Assistance à l'inventaire physique

t être faite sur la base d’une procédure écrite. La procédure d'inventaire a pour but de recenser toutes les difficultés susceptibles d'être rencontrées pendant l’exécution de l’inventaire et de prévoir pour chacune d’elles des solutions immédiates et appropriées.

Chez la société X, il existe une procédure d’inventaire écrite de manière claire et précise et qui retrace tous les éléments de l’inventaire, de la préparation à la validation, en passant par la saisie (cf annexe 1).

Voici un résumé de la procédure en quelques points :

• En premier lieu, il s’agit de préparer l’inventaire : édition d’un plan de l’inventaire définissant les zones, l’ordre et le début de chaque comptage ; mise à jour du zonage (rangement des marchandises, vérification avec le plan du dépôt et procédure de mise à jour informatique et physique des zones) ; vérification du référencement de l’ensemble des produits (articles désactivés, non encore référencés ou dont le code a été remplacé) et mise à jour si besoin ; repérage et identification des articles en attente d’enlèvement clients (à inventorier si non facturés).

• Edition des feuilles d’inventaires (appelées minutes) pré numérotées qui listent les produits à compter, par zones de stockage sans indiquer les quantités théoriques. Pour chaque liasse de minutes correspondant à une zone, le plan du site est inséré, indiquant le début et le sens du comptage retenu.

• Le matin du premier jour de comptage des marchandises, réunion préalable sur l’organisation et le déroulement de l’inventaire.

• Comptage géographique des marchandises réalisé par équipes de 2 personnes. Les deux personnes comptent jusqu’à ce qu’elles soient d’accord sur les quantités. A ce moment là, l’une des deux reporte les quantités sur la minute. Les produits non référencés sont rajoutés à la fin de la dernière minute.

• Marquage de chaque unité comptée afin d’éviter les doublons et du taux de dépréciation si unité défectueuse, abîmée ou cassée. Inscription d’une croix ou d’un I sur les marchandises, une fois l’intégralité de la référence indiquée sur la minute comptée. Les marquages et inscriptions se font au feutre ou au stylo bille.

• Un tableau de suivi des opérations permet d’affecter les équipes à chaque zone, et d’en mesurer l’état d’avancement. Il est affiché à la vue de tous et tenu par la secrétaire.

• Une fois la zone comptée, les minutes peuvent être déposées dans :

- La bannette 1 « en attente de codification » si des articles non codifiés ont été repérés durant le comptage, ou dans

- La bannette 2 « en attente de saisie dans le système» directement après le comptage si aucune codification supplémentaire n’est nécessaire, ou après avoir été déposées dans la bannette 1 et traitées.

• Saisie et édition des minutes saisies et valorisées qui sont ensuite classées dans la liasse de minutes manuelles qui sera déposée dans la bannette 3 « en attente vérification saisie ».

• Rapprochement des minutes éditées à partir du logiciel avec les minutes manuelles afin de s’assurer qu’il n’y a pas d’erreur de saisie. La personne qui contrôle n’est pas celle qui a saisi. A partir de là, les liasses de minutes sont déposées dans une 4ème bannette « en attente de double comptage ».

• Edition des anomalies. Il peut y avoir 2 types d’anomalies :

- Anomalies bloquantes (lignes sans prix ou sans quantités : les quantités à zéro doivent être renseignées en rupture de stock ou produit supprimé) ;

- Anomalies facultatives : marchandises représentant une forte valeur au bilan (saisie d’un seuil)

• Une fois les anomalies bloquantes traitées, il est édité l’état des anomalies facultatives afin de procéder à un double contrôle par sondage. Ce contrôle est réalisé par tous les compteurs, contrôlé par le responsable du stock.

• Une fois ce second comptage réalisé ainsi que les corrections éventuelles effectuées, l’inventaire est validé.

Il a été décidé de ne pas effectuer de recomptage par sondage parmi les articles issus de l’état des anomalies : le recomptage a été décidé pour tous les produits à forte valeur ( pour tous les produits dont le prix unitaire est supérieur à 1 000 €).

