Publipostage Microsoft 2010

Access) qui présente l’avantage d’une plus grande simplicité pour la mise en œuvre et le déplacement (sur clé USB par exemple).

LA PROCEDURE 1. Récupérer ou créer une base de données. Les contraintes : · la première ligne sera une ligne d’étiquettes (de titres) · chaque colonne contiendra une information. Dans le langage des bases de données, chaque colonne contiendra un « champ » · les données d’une personne seront sur une ligne et une seule. Dans le langage des bases de données, chaque ligne contiendra un « enregistrement »

Astuce : il vaut mieux découper les données en plusieurs champs. Par exemple, séparer civilité, nom, prénom, adresse, ville, code postal dans des champs distincts. Cela préserve la possibilité de réutiliser la base pour d’autres usages, ou de trier les données… Enregistrez cette base, de préférence dans le même dossier que le texte que nous allons créer ensuite (plus simple si on veut tout emporter sur une clé par exemple).

2. Créer ou adapter le document On le fait avec le traitement de texte. Cela donne par exemple :

(ici, j’ai remplacé les mots qui seront personnalisés par des AAA (ou autres du même genre)

Quand la lettre est tapée, on l’enregistre dans le même dossier que la base de données.

3. Le publipostage proprement dit

Nous allons lier la lettre à la base de données. La lettre étant ouverte, cliquer sur l’onglet « publipostage ».

Les outils du publipostage sont maintenant apparents.

Cliquer sur «Démarrer la fusion et le publipostage», puis sur « Lettres ».

Cliquer sur «Sélection des destinataires », puis sur « Utiliser la liste existante »

Naviguer jusqu’au dossier où on a enregistré la base de données (le fichier .mdb contenant la liste des membres). Cliquer sur « Ouvrir »

Placer votre curseur sur la lettre-type au niveau de l’emplacement de l’adresse. Cliquer sur «Bloc d’adresse». Dans «Aperçu», vous pouvez visionner toutes les adresses enregistrées. Confirmer en cliquant OK.

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Surligner les champs AAAA de votre lettre-type. (1) Cliquer sur «Formule d’appel» - (2) Choisir les formules adaptées à chaque destinataire – (3) Contrôler vos formules puis valider OK.

Pour une mise à jour journalière de la date : cliquer sur «Insertion» puis «date et heure» dans zone Texte. Choisir le «format disponible» désiré.13/09/2011

On notera qu’un champ vide est ignoré. Reste cet « abonné(e) » qui n’est pas très élégant. On va automatiser l’accord du participe passé.

Cliquer sur «Règles» puis sur «Si…Alors…Sinon…»

Pour contrôler la formule, surligner l’accord du participe passé, et faire MAJ+F9. Pour revenir au texte normal, retaper MAJ+F9.

Cliquer sur «Aperçu des résultats» afin de contrôler vos champs d’écriture et insertion.

Cliquer sur « Terminer et fusionner » : Cliquer sur « Modifier les lettres individuelles… » va créer un document Word où toutes les lettres seront l’une en dessous de l’autre.