Birame
Le tableau ci-dessous est celui que nous a donné Daboiko et qui est très pertinent si tu comptes utiliser un questionnaire et/ou des entretiens avec les responsables du système que tu veux diagnostiquer.
Tu trouveras aussi les questions qui sont pertinentes pour le sujet que tu as choisi. Dans le tableau, j’ai commencé à esquisser une série de questions qui me permettront de faire le diagnostic du processus de passation des marchés de l’isep-thiès.
Partie 3 : Outils de diagnostic
Le modèle utilisé ici sera un questionnaire adressé aux acteurs du processus de passation des marchés pour relever les points forts et les points faibles du processus. Pour ce faire, nous procéderons par étapes en de répondre aux questions QQOQCCP (pour « Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ? »).
Le sigle QQOQCCP est un sigle résumant une méthode empirique de questionnement. Toute démarche d'analyse implique en effet une phase préalable de « questionnement systématique et exhaustif » dont la qualité conditionne celle de l'analyse proprement dite, en vue de collecter les données nécessaires et suffisantes pour dresser l'état des lieux et rendre compte d'une situation, d'un problème, d'un processus.
Le questionnaire se déroulera en plusieurs étapes décrites dans le tableau suivant :
NB : Les réponses possibles sont : a) pas du tout d’accord, b) plutôt pas d’accord, c) d’accord, d) plutôt d’accord, e) tout à fait d’accord
N° | Phases | Questions | Acteurs |
1 | Organisation du processus | - Est-ce qu’il y a une personne responsable du processus ?
- Les objectifs de ce processus sont-ils définis ?
- Existe-t-il une procédure interne en matière de passation des marchés ?
- Le personnel sur place maitrise-t-il le processus de passation des marchés ?
- Le processus est-il bien organisé ?
- Les rôles et responsabilités sont-ils bien définis ?
- La gestion de ce processus est-elle efficace?
- La gestion de ce processus est-elle efficiente ?
- Existe-t-il des points à améliorer dans l’exécution de ce processus ?
| - Directeur de l’ISEP-Thiès
- Membres de la commission des marchés de l’ISEP-Thiès
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2 | Elaboration et lancement des dossiers d’appel d’offres | - Le ou les responsables de la réalisation de cette étape sont-ils identifiés dans l’organisation?
- Les objectifs de cette étape sont-ils édictés?
- Existe-t-il une procédure interne pour l’exécution de cette étape
- Cette étape constitue-t-elle une difficulté majeure dans l’exécution du processus ?
- Des retards sont-ils souvent constatés dans la réalisation de cette étape ?
- Des erreurs sont-ils souvent constatés dans la réalisation de cette étape ?
- La personne responsable a-t-elle les compétences nécessaires pour mener à bien cette étape ?
- Cette étape du processus est-elle exécutée en respect des règles et procédures en termes de passation des marchés ?
| - Membres de la cellule de passation des marchés ;
- Membres de la cellule de passation des marchés
- Agent Comptable Particulier (ACP)
- Fournisseurs ciblées
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3 | Ouverture des plis et/dépouillement des offres | - La ou les personnes responsables de la réalisation de cette étape sont-elles identifiées dans l’organisation?
- Les objectifs de cette étape sont-ils édictés?
- Les acteurs de cette étape sont-ils informés à temps de la réalisation de l’activité ?
- Tous les membres de la commission des marchés sont-ils impliqués dans la réalisation de cette activité ?
- Existe-t-il une procédure interne pour l’exécution de cette activité ?
- Cette étape constitue-t-elle une difficulté majeure dans l’exécution du processus ?
- Des retards sont-ils souvent constatés dans la réalisation de cette étape ?
- Des erreurs sont-ils souvent constatés dans la réalisation de cette étape ?
- La personne responsable a-t-elle les compétences nécessaires pour mener à bien cette étape ?
- Cette étape du processus est-elle exécutée en respect des règles et procédures en termes de passation des marchés ?
| - Membres de la cellule de passation des marchés ;
- Membres de la cellule de passation des marchés
- Agent Comptable Particulier (ACP)
- Fournisseurs ciblées
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4 | Attribution de marché et diffusion | - La ou les personnes responsables de la réalisation de cette étape sont-elles identifiées dans l’organisation?
- Les objectifs de cette étape sont-ils édictés?
- Les acteurs de cette étape sont-ils informés à temps de la réalisation de l’activité ?
- Tous les membres de la commission des marchés sont-ils impliqués dans la réalisation de cette activité ?
- Existe-t-il une procédure interne pour l’exécution de cette activité ?
- Cette étape constitue-t-elle une difficulté majeure dans l’exécution du processus ?
- Des retards sont-ils souvent constatés dans la réalisation de cette étape ?
- Des erreurs sont-ils souvent constatés dans la réalisation de cette étape ?
- La personne responsable a-t-elle les compétences nécessaires pour mener à bien cette étape ?
- Cette étape du processus est-elle exécutée en respect des règles et procédures en termes de passation des marchés ?
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5 | Contrat de marché | - La ou les personnes responsables de la réalisation de cette étape sont-elles identifiées dans l’organisation?
- Les objectifs de cette étape sont-ils édictés?
- Les acteurs de cette étape sont-ils informés à temps de la réalisation de l’activité ?
- Tous les membres de la commission des marchés sont-ils impliqués dans la réalisation de cette activité ?
- Existe-t-il une procédure interne pour l’exécution de cette activité ?
- Cette étape constitue-t-elle une difficulté majeure dans l’exécution du processus ?
- Des retards sont-ils souvent constatés dans la réalisation de cette étape ?
- Des erreurs sont-ils souvent constatés dans la réalisation de cette étape ?
- La personne responsable a-t-elle les compétences nécessaires pour mener à bien cette étape ?
- Cette étape du processus est-elle exécutée en respect des règles et procédures en termes de passation des marchés ?
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6 | Exécution et livraison | - La ou les personnes responsables de la réalisation de cette étape sont-elles identifiées dans l’organisation?
- Les objectifs de cette étape sont-ils édictés?
- Les acteurs de cette étape sont-ils informés à temps de la réalisation de l’activité ?
- Tous les membres de la commission des marchés sont-ils impliqués dans la réalisation de cette activité ?
- Existe-t-il une procédure interne pour l’exécution de cette activité ?
- Cette étape constitue-t-elle une difficulté majeure dans l’exécution du processus ?
- Des retards sont-ils souvent constatés dans la réalisation de cette étape ?
- Des erreurs sont-ils souvent constatés dans la réalisation de cette étape ?
- La personne responsable a-t-elle les compétences nécessaires pour mener à bien cette étape ?
- Cette étape du processus est-elle exécutée en respect des règles et procédures en termes de passation des marchés ?
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Après le questionnaire, il faut analyser les résulter et trouver les points forts et les points à améliorer.
Pa la suite, tu prépares un plan d’actions avec les recommandations pour améliorer le système que tu as diagnostiqué