Ainsi après avoir pris connaissance de la procédure d’inventaire physique, voyons quelles sont les diligences que le commissaire aux comptes doit mettre en œuvre avant, pendant et après l’observation physique des stocks.

I. Diligences à mettre en œuvre par le commissaire aux comptes

Le stock constitue généralement une part significative de l’actif de l’entreprise. C’est pourquoi il est nécessaire de s’assurer de son existence à la date de clôture des comptes et de sa correcte évaluation et comptabilisation pour que les états financiers donnent une image fidèle de la société.

Etant le meilleur moyen permettant cette assurance, l’inventaire physique est obligatoire et doit être soigneusement organisé pour le réussir.

A. L’inventaire physique : définition et obligations du commissaire aux comptes

L'inventaire physique des stocks répond à la fois à un besoin stratégique et légal pour l’entreprise. Au moins une fois par an, et obligatoirement à la clôture d’un exercice, chaque entreprise est tenue d’effectuer un inventaire de ses stocks , en quantités et en valeurs (Code de commerce L123-12, PCG 410.8). Le but est de s’assurer que ces derniers reflètent les quantités et les valeurs fournies par le logiciel de gestion.

Le décompte des quantités en stock porte sur l’ensemble des éléments constitutifs du stock faisant partie du patrimoine de l'entreprise quels que soient leur nature ou leur état dans la chaîne de fabrication :

o Les stocks de production (matières premières, en-cours de fabrication, produits semi-ouvrés, produits finis) ;

o Les stocks hors production (pièces de rechange, consommables autres, emballages …);

o Les stocks externes placés chez les partenaires.

L'inspection des stocks et la présence du commissaire aux comptes à l'inventaire constituent des éléments fondamentaux de la démarche d’audit si les stocks sont significatifs. On connaît l'importance d'une variation des stocks sur le résultat de l'entreprise.

Son rôle principal sera de vérifier physiquement les quantités et la qualité des produits en stock, ainsi que la propriété du stock. L'analyse des procédures d'inventaire sera préalable aux travaux au moment de l'inventaire.

Ce contrôle s’inscrit dans la démarche de collecte des éléments lui permettant d’aboutir à sa conclusion sur les comptes annuels.

La norme d’exercice professionnelle NEP-501 a « pour objet de définir les procédures d'audit à mettre en œuvre par le commissaire aux comptes pour collecter des éléments qui lui permettent d'aboutir à des conclusions au titre de l'inventaire physique des stocks ».

Concernant l’inventaire physique des stocks, elle prévoit :

« 1. Lorsque le commissaire aux comptes estime que les stocks sont significatifs, il assiste à la prise d'inventaire physique afin de collecter des éléments suffisants et appropriés sur l'existence et sur l'état physique de ceux-ci.

La présence à la prise d'inventaire permet au commissaire aux comptes de vérifier que les procédures définies par la direction pour l'enregistrement et le contrôle des résultats des comptages sont appliquées et d'en apprécier la fiabilité.

2. Lorsque les stocks sont répartis sur plusieurs sites, le commissaire aux comptes détermine les lieux où il estime que sa présence à l'inventaire physique est nécessaire.

Pour ce faire, il tient compte du risque d'anomalies significatives au niveau des stocks de chaque site.

3. Si, en raison de circonstances imprévues, le commissaire aux comptes ne peut être présent à la date prévue pour la prise d'inventaire physique, et dans la mesure où il existe un inventaire permanent, il intervient à une autre date :

• soit en procédant lui-même à des comptages physiques ;

• soit en assistant à de tels comptages.

Il effectue également, s'il le juge nécessaire, des contrôles sur les mouvements intercalaires.

4. Lorsque sa présence à la prise d'inventaire physique est impossible, notamment en raison de la nature et du lieu de cet inventaire, le commissaire aux comptes détermine s'il peut mettre en œuvre des procédures d'audit alternatives