Gestion De Projet

. . . . . . . . . . . .78 Sous-phase 4.2 - Travaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Phase 5 - Réception - Mise en service . . . . . . . . . . . . . . . . . . .93

Sous-phase 5.1 - Réception . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94 Sous-phase 5.2 - Mise en service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96 Sous-phase 5.3 - Suivi du parfait achèvement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .98

Planning général

Opérations neuves Etat avec concours

2000

N° Nom de la tâche 1 2 3 4 5 1 Montage de l'opération 2 Programme 3 Conception de l'ouvrage 4 Réalisation, travaux 5 Réception - Mise en service

1

2001

2002

2003

Tri 2 Tri 3 Tri 4 Tri 1 Tri 2 Tri 3 Tri 4 Tri 1 Tri 2 Tri 3 Tri 4 Tri 1 Tri 2 Tri 3 Tri 4 Tri 1

Avant-propos

Depuis plusieurs années, la Direction générale de l’urbanisme, de l’habitat et de la construction travaille avec le Centre d’études sur les réseaux, les transports, l’urbanisme et les constructions publiques sur l’amélioration des pratiques du conducteur d’opération du ministère. Pour développer son professionnalisme, le conducteur d'opération doit apprendre à rationaliser et formaliser son activité. Le développement des méthodes de gestion de projet appliquées à cette mission y contribue fortement. Un premier ouvrage, paru en 1996 a décrit les principes de ce mode de travail : identification des acteurs du projet, découpage et organigramme des tâches, analyse de risques, élaboration de planning, de scénarios, processus de validation, revues de projet, regroupés autour des grandes activités structurantes d’un projet : cadrer, prévoir, réagir, valider, clore et communiquer. Le présent ouvrage décrit de manière opérationnelle la déclinaison de la gestion de projet appliquée à une conduite d’opération la plus large possible. Il permet de se situer tout au long d’une opération et aide également au pilotage du projet, à plusieurs niveaux possibles. De nombreux services l’ont déjà utilisé, dans sa version provisoire, pour bâtir localement un référentiel de la mission, une assistance à la contractualisation ou la répartition des actions entre les agents d’une organisation constructions publiques. Ce guide marque une étape importante dans l’amélioration des pratiques. Il est un outil précieux pour s'engager dans les démarches qualité, pour rédiger un manuel qualité et organiser les procédures d'auto-contrôle. Enfin, il constitue également une invitation à décliner ces méthodes de gestion de projet sur d'autres objets que le bâtiment public : les stations d'épuration, l'aménagement, par exemple, mais aussi sur d'autres missions comme la maîtrise d'œuvre, conformément aux exigences de qualité exprimées dans le plan de modernisation de l'ingénierie publique.

Le chef du service de la qualité et des professions,

Claude ALLET

1

Présentation

1. Les principes

Les repères méthodologiques sont des outils destinés à fournir des points de repère au conducteur d’opération pour organiser et rationaliser sa mission. Ils comprennent des check-lists de jalon ; situées à des points sensibles de la vie d’une opération, leur vocation est de vérifier que toutes les conditions sont réunies pour poursuivre. Les repères méthodologiques ont été élaborés à partir des éléments de méthode livrées avec le logiciel PICP.

2. Le contenu

L’architecture du document consiste en un découpage d’une opération en phases et sous-phases. Les repères méthodologiques déclinent, en termes d’organisation des actions et des productions, la méthode de gestion de projet appliquée à la conduite d’opération. Il s’agit de structurer une démarche, mais pas " d’écrire " le métier dans toutes ses composantes. Ainsi, les repères méthodologiques ne traitent pas tout du quotidien de la conduite d’opération (la gestion administrative, la rédaction et la gestion des contrats, ...). Ils ne proposent pas une assistance sur le plan technique ou juridique mais une démarche prévoyant la prise en compte de ces aspects. La trame des repères méthodologiques présentés ici a été conçue à partir d’un modèle de planning pour des opérations neuves de 30 à 50 MF avec maîtrise d’ouvrage Etat, qui est un des nombreux modèles proposés dans l’application PICP. Il appartient à l’utilisateur d’adapter la méthode aux données et au contexte de ses opérations, de la compléter par toute information qui lui paraît nécessaire et de l’enrichir par les acquis d’une réflexion sur le métier au sein des unités CP.

2

3. La structure des repères méthodologiques

Trois niveaux d’approche coexistent. Ils sont traduits par des contenus différenciés : • l’approche globale : formulée essentiellement en termes d’enjeux et d’objectifs, elle introduit les phases, sous-phases et tâches. Elle établit le lien entre la gestion de projet et la conduite d’opération, • l’approche " métier ", les actions à conduire : c’est l’identification (à partir de l’organigramme des tâches du modèle Etat pour des opérations neuves avec concours), des actions à conduire (symbolisées par F ) et des productions à fournir par le conducteur d’opération (symbolisées par ) pour atteindre les objectifs, ainsi que l’identification de quelques facteurs de réussite pour ces tâches, • l’approche qualité, conformité de la démarche, du produit : ce sont les check-lists de jalon (symbolisés par ). Ils reprennent les principaux produits de la phase et les points à vérifier pour la poursuite de l’opération et proposent, le cas échéant, une démarche de validation.

4. La forme

La présentation du document en deux colonnes permet au conducteur d’opération d’annoter et donc de s’approprier ce document.

3

Planning phase 1

Opérations neuves Etat avec concours 2000

N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Nom de la tâche 1 Phase 1 : Montage de l'opération 1.1 Initialisation de la conduite d'opération 1.1.1 Premiers contacts : identification de la demande 1.1.2 Identification de la maîtrise d'ouvrage 1.1.3 Contractualisation d’une mission de conduite d'opération 1.2 Etudes d'opportunité 1.2.1 Collecte des données existantes 1.2.2 Analyse de l'existant et études complémentaires 1.2.3 Validation de l'opportunité du besoin 1.3 Etudes de préfaisabilité 1.3.1 Identification des principales options 1.3.2 Préfaisabilité des principales options 1.3.3 Choix d'une option préférentielle et de son budget 1.3.4 Décision de lancement de l'opération 1.3.5 Mise en place d'autorisations de programme

M A M J

J A S O N D J F M A

Tâche normale Tâche critique

Jalon Jalon critique

Tâche récapitulative

4

Phase 1 - Montage de l’opération

Les objectifs et la démarche :

Le but de cette phase est de : • permettre au maître d’ouvrage de prendre la décision de lancer - ou de ne pas lancer une opération, en disposant du maximum d’informations objectives sur : - l’opportunité : la justification, la pertinence de l’opération par rapport au problème, aux besoins et à l’environnement... - la faisabilité générale : le choix de la bonne solution au regard du ou des besoins, des coûts admissibles, des autres contraintes... Pour le conducteur d’opération qui assure un service public, cette phase est un moment privilégié d’échange avec le maître d’ouvrage et de consultation interne des services sur des objectifs généraux qui élargissent le cadre strict de l’opération à la réflexion sur la " fonction " d’intérêt général liée au projet. Cette phase a aussi pour but d'organiser et de " sécuriser " le projet, en analysant les difficultés probables, de façon à les anticiper et à définir une stratégie adaptée.

Sous-phase 1.1 - L’initialisation de la conduite d’opération . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6 1.1.1 - Premiers contacts : identification de la demande . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8 1.1.2 - Identification de la maîtrise d’ouvrage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8 1.1.3 - Contractualisation d'une mission de conduite d'opération . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9 Sous-phase 1.2 - Les études