Bts comptabilité gestion des organisations

V        OG MEDICAL DARKIEWICZ

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Dossier mémoire de stage

Page 1 : Fiche d’identité de l’entreprise

Page 2 : Présentation du système d’information comptable et de gestion

• Organisation informatique
• Organisation comptable

Page 3 : Compte rendu des travaux réalisés au cours du stage

• Présentation des services dans lequel s’est déroulé le stage
• Principaux travaux réalisés

Remerciements

Je tiens à remercier Mr Simon de m’avoir acceptée dans son entreprise. Merci de votre gentillesse et du  temps que vous m’avez consacré.

Je tiens également à remercier Mme Valérie Henrotte et Mr Yohan Simon pour leur accueil chaleureux et leur dévouement envers mon apprentissage professionnel.

Merci à l’ensemble des membres de cette entreprise.

Ce stage m’a apporté de nombreuses connaissances.

Introduction

Actuellement étudiante en deuxième année de BTS Comptabilité Gestion des Organisations au Lycée Saint Rémi à Amiens. J’ai effectué mon stage de deuxième année d’une durée de 4 semaines au sein de l’entreprise Vog médical.

Ce stage m’a permis de découvrir le travail au sein d’une entreprise de fabrication de mobilier médical pour les professionnels.

Mon travail réalisé s’est avéré très intéressant pour mon expérience professionnelle. Grâce à ce stage j’ai pu travailler sur différentes tâches ce qui m’a permis d’entrevoir en quoi consiste la profession de comptable au sein d’une entreprise. J’ai également acquis de nouvelles connaissances aussi bien dans la théorie que dans la pratique.

Ce rapport présente le travail que j’ai effectué lors de mon stage.

Je vous expose dans ce rapport en premier lieu une présentation de Vog médical.

Ensuite, je vous présente le système d’information comptable et de gestion ainsi qu’un compte rendu des travaux réalisés au cours du stage et enfin, en conclusion, je résume les apports de ce stage.

Fiche d’identité de l’entreprise

Vog médical est une entreprise créée dans les années 1960, situéeen Picardie, plus précisément à CAIX.Elle est actuellement dirigée par Monsieur Bruce SIMON avec son assistante de direction Madame Valérie HENROTTE.

L’entreprise compte au total 20 salariés dont son propre transporteur Max MERCIER, ainsi que son commercial Yohan SIMON.

La société est spécialisée dans la fabrication de mobilier médical pour les professionnels. Elle travaille sur une large gamme de produits (divans, tabourets, fauteuils de repos, mobilier de surcharge pondérale, paravents…) principalement diffusée, grâce à un réseau de revendeurs, sur plusieurs pays comme la Belgique, la France, le Luxembourg, la Suisse et la Roumanie.

L’entreprise est composée de plusieurs services :Le service mécanique, tapisserie, montage, emballage, achats, commercial et comptable. (Annexe 1 : organigramme de la société)

Le principal outil de travail de cette entreprise est Sage comptabilité et gestion commerciale. C’est un logiciel qui permet de saisir et de gérer les éléments comptables, sociaux et juridiques d’une entreprise cliente.

L’entreprise est ouverte du lundi au jeudi de 7h45 à 17h et le vendredi de 8h à 12h

En 2014 le chiffre d’affaires était de 2 000 031€ et le résultat était de 107 300€, le chiffre d’affaires en 2015 est de 2 000 100 €.

L’entreprise se développe de façon régulière en ayant de nouveaux clients et de nouveaux produits depuis sa constitution.

Les principaux clients :

• Services hospitaliers (leCHU d’Amiens, Lille)
• Entreprises publiques (SNCF),
• Revendeurs (NM médical)

Les principaux fournisseurs :

• LINAK (moteur électrique)
• RECTICEL (mousse)
• GRIFFINE (PVC)
• SAONNOISE (bois

Les clients potentiels sont les maisons de retraite qui souhaitent réaménager leurs locaux ou encore des médecins.

VOG MEDICAL fait de la vente directe et indirecte, autrement dit elle a comme intermédiaires des revendeurs.

