Controle

. Définition

Le contrôle, c’est "l’ensemble des moyens qui permettent d’assurer la « cohésion » organisationnelle, en vue d’atteindre un niveau de performance « souhaitable ».

D’un point de vue étymologique, "contrôle" a pour origine "contre-rôle" ou registre tenu en double. (Petit robert).

Comme le souligne J. LE MAUX , "La langue française offre un double sens à la notion de « contrôler » : « Soumettre à une vérification » et « maîtriser, dominer. » Le contrôle reste alors un mot « contaminé » [Blin-Franchomme, 1998], marqué par cette superposition de sens."

Mockler défini le contrôle comme étant « un effort systématique vivant à établir des normes de rendement liées aux objectifs de la planification, à concevoir un système d’information rétroactif, à comparer les résultats obtenus avec les normes préétablies, à repérer tout écart éventuel, à en mesurer l’ampleur et à prendre les mesures nécessaire pour que l’on utilise toutes les ressources de l’organisation de manière la plus judicieuse et la plus rentable en vue de réaliser les objectifs généraux ».

1. Dimensions de la notion du contrôle

Le contrôle est une aptitude à diriger ou supprimer le changement. Elle a principalement trois dimensions :

* Une dimension informative : s'informer de l'état du système ou d'un élément du système pour vérifier s'il correspond à certains critères voulus

* Le contrôle "négatif" : empêcher de se produire les possibilités ne correspondant pas au but voulu, voire les méthodes voulues

* Le contrôle "positif" : favoriser, promouvoir les possibilités voulues

Le contrôle vise à réduire l'incertitude sur un système ou un élément d'un système. Il peut être une réaction à la peur ou à l'angoisse.

Facteurs de contingence intervenant dans la conception d’un système de contrôle

2. L’importance du contrôle

Planification

Contrôle

Direction

Organisation

Résultats

Relation avec les autres fonctions gestionnaires:

* La planification établit les objectifs poursuivis par l’organisation et détermine les actions à mettre en œuvre pour les atteindre, quant au contrôle, il permet aux gestionnaires de :

* savoir si les objectifs fixés et les plans sont réalisés,

* définir les actions futures à entreprendre.

* L’organisation permet d’établir les structures nécessaires à l’exécution des objectifs prévus. or les mécanismes de contrôle aident les gestionnaires à déterminer si la structure de l’organisation et la définition des tâches sont satisfaisantes, si la communication entre les unités et entre les individus est bonne, si le titulaire d’un poste a les aptitudes requises pour l’occuper, et si chacun contribue à réaliser les plans.

* La direction ou l’activation cherche à dynamiser les structures et à motiver les hommes. Elle est aussi reliée au contrôle, car il aide à déterminer si les employés ont l’autorité nécessaire pour prendre des décisions, s’ils ont une formation et une expérience convenable, et si le style de leadership exercé permet de réaliser la mission et les objectifs de l’organisation

II. Les étapes du contrôle :

1er étape

Etablir les critères

Et les normes de

rendement

4ème étape

Prendre les

Mesures de

redressement

2ème étape

Mesurer le

Rendement

obtenu

3ème étape

Analyser et

Communiquer les

Résultats obtenus

Le processus du contrôle

1. La détermination des normes et standards

Les normes et les standards se sont des éléments de mesure significative, relative ou non, utilisée pour apprécier les résultats obtenus, l’utilisation des ressources, l’état d’avancement des travaux ou le contexte externe

i. Les normes d’intrants :

• Définition : mesure des ressources utilisées pour produire des extrants afin de réaliser des effets ou impacts

• Utilisation : les intrants correspondent aux efforts investis, en termes de ressources12. Ils sont notamment utilisés pour mesurer l’efficience, soit le rapport entre les biens produits ou les services livrés (extrants) et les ressources utilisées. Dans les normes d’intrants on trouve cinq sous types :

a. Normes de ressources humaines

• Champ d’application : l'«ensemble de la main d’œuvre d’une entreprise ou d’un organisme14».

• Utilisation : les ressources humaines se mesurent en personnes et en temps, par exemple en équivalent temps complet (ETC) ou en heures personne. Elles correspondent aux efforts investis pour la production des extrants et des effets impacts. Des dimensions telles que l’expertise des compétences et la qualité de vie au travail correspondent à des indicateurs de qualité des ressources humaines.

b. Normes de ressources financières

• Champ d’application : les «moyens utilisés par l’entité pour financer l’acquisition de ses éléments d’actif». La Loi sur l’administration financière définit le cadre de gestion des ressources financières des ministères, des organismes et des entreprises du gouvernement.

• Utilisation : les ressources financières correspondent aux sommes dépensées pour la production des extrants et des effets-impacts.

c. Normes de ressources matérielles

• Champ d’application : les «richesses matérielles dont dispose l’entreprise16». Les ressources matérielles englobent notamment les matières premières, les matériaux, l’outillage et les biens consommés dans la production de nouveaux biens et services.

• Utilisation : les ressources matérielles correspondent aux immobilisations, bâtiments, véhicules, installations, biens mobiliers, fournitures de bureau et autres actifs physiques utilisés pour la production des extrants et des effets-impacts.

d. Normes de ressources informationnelles

• Champ d’application : les ressources utilisées «par une entreprise ou une organisation, dans le cadre de ses activités de traitement de l’information, pour mener à bien sa mission, pour la prise de décision ou encore pour la résolution de problèmes»

e. Normes de qualité des intrants

• Champ d’application : mesure des propriétés de l’ensemble des ressources, tangibles comme intangibles, que doit gérer l’organisation pour atteindre ses objectifs de qualité et, du même coup, satisfaire les besoins de sa clientèle19.

• Utilisation : cette dimension des intrants englobe les caractéristiques autant des ressources tangibles (infrastructures, équipements, matières premières) dont dispose l’organisation que des ressources intangibles qui se rapportent aux qualifications du personnel, à la qualité des informations disponibles et à la conformité entre le besoin perçu et le besoin réel des usagers20. Plus difficile à évaluer, la qualité des intrants intangibles peut être estimée par des mesures indirectes. Par exemple, l’ancienneté du personnel, le taux de roulement ou le degré de scolarité des effectifs sont des mesures indirectes des composantes du savoir organisationnel

ii. Les normes d’activités

• Définition : mesure quantitative ou qualitative permettant de porter un jugement sur l’état d’avancement des travaux et sur les étapes à franchir. Ces indicateurs portent sur les processus de transformation des intrants en extrants, les temps de production et la conformité des processus. Ils peuvent correspondre notamment à un calendrier de réalisation ou à une cadence de travail. Sous l’angle de l’efficience, des indicateurs d’efficience des activités peuvent également porter sur le nombre de biens ou de services produits par heure ou pour une autre unité de temps.

• Utilisation : les indicateurs d’activités permettent de cerner les progrès accomplis en attendant de connaître les résultats obtenus21. Situé à mi-chemin