Processus
Compte Rendu : Processus. Rechercher de 53 000+ Dissertation Gratuites et Mémoirest au sein de votre entreprise. Je vous propose des techniques éprouvées depuis de nombreuses années au sein des entreprises que j’accompagne vous permettant de concevoir des indicateurs de performance automatisés. Les exemples sont pédagogiques afin que vous puissiez les appliquer immédiatement à vos propres besoins.
Passez à l’action
Pour que ce livre vous soit bénéfique, il faut que vous passiez à l’action immédiatement. Par contre, n’oubliez jamais que le tableur n’est qu’un outil à votre service. Il va vous permettre de fiabiliser le traitement de vos informations ET surtout vous faire gagner du temps dans la mesure où vous appliquerez : Les 7 règles de conception Excel ® La pertinence de vos indicateurs est un sujet, à part entière, abordé dans la rubrique « Performance » de mon blog : http://www.ameliorationcontinue.fr/performances/ Bien Amicalement, Pascal Weber
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2. Comment automatiser un indicateur de performance?
« Vous passez trop de temps à mettre à jour vos indicateurs de performance. » « Vous passez trop de temps à contrôler l’intégrité de vos informations. »
Le tableur est un outil bureautique très largement déployé dans les entreprises. Il permet aux utilisateurs d’exploiter, de manière autonome, des données issues du système d’information de l’entreprise. Il ne s’agit en aucun cas de « recréer » un système d’information parallèle à celui de l’entreprise. Au contraire, il s’agit d’exploiter directement les données contenues dans les applications de gestion de l’entreprise :
Evitons toute ressaisie d’information dans un tableur.
Pourquoi ? • C’est une perte de temps, car l’information existe par ailleurs. • La manipulation de l’information peut engendrer des erreurs : non intégrité des données. Je vous propose, à travers ce livre de formation, de vous donner les clés pour l’automatisation de vos indicateurs de performance avec Excel ® : • • • • • • • Appliquer les bonnes règles de conception Définir les agrégats d’analyse Exploiter la puissance des filtres Mettre en place des tableaux croisés dynamiques Utiliser la somme conditionnelle Choisir la bonne représentation graphique Connaître quelques astuces supplémentaires
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3. Choisir le tableur ou le traitement de texte ?
L’erreur classique est d’utiliser le tableur comme un traitement de texte. Pour illustrer mes propos, je vais prendre l’exemple de la mise en place d’un calendrier. Qui n’a pas refait un calendrier avec Excel en saisissant les dates, les jours de la semaine, le numéro de la semaine dans l’année, … ? date 23/05/11 24/05/11 25/05/11 26/05/11 27/05/11 28/05/11 29/05/11 jour Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche n° semaine 21 21 21 21 21 21 21
Rien de plus simple pour obtenir une suite de dates dans Excel ®. Il suffit de saisir la première date et de « tirer » sur cette cellule.
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Le numéro du jour s’obtient par la formule : =JOURSEM(date;type_retour) type_retour 1 2 3 renvoi des nombres 1 (Dimanche) à 7 (Samedi). renvoi des nombres 1 (Lundi) à 7 (Dimanche). renvoi des nombres 0 (lundi) à 6 (dimanche).
Cellule A147 B147
Formule =JOURSEM(A147;2)
Valeur 23/05/2011 1
Le jour s’obtient par la formule : =RECHERCHEV(valeur_cherchée;matrice;no_col;valeur_proche) Valeur_proche FAUX La fonction cherche une correspondance exacte. Si aucune valeur n'est trouvée, la valeur d'erreur #N/A est renvoyée. VRAI Une correspondance approximative est renvoyée. En d'autres mots, si aucune correspondance n'est trouvée, la valeur la plus importante suivante inférieure à la valeur de l'argument valeur_cherchée est renvoyée. Nous verrons ultérieurement la manière de gérer la valeur d’erreur #N/A (paragraphe 10). Cellule C147 Formule =RECHERCHEV(B147;Tables!$A$2:$B$8;2;FAUX) Valeur Lundi
Dans notre exemple, nous recherchons la valeur 1 contenue dans la cellule B147 dans la matrice $A$2 :$B$8 située dans l’onglet « Tables ». Notez le symbole $. Cela permet de conserver les adresses de la matrice quand vous allez « tirer » sur la cellule pour étendre la formule. Le paramètre « no_col » prend la valeur 2. La fonction récupère la valeur de la deuxième colonne de la matrice. Le paramètre « valeur_proche » prend la valeur FAUX. La fonction cherche une correspondance exacte. Si aucune valeur n'est trouvée, la valeur d'erreur #N/A est renvoyée. Ceci ne peut pas être le cas dans notre exemple dans la mesure où le jour de la semaine sera toujours compris entre 1 et 7.