L’entreprise n’embauche pas régulièrement de nouveaux salariés, mais prend souvent de nouveaux stagiaires.

La force de Vog médiale face à ses concurrentsCarina et Promotal reste un service complet ainsi que les prix qui restent beaucoup plus avantageux.

Présentation du système d’information comptable et de gestion

Organisation informatique (réseau, logiciel)

Vog Médicalfonctionne grâce à un réseau informatique, il permet aux membres du personnel de consulter les dossiers de tous les clients et les produits depuis leur poste de travail.

Le principal outil de travail de cette entreprise est le Logiciel Sage comptable et commerciale. C’est un logiciel qui permet de saisir, gérer les éléments comptables, automatiser des écritures d’abonnement et d’opération de fin d’année d’une entreprise cliente. Sage permet également de préparer les éléments pour le bilan de l’entreprise. Il  permet aussi d’assurer les devis, les commandes et les facturations des clients.

Dans cette société les salariés communiquent entre eux grâce à une boite mail et un numéro de téléphone interne.

L’entreprise Vog médical travaille beaucoup sur internet avec la banque THEMIS et le site de facto France.

Vog médical dispose de son propre site internet ce qui permet aux clients d’accéder rapidement aux offres et aux produits.

Organisation comptable

Dans cette entreprise, il y a une communication interne. Mme Valérie Henrotte (assistante de direction) s’occupe des clients au niveau comptable, son travail consiste à établir des devis, des commandes et à faire des relances clients.

Il y a également une communication externe avec le partage de l’information avec l’expert comptable.

Les dossiers des clients sont gérés par rapport aux dates de clôture.La saisie comptable et le lettrage des comptes doivent être effectués avant cette date. Les éléments comptables ainsi que la liasse fiscale, le solde des impôts sur les sociétés, la déclaration fiscale de TVA CA3 sont sous traités par le cabinet comptable.

Tous les éléments concernant la TVA doivent être envoyés avant le 23 de chaque mois au cabinet comptable, l’URSSAF doit être fait établi avant le 15 de chaque mois, les éléments pour la caisse de retraite doivent être effectués à chaque fin de trimestre et les éléments de paie doivent être réalisés avant le 20 de chaque mois.

Les tableaux d’inventaire et les révélés d’information au niveau de la paie sontétablis sur un fichier Excel.

Les dossiers des clients sont suivis par l’assistante de direction, le directeur et facto France.

Compte-rendu des travaux réalisés au cours du stage

Présentation du service comptabilité et gestion commerciale

Ce service est composé de deux personnes :

•        Mme Valérie HENROTTE (assistante de direction)

•        Mr Yohan SIMON (directeur commercial)

Ce service est donc segmenté en deux métiers :

Assistant de direction, comptable et directeur commercial.

Les tâches sont :

• Assister le directeur dans toutes ses fonctions
• Assurer la gestion comptable en collaboration avec le cabinet Conseil (préparation, facturation, TVA, règlement…)
• Assister les commerciaux dans la réalisation des devis et réponse aux appels d’offre
• Assurer la préparation des paies et la gestion des intérimaires
• Assurer le suivi administratif de la formation du personnel
• Proposer des pistes d’amélioration
• Développer le portefeuille clients sur un secteur géographique
• Se faire connaître et référencer auprès de nouveaux clients
• Identifier les besoins émergents
• Proposer des solutions innovantes
• Assurer la veille technique et concurrentielle
• Assurer l'assistance technique aux clients et demande de SAV
• Tenir et mettre à jour la documentation technique (site internet, catalogue...)
• Encadrer et suivre les agents commerciaux si nécessaire
• Signaler au responsable tout dysfonctionnement ou anomalie
• Proposer des pistes d'amélioration

Les principales tâches de ce service sont de préparer et effectuer les relances des devis, préparer et envoyer les factures aux clients qui ontétabli une commande. Pour cela il faut réaliser un certain nombre de vérifications auparavant. Il faut regarder si le client paye directement à Vog médical ou s’il paye à facto France.

Il faut saisir les commandes, les devis des clients et relancer les paiements non effectués.

Les éléments comptables doivent être régulièrement envoyés à l’expert comptable.