Thème E2 Terminal Secrétariat

tant dans n’importe qu’elle entreprise. L’objectif est d’augmenter l’efficacité et la productivité des kinésithérapeutes en diminuant la fatigue et ce, dans les conditions de travail confortable.

Dans un 1er temps je vous décris l'anomalie que j'ai constatée dans l'entreprise. Dans un deuxième temps je vous expose mes propositions d’améliorations de l’organisation. Ensuite, dans un troisième temps la conclusion qui répond à la problématique ci-dessous :

Comment utiliser au mieux l'espace dont on dispose ?

Situation actuelle :

Le problème que j’ai constaté est que aucun documents n’est rengé et trié, car les armoires ne sont pas adapter pour un poste de travail. Deplus il n’y as pas asser de place pour ces documents. Vous pourrer trouver en Annexe n°1 deux photographies de l’état du rangement du bureau.

Les inconvénients :

Le temps perdus pour rechercher une ordonnance particulière met environ 10 à 15 minutes, c’est la durer qu’il ma fallu et c’est aussi la durée d’un massage de kinésithérapeutes. Les kinésithérapeutes sont obligés de rester plusieurs heures alors qu’ils avaient normalement fini leur journée de travail, pour s’occuper de leurs documents, trouver des ordonnances, des factures…

L’organisation du poste de travail est très importante, chaque élément du poste de travail doit être disposé au mieux, surtout sur du long terme, pour faciliter le travail de l’utilisateur mais aussi car elle peut parfois être source de fatigue nerveuse, physique ou visuelle. Elle influe favorablement sur le rendement du travail qui devient meilleur.

De plus, lorsqu’on rentre dans le cabinet les armoires sont très visibles car elles se trouvent en face de l’entrée, cela ne fait pas professionnel. L’aménagement des bureaux contribue à l’image de l’entreprise, à l’efficacité du travail et au confort du personnel. Un mobilier moderne et esthétique détermine la première impression du visiteur et l’image de l’entreprise en dépend.

Démarche, méthodes et sources utiliser :

Mobilier bureautique :

En premier lieu je pense qu’il faudrait remplacer ces armoires par une seule grande armoire à porte coulissante. Les portes coulissantes sont plus adapter lorsqu’on a un petit espace.

En second lieu, un caisson, que l’on peut placer en dessous du bureau, idéal pour les petits espaces. Mais on peut le placer aussi a coté du bureau et poser l’imprimante dessus, pour éviter un autre achat, d’un petit meuble pour imprimante, pour remplacer le petit éscabo qui sert à poser l’imprimante dessus.

Rangement :

Les divers documents et matériels doivent être disposés en tenant compte de la fréquence d’utilisation de chacun d’eux. Les objets utilisés ensemble doivent être groupés (enveloppes et papier à lettre, papier et imprimante…). La surface doit être dégagée de tout ce qui est inutile.

Au niveau du rangement et de l’organisation du classement des documents dans l’armoire on peut mettre tout en bas les fournitures ou objet les plus lourd dont on a souvent besoin car le plus lourd est placé au plus bas.

Le compartiment le plus haut peut servir aux boites a archives les plus récentes car on ne sen sert pas souvent mai l’on peut en avoir besoin. Les boites à archives les plus anciennes peuvent être rangées dans un des nombreux placards qu’as le cabinet.

Pour les compartiments du milieu, on peut y rangé les ordonnances et les radios des patients, les courriers, factures ou autres documents que l’on se sert tout les jours. Les objets et les documents utiles souvent doivent se trouver à portée de main et toujours à la même place.

Je propose de trié dans plusieurs gros classeur de couleurs différentes, ces documents utile tout les jours (par exemple : les classeurs rouge concerne seulement les ordonnances, les classeurs bleu concerne seulement les courriers…)

Pour les factures il est également possible de les rangées dans des gros classeurs avec des pochettes plastiques pour pouvoir les conserver en bonne état, ainsi que les courriers envoyés ou reçus.

Dans le caisson possibilité de rangé dans les deux premiers compartiments les fournitures de bureau car cela est utiles tout les jours. Dans le dernier compartiment, les feuilles de soin, les papiers à lettres…

Des bannettes à bureau peuvent être très utiles pour y mettre les documents que les kinésithérapeutes n’ont pas le temps de ranger sur le moment. Les kinésithérapeutes devront ensuite ranger les documents pour ne pas que sa débordent.

Budget :

Pour un réaménagement de ce type, le budget prévisionnel est de 1 000 € environ.

Pour l’armoire a porte coulissantes, il faut compter 700€ environ, pour le caisson de bureau 200€ environ.

Les gros classeurs sont à partir de 5 € en grande surface, et les intercalaires a partir de 2 €.

Les taxes ou frais de port ne sont pas compter dans les prix que j’ai indiqué.

Je proposerais de faire des demandes de devis auprès de plusieurs fournisseurs puis faire une comparaison. Vous pourrez trouver en Annexe n°2, un exemple de demande de devis ainsi que un tableau de comparaison en Annexe n°3.

Conclusion :

Dans les pages précédentes j’ai essayé d’améliorer l’espace « bureau », pour tenter d’éviter de faire perdre du temps aux kinésithérapeutes lorsqu’il n’y as pas de stagiaires.

Il est donc préférable de favoriser les meubles spécialement conçus pour les espaces de poste