Guide Caravne - Maroc

til de référence à la fois opérationnel et pédagogique permettant d’accompagner les associations de l’émergence à la réalisation effective de leurs caravanes médicales.

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Pour les associations d’action sanitaire et sociale ; Pour les associations assurant une partie de l’organisation en collaboration avec les meneurs du projet ; Pour toute personne désirant contribuer à l’organisation d’une caravane médicale.

Comment procédons-nous ?

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ne caravane médicale, n’est pas uniquement un staff de médecins et d’infirmières mais c’est aussi un groupe d’opérationnels et d’organisateurs qui travaillent ensemble pour l’atteinte des objectifs escomptés. Si, le médecin est l’acteur central de toute caravane, il lui serait impossible de travailler sans l’aide organisationnelle des autres bénévoles, notamment : le comité organisateur. Le comité organisateur se charge de toute fonction autre que celle occupée par les médecins, les pharmaciens, les infirmières, les biologistes…Bref, il s’occupe de toute chose hors champs d’application du staff médical. Quelle sont donc les missions du comité d’organisation de la caravane ? Et quelles sont les moyens et procédures à suivre pour les couvrir ? Pour répondre à ces questions nous allons voir avec plus de détails: la planification qui comprend le diagnostic, la définition des objectifs, l’établissement du budget, le plan d’action, communication interne et externe, et l’organisation des ressources humaines et matérielles en utilisant des documents organisationnels.

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SOMMAIRE

REMERCIEMENT ...................................................................................................................................... 2 INTRODUCTION : ..................................................................................................................................... 3 LE DIAGNOSTIC ............................................................................................................................................ 6 1. 2. 3. DIAGNOSTIC INTERNE : ..................................................................................................................... 6 DIAGNOSTIC EXTERNE : ..................................................................................................................... 7 SYNTHESE DU DIAGNOSTIC ................................................................................................................. 9

LA DEFINITION DES OBJECTIFS ...................................................................................................................... 11 1. 2. 3. 4. POURQUOI SE FIXER DES OBJECTIFS ?................................................................................................. 11 L’ARBRE DES OBJECTIFS : ................................................................................................................. 11 LA FORMULATION DES OBJECTIFS : LA METHODE SMART ..................................................................... 12 LE PLAN D’ACTION : ........................................................................................................................ 14

ÉTABLIR LE BUDGET PREVISIONNEL ................................................................................................................ 15 1. 2. 3. 4. 5. SAVOIR OU L’ON VA ........................................................................................................................ 15 ANTICIPER .................................................................................................................................... 15 ETABLIR LA LISTE DES DEPENSES ET LES CHIFFRER ................................................................................. 15 CLASSIFIER LES DEPENSES................................................................................................................. 15 PREVOIR LES RESSOURCES ET LES EQUILIBRER ...................................................................................... 16

COMMUNICATION : .................................................................................................................................... 19 1. 2. PLAN DE COMMUNICATION.............................................................................................................. 19 DE LA COMMUNICATION INTERNE A LA COMMUNICATION EXTERNE : ...................................................... 19

L’ORGANISATION ....................................................................................................................................... 23 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. ORGANISATION DOCUMENTAIRE.............................................................................................. 24 DEMARCHES ADMINISTRATIVES :.............................................................................................. 25 ORGANISATION MATERIELLE : ................................................................................................... 26 SECURITE : ................................................................................................................................. 26 HYGIENE :................................................................................................................................... 26 ETABLISSEMENT D’UN BILAN DE L’ORGANISATION................................................................... 27 L’IMPACT SOCIAL ....................................................................................................................... 27

ANNEXES .................................................................................................................................................. 29

TABLE

DES

ILLUSTRATIONS

TABLEAU 1: DIAGNOSTIC EXTERNE ................................................................................................................................... 9 TABLEAU 2: RELATION ENTRE LES FACTEURS D'ANALYSE SWOT ............................................................................................ 9 TABLEAU 3: EXEMPLE DE BUDGET TYPE POUR UNE CARAVANE MEDICALE ............................................................................... 17 TABLEAU 4: PLAN D'ACTION ......................................................................................................................................... 30 TABLEAU 5: DOCUMENT D’ACCUEIL/TRI .......................................................................................................................... 31 TABLEAU 6: FICHE DE REPARTITION DES TACHES ............................................................................................................... 32 TABLEAU 7: COMPTE DE RESULTATS ............................................................................................................................... 35 TABLEAU 8: RESULTATS DE LA CARAVANE ........................................................................................................................ 36 TABLEAU 9: LISTE DES ASSOCIATIONS D'ACTION SANITAIRE.................................................................................................. 37

FIGURE 1: LA MATRICE SWOT........................................................................................................................................ 6 FIGURE 2: EXEMPLE D'ASPECTS ET INDICATEURS DU DIAGNOSTIC............................................................................................ 8 FIGURE 3: EXEMPLE D'ABRE DES OBJECTIFS ...................................................................................................................... 12 FIGURE 4: EXEMPLE D'ORGANIGRAMME ORGANISATIONNEL ............................................................................................... 23 FIGURE 5: FICHE DE CONSULTATION ............................................................................................................................... 33 FIGURE 6: MODELE DE DEMANDE D'AUTORISATION ........................................................................................................... 34

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LE DIAGNOSTIC

Établir un diagnostic est nécessaire pour avoir un état des lieux de l’existant et pouvoir ensuite établir des objectifs réalistes en levant les obstacles identifiés lors de la phase de diagnostic. Mais diagnostiquer QUOI ? Telle est la question clé. Quand on parle de projet réaliste, on en entend le projet qui tient en compte les contraintes existantes, la réalité vécue.  La contrainte est toujours représentée dans nos esprits comme une menace externe, or le diagnostic tient compte des variables internes et externes.  Le diagnostic n’est pas une vision Figure 1: la matrice SWOT pessimiste de la réalité. Son objectif n’est pas seulement de dégager les 1. EuropeAid. Evaluation Tools. menaces, les contraintes, mais aussi http://ec.europa.eu/. [En ligne] [Citation : 4 6 les atouts et les opportunités. 2011.] La méthode SWOT, semble la plus simple à http://ec.europa.eu/europeaid/evaluation/met utiliser car elle est : hodology/examples/too_swo_res_fr.pdf.  mémorisable, en rappelant le sigle 2. wikipédia. SWOT. wikipédia. [En ligne] SWOT, vous pouvez établir un [Citation : 5 6 2011.] diagnostic complet http://fr.wikipedia.org/wiki/SWOT.  à la fois une méthodologie