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une situation qui se détériore).

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Comment se déroule l'audit ? Qui tient quel rôle ?

Les acteurs

Le Client (et/ou commanditaire ou prescripteur) demande l'audit. Ses exigences sont définies dans un référentiel.

L'auditeur (consultant externe) a qualité pour mener l'audit. Il s'appuie sur des preuves tangibles, vérifie, examine la valeur des pratiques, des procédures, des plans. Il procède de façon méthodique, vérifie des aspects quantitatifs et qualitatifs, procède à différents travaux d'audit. Il rédige un rapport écrit. Il fait une restitution orale. Il préconise des solutions.

L'audité (ou fournisseur de l'audit) exploite le rapport d'audit pour améliorer le système et remédier aux dysfonctionnements identifiés.

Client et audité souvent se confondent dans les PME.

La méthode utilisée par l'auditeur

Une réunion permet de connaître clairement les intentions de l'auditeur sur la conduite de la mission. Les parties en présence (le dirigeant client, ses collaborateurs et l'auditeur vont se concerter et se mettre d'accord sur le champ d'action et ses limites.

Prise de connaissance

L'auditeur va recueillir et inventorier un grand nombre d'informations afin de réaliser la mission.

Parmi les sources d'informations mentionnées ci-dessous de façon non exhaustive toutes ne seront pas examinées , les informations seront recueillies selon le besoin, selon le domaine à auditer et selon ce qui se trouvera dans l'entreprise.

EXAMEN ET CONSULTATION :

• des dossiers d'audit existants

• des notes de service

• du bilan social et des ratios sociaux

• du dossier du personnel

• de fiches de poste

• des procès-verbaux de réunion

• des comptes rendus et rapports (d'assemblées générales, du comité d'entreprise)

• des rapports des commissaires aux comptes

• des documents comptables et financiers

• des statistiques commerciales, techniques et sociales

• des plans de développement

• des budgets

• des manuels de procédures

• de la plaquette d'entreprise

• des catalogues

• des tarifs

• etc.…

VERIFICATIONS A PARTIR :

• de la Convention collective , d'accords collectifs ou d'accords de branche étendus

• du Code du Travail

• du Code de la Santé Publique

• de la Jurisprudence

• etc.…

ENTRETIENS ET QUESTIONNAIRES AUPRES :

• de la Direction générale

• de la Direction des ressources humaines

• du Service du personnel

• du Service comptable

• du Service administratif

• etc.…

Les données correspondent ici à des faits observables ou que l'on peut raconter (mais le consultant auditeur s'est engagé préalablement à obtenir et respecter la garantie de l'anonymat des personnes avec lesquelles il a à s'entretenir).

VISITE DE L'ENTREPRISE:

La découverte sur le terrain est indispensable pour que le consultant auditeur resitue dans leur contexte géographique, culturel des informations théoriques recueillies. C'est le moyen incontournable de comprendre le climat, les conditions de travail de l'entreprise, la circulation des informations et de la communication, les relations des salariés entre eux et avec leur hiérarchie.

Identification des risques

Elle se fait à partir d'une première approche sur le terrain, à partir d'observations nombreuses (risques potentiels).

Elle résulte d'analyses et d'examens de l'activité de l'entreprise, de contacts et d'observations (risques réels)

La taille de l'entreprise et son activité sont 2 facteurs importants pour comprendre le type de risques encourus.

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Quels sont les atouts de l'audit?

La collaboration et la co-production entre l'auditeur et l'audité

Du début à la fin de l'intervention le client ou audité garde un contrôle sur la mission. Auditeur et audité définissent ensemble le référentiel, décident de l'étendue du champ d'action de l'audit, discutent des constats effectués par l'auditeur.

Les travaux d'audit (les questionnaires et entretiens, l'observation des faits, la détection et la vérification des écarts, l'enregistrement et la validation des réponses, les tests, le rapport écrit et oral) sont conduits avec rigueur, méthode, clarté , transparence et qualité.

La réussite de l'audit est soumise à la volonté de l'audité (client) de mettre en oeuvre les recommandations de l'auditeur.

Si l'auditeur constate, détecte et identifie les problèmes, l'audité apporte la solution !

Quelles sont les qualités de l'auditeur ?

• rigueur et précision,

• objectivité,

• discrétion et confidentialité,

• esprit de synthèse

• capacité d'imagination,

• curiosité,

• sens de l'écoute

• force de persuasion,

• capacité à déclencher des actions d'amélioration et de progrès,

• sens du travail en équipe,

• sens des responsabilités,

• autonomie.

En conduisant par exemple un entretien l'auditeur va avoir un comportement anticipatif pour obtenir ses informations.

L'objectif est de connaître ce qu'un constat sur document ne permet pas de savoir ou de comprendre.

L'entretien doit permettre d'aborder des informations d'ordre qualitatif, d'obtenir des précisions sur des dysfonctionnements, ou des anomalies.

Il est mené de façon libre et favorise l'écoute active et flottante de l'auditeur. Son interlocuteur doit pouvoir s'exprimer le plus largement possible soit à partir de questions ouvertes, soit en exposant brièvement sur le sujet et les problèmes en cause. L'auditeur, cependant, n'hésitera pas à le ramener au sujet en cas de digressions.

Laisser l'audité s'exprimer librement mais pour formuler ce qui est attendu de lui !

L'auditeur doit savoir éviter certains écueils :

• LE RISQUE SILENCE : l'auditeur s'est bien documenté pour pouvoir poser une multitude de questions.

• LE RISQUE CAMOUFLAGE : l'auditeur risque de passer à côté de l'essentiel si les personnes interrogées dissimulent trop dans leurs réponses.

• LE RISQUE DE COMPLAISANCE : l'auditeur doit s'en tenir à son questionnaire afin que les personnes interrogées ne cherchent dans leurs réponses à lui être agréables.

L'exposé oral en fin de mission permet de mettre en valeur certaines limites de la mission, d'expliciter un rapport écrit souvent concis.

Dans le cas de l'audit de conformité notamment, l'auditeur peut faire apparaître des faits pénalement sanctionnables, il n'est pas toujours souhaitable que cela fasse l'objet d'un développement écrit.

La restitution orale est tout particulièrement nécessaire.

Elle est le moyen de :

• respecter et privilégier la transparence des informations. C'est le gage de la qualité de l'audit. Rien