Animation de réunion

____________________

4

 Les grandes étapes de la conduite de réunion :

________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________

5

I - Les phases de la réunion

 Préparer la réunion

 Définition du cadre et de l’objectif  Convocation

 Animer la réunion

 Ouverture

 Déroulement

 Clôture

 Après la réunion

 Compte rendu

 Suivi des plans d’actions

6

I - Les phases de la réunion

Préparer : définition du cadre et de l’objectif

QUOI QUI POURQUOI COMBIEN COMMENT QUAND OU

quel est le problème à résoudre ? Qui est concerné, impliqué ? quel est l’objectif visé, quels sont les résultats voulus ? faut-il prévoir un budget ? Comment mener la réunion, traiter le sujet, — quelles sont les informations, éléments nécessaires ? Quand la réunion aura-t-elle lieu, quelle sera sa durée, faut-il prévoir un calendrier pour d’autres réunions ? Où aura lieu la réunion ?

 S’interroger sur l’opportunité de la réunion : est-ce le meilleur

moyen de faire avancer la solution au problème posé ?

7

I - Les phases de la réunion

Préparer : définition du cadre et de l’objectif

9 blocs

Résumé du problème Résultats voulus indicateurs de suivi Impacts financiers, enjeux, risques Combien ça coûte / Combien ça rapporte

Responsable

Personnes et/ou fonctions concernées, impliquées, intéressées

Planification, début, fin, dates, fréquences,

Lieu(x) d'intervention

Les éléments, les informations dont on aura besoin

Suivi des plans d'actions

8

I - Les phases de la réunion

Préparer : définition du cadre et de l’objectif

 Quoi, quel est le problème à résoudre ?

Quel est le déclencheur de la réunion ? Exemples :

Obligation de signer un accord avant le … Choisir entre plusieurs alternatives : Heures supplémentaires ou travail de week-end Changement de direction de l’entreprise Fournir un projet stratégique à la direction générale

9

I - Les phases de la réunion

Préparer : définition du cadre et de l’objectif

 Qui est concerné, impliqué ?

Choisir les participants selon :

Le sujet Leurs compétences Leur expérience Leurs poste ou responsabilités dans l’entreprise

10

I - Les phases de la réunion

Préparer : définition du cadre et de l’objectif

 Pourquoi, quel est l’objectif visé, quels sont les résultats

voulus ?

En fonction du type de réunion et du problème de départ, définir l’objectif et les résultats envisagés, exemples :

OBJECTIFS Signer un accord Informer Simplifier une procédure Etablir les objectifs du service RESULTATS Nombre de points validés Nombre de personnes présentes Nombre de défauts d’application Cohérence stratégique

11

I - Les phases de la réunion

Préparer : définition du cadre et de l’objectif

 Combien, faut-il prévoir un budget ?

L’organisation de la réunion ou les décisions prises lors de la réunion pour atteindre les objectifs représentent-elles un coût, exemples :

OBJECTIFS Signer un accord Temps de Travail Informer Installer une nouvelle machine Etablir les objectifs du service Coûts Coût de main d’œuvre, salaires, primes… Location de la salle, traiteur… Formation, accompagnement technique Formations, nouveaux logiciels…

12

I - Les phases de la réunion

Préparer : définition du cadre et de l’objectif

 Comment mener la réunion, traiter le sujet, quelles

sont les informations, éléments nécessaires

Etablir un ordre du jour détaillé Placer en premier les points essentiels, les plus importants Prévoir le déroulement des différentes étapes Prévoir un temps limité pour chaque point ou étape Se procurer ou demander aux participants les éléments ou informations nécessaires Préparer les supports visuels ou à diffuser

13

I - Les phases de la réunion

Préparer : définition du cadre et de l’objectif

 Quand la réunion aura-t-elle lieu, quelle sera sa durée,

est-il probable qu’il y aura d’autres réunions pour aboutir ?

S’assurer de la disponibilité des participants clés ou de leurs remplaçants (si possible) Fixer une date, une heure de début, une heure de fin Quand doit commencer le « groupe de travail » y a-t-il une date buttoir pour aboutir ? Prévoir un calendrier pour les prochaines réunions le cas échéant

14

I - Les phases de la réunion

Préparer : définition du cadre et de l’objectif

 Où aura lieu la réunion ?

Choisir un lieu adapté aux types d’échanges (debout, assis, cinéma, groupes, table ronde…) S’assurer de la capacité du lieu d’accueil Vérifier le matériel disponible Tenir compte de la distance et des déplacements des participants Tenir compte de l’éventuelle confidentialité des échanges (salle vitrée, insonorisation…) Ne pas choisir une salle trop grande ou trop petite Attention à la température, à l’éclairage…

15

I - Les phases de la réunion

Préparer : convocation

Date d’envoi 28/02/2012 De

CONVOCATION A UNE REUNION

Jacques DUPONT – DRH

A

Copies pour information

Robert DUVAL – Responsable Qualité / Albert MARTIN – Responsable Logistique / Gérard PIERRE – Responsable Maintenance / Marie LINE – Responsable Méthodes

Paul FRERE – Directeur du site Mise en place de règles de validation de recours aux heures supplémentaires Jeudi 8 mars 2012 De 14h00 à 15h00 Salle Marcel PICOT Présentation de l’état du nombre d’heures supplémentaires effectuées les 12 derniers mois Synthèse des motifs de recours aux heures supplémentaires Coût des heures supplémentaires, comparé à des solutions alternatives Modalités de validation, actuelles, des heures supplémentaires Elaboration de règles de la validation préalable d’autorisation de recours aux heures supplémentaires

Objet : Date Horaires Lieu Ordre du jour

Documents préparatoires

- Relevé des heures supplémentaires des 12 derniers mois - Coût des heures supplémentaires des 12 derniers mois - Courbes de production mois/mois des 12 derniers mois Les premiers tests de la nouvelles procédures sont à mettre en place dans la semaine qui suivra la réunion. Votre présence est indispensable, merci de votre participation. Jacques DUPONT

16

I - Les phases de la réunion

Animer la réunion