Dynamic Office

fonctionnement.

Cette société détient également quelques agences et points de vente répartis un peu partout dans la région bruxelloise.

Du 16 février au 30 avril 2009, j’ai eu la possibilité d’effectuer un stage dans cette entreprise dans le Service interne pour la prévention et la prévention des travailleurs (SIPPT).

Mon stage consistait à découvrir le métier de conseiller en prévention ainsi que la complexité que peut avoir une grande entreprise.

Le SIPPT est composé de 8 personnes :

- le délégué général à la sécurité

- le délégué adjoint à la sécurité

- les 3 autres conseillers en prévention

- et les 3 secrétaires

Ce service s’occupe de la sécurité et du bien-être des travailleurs. Les conseillers en prévention s’adonnent à la gestion des risques, aux produits dangereux, aux accidents de travail, et assurent un suivi de tous les travaux et de tous les changements opérés à l’intérieur de l’entreprise, pour le bien-être des travailleurs. Ils s’occupent de tout ce qui est bien-être sauf de la charge psycho-sociale.

Le délégué général à la sécurité est aussi responsable du service de Surveillance Médicale du Travail (SMT) qui est composé de 2 médecins, une infirmière et 3 secrétaires.

Le SIPPT dont le SMT se situe au siège social, mais un déménagement des locaux a séparé le SMT du SIPPT. Le SIPPT a rejoint le nouveau siège social tandis que le SMT est allé dans un autre site, à Haren.

En effet, Il y a quelques mois, elle a connu un déménagement des bureaux, important. Après plus de 30ans dans les mêmes bâtiments, elle a changé de siège social. L’ancien siège social était divisé en plusieurs bâtiments situés côte à côte dans la même rue. Il ne s’agit pas seulement d’un changement de siège mais c’est toute une organisation de travail qui a changé. Le nouveau siège social a su rassembler les différentes directions auparavant séparés dans différents bâtiments.

Au cours de mon stage, j’ai pu observer les effets du déménagement et l’introduction d’une nouvelle méthode de travail au sein de cette entreprise. L’objectif de mon rapport est de voir les changements qu’un déménagement en Dynamic Office peut causer et les effets que ce réaménagement a provoqués sur les travailleurs.

Le déménagement en Dynamic Office

Le Dynamic Office

Au mois de mars, le siège social de la société a déménagé ! Il ne s’agit pas simplement d’un changement de siège social mais c’est toute une culture d’entreprise qui a changé.

Pour ses nouveaux locaux, elle a décidé d’avoir une organisation de l’espace adaptée aux différentes activités des travailleurs et pour cela elle a choisi d’adopter le concept de Dynamic Office.

Qu’est-ce que le Dynamic Office ?

Le Dynamic office se base sur le principe des bureaux partagés. Les bureaux partagés ce sont des postes de travail non affectés, utilisés par plusieurs collaborateurs à l'occasion de leur passage dans l'entreprise. Les bureaux partagés collent à l'évolution du travail et encouragent les nouvelles technologies.

Roland De Coninck qui occupe le poste de Corporate Mobility Manager chez Siemens a créé le concept de Dynamic Office.

En 2002, Siemens voulait avoir une société orientée au maximum sur la flexibilité et la mobilité de ses collaborateurs. Ainsi De Coninck a créé « un bureau à l’image d’une maison » : une palette d’espaces répondant à différents besoins.

C’est plus qu’un changement de mobilier, le Dynamic Office répond à trois piliers:

- L’environnement physique : une palette d’espaces répondant à différents besoins : Un espace ouvert où les travailleurs peuvent travailler et échanger des informations et des idées aux collègues : Le « bench »=table supportant 2 à 6 personnes. Un espace de travail stimulant le travail d’équipe : le « lounge », « cocoon ». Un espace réservé aux contacts informels, par exemple, les « coffee corner ».

