Rapport Sur Un Audit

Tableau 1 : constitution de l’équipe d’auditeurs

Auditeurs | Poste occupé dans l’équipe |

MR ZAMA | Auditeur Senior, Chef de mission |

MR OYOU | Auditeur Senior, Assistant |

MLLE TIBET | Auditeur Senior, Assistante |

MLLE KADY | Auditeur Junior, Assistante |

MR COULIBALY | Auditeur Junior, Assistant |

c- La collecte d’information

L’équipe ainsi constituée, on se met au travail en passant en revue les informations, documentations portant sur : les réunions périodiques, les contacts avec les procédures et leurs analyses. On distingue les procédures suivantes :

* Les procédures générales qui concernent les statues et règlements

* Les procédures opérationnelles (procédures comptables)

* Les procédures de contrôle interne

* Les rapports d’audit antérieurs (au moins les trois (3) derniers rapports émanent soit du service d’audit soit de cabinet d’audit ayant effectué des missions dans le CHU)

L’analyse de toutes ces procédures nous permettra :

* De comprendre :

* L’organisation générale des différents services ;,

* L’organisation du travail au sein des services ;

* Le cheminement des clients ;

* D’orienter la mission vers les différentes zones surtout celles à haut risque de malversations en vue de ressortir les forces et faiblesses.

De ce fait les services identifiés comme étant à haut risque d’erreurs, d’omissions, de négligences, de fraudes sont :

Zones de risques majeurs

* La comptabilité qui reçoit chaque jour le versement des différentes caisses, les enregistre en plus de toutes les autres opérations comptables courantes réalisées ;

* Les caisses qui reçoivent les paiements en espèces des mains des clients ;

* La pharmacie qui disposent de sa propre caisse et qui reçoit le paiement directe des patients qui viennent s’y approvisionner ;

* Le service d’approvisionnement qui s’occupe des achats et acquisitions au compte du CHU ;

Zones des risques mineurs

* Service hospitalisation ;

* Services des urgences

* Le service formation qui sélectionne les cabinets de formation en vue de la formation continue des agents

* Le service gestion des prises de garde qui gère le flot des médecins qui assurent les gardes.

2) Le programme des vérifications

Les vérifications seront effectuées sur le terrain c'est-à-dire au sein de l’hôpital. Ils vont consistés à :

* La répartition des taches entre les membres de l’équipe d’auditeurs sélectionnés pour cette mission ainsi que temps leur temps de mission ;

* La supervision et le suivi des travaux par le chef de mission.

La répartition des taches se fait en fonction de l’expérience sur le terrain et du temps total de la mission. Notons que Monsieur OYOU s’occupe des bureaux des entrées en plus de la comptabilité et de la caisse du fait qu’ils sont liés. Il sera aidé en cela par le stagiaire DOGO vu que ces services représentent un risque important.

Tableau 2 : Répartition des services audités par auditeur

Auditeurs | Services à auditer |

Mr OYOU | * Bureau des entrées * Comptabilité * Caisse |

Mlle. TIBET | * Pharmacie * Service approvisionnement |

Mlle. KADY | * Service hospitalisation * Les urgences |

Mr COULIBALY | * Le service formation * Le service gestion de prise de garde |

3) Le travail sur le terrain

L’affectation des consultants aux différents services, la vérification proprement dite peut alors commencée. Il s’agit dans le cas présent de :

* L’organisation d’entrevues

* L’observation du circuit suivie par les patients (interviews si possible de clients ou de leurs parents)

* Rapprochements entre les états financiers des différents services ciblés (comptabilité et caisse)

a- L’organisation d’entrevues

Réalisé en particulier avec quelques membres du personnel des départements à audités avec pour outil des questionnaires de contrôle interne.

Quelques unes des questions de cette entrevue sont données par département. (Annexe 2)

b- Le compte rendu final aux audités sur le site

Après la rédaction et la lecture du compte rendu de la mission par chacun des auditeurs et sa validation par le chef de mission, une séance de travail est organisée par celui-ci pour rencontrer la Direction Générale du CHU, les différentes directions opérationnelles et les audité. Ceux-ci dans le but de leur adhésion à nos conclusions en vue de l’élaboration du rapport.

III/ LE RAPPORT DE MISSION

Le rapport de la mission est remis au Directeur Général du CHU de Cocody qui en fait une diffusion large ou restreinte des services du CHU. Ce rapport comportera principalement :

* Nos observations ;

* Nos conclusions ;

* Nos recommandations en vue de l’éradication définitive de cette baisse des recettes (sur la base des faiblesses relevées)

IV/ LE SUIVIE DES RECOMMANDATIONS

le Directeur Général du CHU mettra en place les actions de progrès à court et moyen terme en tenant compte de nos recommandations. Un bilan de synthèse sera fait à la fin de la période impartie par l’équipe d’auditeurs pour évaluer le degré de leur application.

En cas de non suivie, la Direction Générale sera relancée pour leur mise en œuvre effective.

ANNNEXE |

ANNEXE. 1 |

Monsieur ZEREGBE Abidjan, le 27 mars 2007 Directeur de l’Audit interne CHU de Cocody

A Monsieur PARAISO Eric, Directeur Général du CHU

OBJET : DEMANDE DE PRECISION

Monsieur le Directeur Général,

Suite à votre courrier du 25 mars 2007, je viens par la présente m’assurer du contenu exact de votre demande.

Est il question de :

* Procéder à la vérification des états financiers et de la mise en œuvre de procédures des différents services en vue de l’identification et de l’explication des causes de la baisse des recettes constatées durant le premier semestre de l’année ;

* De faire des recommandations pour prévenir cet état des faits.

Veuillez agréer, Monsieur le Directeur Général, l’expression de mes sentiments les plus distingués.

Pour le service d’Audit interne

Le Directeur

ANNEXE. 2 1/9 |