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Remarque : la matrice de recherche se trouve bien aux adresses « Tables!$A$2:$B$8 » Le numéro de la semaine s’obtient par la formule : = NO.SEMAINE(date;type) Cellule D147 Formule =NO.SEMAINE(A147;2)-1 Valeur 21
La date du 23/05/2011 fait partie de la semaine 21. Vous pouvez remarquer que dans la formule du calcul du numéro de la semaine, j’ai retiré une unité. Pourquoi ? Ceci provient du fait que les dates du samedi 01/01/2011 et du dimanche 02/01/2011 sont incluses dans la semaine 53 de l’année 2010. La première semaine de l’année 2011 commence le lundi 3 janvier 2011.
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En synthèse Evitons d’utiliser le tableur comme un traitement de texte. Si vous avez le besoin de créer un outil « calendrier » sous cette forme, utilisez alors votre traitement de texte, car aucune fonction de calcul n’est nécessaire. Exemples : occupation de la salle de réunion, organisation des astreintes.
L’exemple a été fait dans Excel ®. Il n’a aucune valeur ajoutée avec Excel ® car il y a aucune formule de calcul permettant l’automatisation des jours du mois. Le traitement de texte, gérant des tableaux, aurait parfaitement répondu au besoin. Par contre, dès que vous avez le besoin d’exploiter l’information, il faut utiliser le tableur dans la mesure où les fonctionnalités de calcul vous permettront d’automatiser les traitements de l’information. Les premières fonctions mises en application dans le cadre de l’exemple du calendrier vont nous servir ultérieurement dans la mise en place des critères d’agrégat. Formule JOURSEM() RECHERCHEV() NO.SEMAINE() Commentaire Obtenir le jour de la semaine à partir d’une date : de 1 à 7 Compléter une information à partir d’une valeur cherchée Obtenir le numéro de la semaine à partir d’une date : de 1 à 52
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Cellule Formule A147 RECHERCHEV(JOURSEM(B147;2);Tables!$A$2:$B$8;2;FAUX) B147 C147 NO.SEMAINE(B147;2)-1
Valeur Lundi 23/05/11 21
Vous l’aurez évidemment remarqué que la colonne « n° jour » a été supprimée. Elle a été introduite uniquement pour une question de présentation pédagogique. La valeur cherchée par la fonction RECHERCHEV() prend en compte directement le numéro du jour de la semaine. Les cellules contenant les valeurs « samedi » ou « dimanche » ont un format « couleur de la trame de fond ». Rassurez-vous, une simple formule permet de gérer ce format. Nous le verrons ultérieurement, dans le paragraphe consacré aux astuces supplémentaires (Paramétrage d’une mise en forme conditionnelle).
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4. Appliquer les 7 règles de conception Excel ®
En nous appuyant sur l’exemple du calendrier, nous pouvons fixer ensemble les 7 règles de conception vous permettant de bénéficier pleinement de la puissance du tableur.
• Règle n°1 : Ne jamais découper les informations par période. On retrouve classiquement un découpage des fichiers Excel par année civile ou fiscale :
Le découpage par mois, par la création d’onglets mensuels, est également souvent rencontré.
L’amélioration continue des performances de l’entreprise se mesure au fil du temps. En découpant les fichiers par année, il faut passer un peu de temps pour obtenir une évolution
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