien l’assistance et l’interface dans le suivi des dossiers d’accompagnement et de défense des cadres-dirigeants et des mandataires sociaux en droit social tant en conseil qu’en contentieux, gestion des dossiers spécifiques avec autonomie, rigueur et réactivité ainsi que l’assistance dans les tâches quotidiennes afin de faciliter le travail, notamment dans les domaines de la communication, du droit, des ressources humaines, comptables...

Objectif :

La mission consistait à organiser une réunion avec le client qui ne parlait uniquement qu’anglais, à la demande de ma supérieure hiérarchique.

Moyens et ressources :

Pour la réalisation de cette mission, j’ai à ma disposition différents outils :

• Un ordinateur connecté en réseau ;
• Le PGI choisi par le Cabinet : Secib Néo depuis le 1er janvier 2021 (anciennement Secib Expert) qui est un logiciel métier pour Avocats qui couvre tous les aspects de l’activité du cabinet et plus encore, comme :

● Automatisation des productions d'actes et de courriers ;

● Gestion intuitive des dossiers et des contacts, 

● Facturation au plus juste, plus rapidement et plus facilement

● Interconnexion entre les mails Outlook et les dossiers etc …

• Le pack office : Word, Excel, Outlook ….

Plan méthodologique :

Etant en charge de la gestion de la boîte mail de Chantal, j’ai comme chaque jour relevé et traité ses e-mails.

Connaissance prise du mail de prise de contact du client rédigé en anglais aux termes duquel il sollicitait un entretien avec Chantal.

J’ai tout d’abord mener les investigations nécessaires sur Secib Néo, comme pour tout nouveau client afin de vérifier que Chantal pouvait le rencontrer et que nous n’étions pas conflictés vis-à-vis de son portefeuille client mais aussi de celui des douze autres Associés du Cabinet.

Vérifications faites, j’ai répondu au mail en langue anglaise de l’adresse d’expédition de Chantal pour plus de facilité puisqu’elle était en congés d’été.

J’ai attiré son attention sur le fait qu’elle n’était pas du tout bilingue et que si nécessaire elle pouvait se faire assister par l’un de ses Associés en droit Social totalement bilingue.

Ce dernier a répondu en confirmant qu’il ne parlait pas français et proposait des créneaux horaires pour rencontrer Chantal qui, aux dates proposées ne serait pas de retour de ses congés d’étés.

Compte tenu de sa réponse, je me suis donc rapprochée d’un des Associés en droit Social bilingue afin de lui introduire le dossier et les créneaux proposés par le client pour un rendez-vous au Cabinet.

M’ayant donné son aval, j’ai écrit au client, toujours de l’adresse d’expédition de Chantal afin de lui faire part que c’est finalement son Associé qui le recevrait seul au Cabinet au créneau retenu et qui convenait à tous deux en prenant soin de mettre cet Associé en copie des échanges afin qu’il puisse prendre le relais dans les échanges avec ce client.

Le jour de ce rendez-vous qui devait être tenu par Laurent Guardelli, Associé en Droit Social, je reçois peu avant l’heure de rendez-vous un appel de ce dernier qui m’informe qu’il est retenu en audience et ne pourra donc tenir cette réunion qu’il avait finalement organisé via Teams. Il me demande de prendre attache avec le client de ce contretemps et du fait que c’est finalement Myrtille Lapuelle, autre Associé en droit Social et bilingue.