- Un environnement mental : un changement de culture qui prônerait la transparence qui favoriserait ainsi la prise de responsabilité de chaque collaborateur. C’est un changement de mentalité.

- Un environnement virtuel : au niveau des nouvelles technologies de l’information et de la communication. Les collaborateurs disposent d’ordinateurs portables et de connexion Wireless, des téléphones portables. L’ordinateur portable, les fonctions de fax, d’impression et de téléphone « suivent » les travailleurs sur base de leur identité et de leurs droits, où qu’il soit dans l’entreprise.

Siemens a donc élaboré une véritable stratégie en matière de mobilité tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de ses murs. Cette société a mis en place progressivement de nouveaux modes de fonctionnement et, indirectement, a aboli une notion devenue rétrograde comme le temps de présence physique au bureau. Le taux de présence de chaque collaborateur a été évalué. A partir d’une étude, Roland de Coninck a estimé que le taux de présence physique des personnes les moins mobiles de cette organisation était de 75%, ce qui voulait dire que 25% de surface était inutilisable.

Le design du projet passe par une série d'interviews avec les collaborateurs pour identifier leur situation et leurs attentes en termes d'outils, de processus et d'organisation. Les activités ont été répertoriées pour chaque profil sur une journée, ce qui a permis de déterminer l'espace requis par type d'activité. « On arrive ainsi à mettre en place un espace de travail plus ouvert mais avec un taux d'occupation par poste de travail plus élevé » dit Roland De Coninck lors d’un entretien eu avec lui. Il ne s'agit pas seulement de réduire les m², il faut aussi faciliter les contacts entre les collaborateurs. Ainsi on peut avoir une configuration des locaux qui facilite au maximum le contact et la collaboration, dimension qui a été prise en compte lors de la phase de conception des espaces.

Ainsi dans une étude de Hermans et Pullen (2006), les résultats montrent que les sujets qui travaillent dans des bureaux partagés sont plus satisfaits de la communication que ceux qui travaillent dans des bureaux traditionnels

Dans une autre étude (Van der Voordt et al., 2006), sur les environnements de travail, l’auteur a pu démontrer que les travailleurs en bureaux partagés avaient plus de contact avec leurs collègues et que le fait d’être en bureaux partagés encouragés la communication et l’échange d’informations et de d’idées.

En somme, il est donc plus facile de communiquer dans des bureaux partagés que dans des bureaux traditionnels.

Le Dynamic Office se configure donc comme une maison, où il y a des pièces pour dormir, manger, prendre un bain, etc. Le bâtiment en Dynamic Office dispose de salons et de salles isolées pour discuter en toute discrétion ou travailler tranquillement. Les postes de travail sont ajustables en hauteur, isolés ou adjacents. Il y a des espaces de bureau qui peuvent être fermés et aussi des espaces pour permettre des rencontres informelles, équipés d’une machine à café. De plus les collaborateurs en bureaux partagés apprécient le fait que les espaces soient plus grands et qu’ils favorisent la communication.

Par ailleurs, à l’exception du Service Corner, il n’y a plus d’imprimantes dans les bureaux.

L’espace n’est plus organisé sur base de l’organigramme ou du statut, mais en fonction des activités.

Et comme la plupart des postes de travail n’ont pas d’utilisateur fixe, il est possible pour le collaborateur qui arrive, de choisir l’endroit où s’installer. Ce qui veut dire aussi que la notion de voisinage a disparu. On ne travaille plus à côté de tel ou tel personne. Ce principe a été mis en place afin de renforcer l’esprit d’équipe. Chaque collaborateur dispose d’un casier où il peut ranger ses affaires à la fin de la journée (ou de la demi-journée).

Les membres du personnel travaillent selon le principe du “clean desk” pour que d’autres puissent utiliser le bureau lorsqu’ils n’y sont pas.

L’époque du bureau personnel tout comme la notion de présence physique, sont désormais révolues.

Le Dynamic Office

En déménageant son siège social, elle a adopté le principe de Dynamic Office.