Management De La Communication

e analyse de la valeur de ces informations. Les ressources du projet sont uniquement dépensées pour communiquer l'information qui contribue à son succès, ou lorsqu’un manque de communication peut mener à l'échec. Cela ne signifie pas que les « mauvaises nouvelles » ne devraient pas être partagées ; l'intention est plutôt d'éviter d’embarrasser les parties prenantes avec des détails mineurs.

PLANIFICATION DES COMMUNICATIONS :

OUTILS ET TECHNIQUES

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Technologie de communication

Les méthodologies employées pour transférer les informations entre les parties prenantes du projet peuvent varier considérablement. Par exemple une équipe de management de projet peut inclure dans ses méthodes de communication des contacts allant de brèves conversations à des réunions prolongées, ou des supports allant de simples documents écrits à des fichiers.

PLANIFICATION DES COMMUNICATIONS :

DONNÉES DE SORTIE

Plan de management des communications: ce plan de management des communications stipule :

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• besoins en communication des parties prenantes, les

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• l'information à communiquer, y compris le format, le contenu et le niveau de détail,

• personne chargée de communiquer l'information, la • personne ou les groupes qui recevront l'information, la • méthodes ou les technologies utilisées pour transmettre l'information, les telles que les mémorandums, le courrier électronique et les communiqués de presse,

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• fréquence de communication, par exemple hebdomadaire. la

•le processus d'escalade qui définit les délais et la ligne hiérarchique (noms des personnes) à suivre pour faire remonter les problèmes majeurs qui ne peuvent pas être résolus à un niveau inférieur, • méthode employée pour mettre à jour et affiner le plan de management la des communications à mesure que le projet progresse et se développe, • glossaire définissant une terminologie commune. le

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II- DIFFUSION DE L’INFORMATION:

Mettre l'information à la disposition des parties prenantes du projet en temps voulu.

Plan de management des communications

Cette diffusion inclut

Réponse aux demandes inattendues d’information

1- SES COMPOSANTES:

Données d’entrée :

Outils & Techniques:

• Compétences en communication • Système de collecte et de récupération des informations • Méthodes de diffusion de l’information • Processus des leçons apprises

Données de sortie: • Actif organisationnel (mises à jour) • Modifications demandées

• Plan de management des communications

A- DONNÉES D’ENTRÉE:

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Plan de management des communications :

Ce sont les données de sorties de la planification des communications

B- OUTILS & TECHNIQUES:

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Compétences en communication: Elles font partie des compétences générales en management et sont employées pour échanger l'information.

Les compétences générales en management font en sorte que les bonnes personnes obtiennent l'information correcte au bon moment, selon les critères définis dans le plan de management des communications. Dans le processus de communication, l’émetteur doit: -rendre l'information claire et complète de sorte que le récepteur puisse la recevoir correctement

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- s’assurer qu'elle est bien comprise.

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Le récepteur quant à lui doit:

- s’assurer que l'information reçue est complète

- qu’il l'a bien comprise.

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La communication a de multiples dimensions :

écrite et oral, écoute, discours, interne (au sein du projet) et externe (client, médias, public), formelle (rapports, compte-rendu) et informelle (mémos, conversations ad hoc), verticale (voies hiérarchiques de l’organisation) et horizontale (entre pairs)

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Systèmes de collecte et de récupération des informations: L'information peut être collectée et récupérée par divers médias comprenant:

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-les systèmes de classement manuels -les bases de données électroniques -les logiciels de gestion de projet

-les systèmes qui permettent d'accéder à la documentation technique

(les dessins d'ingénierie, les spécifications de conception et les plan

de tests)

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Méthodes de diffusion de l’information:

La diffusion de l'information consiste dans la collecte, le partage et la diffusion de l'information aux parties prenantes du projet en temps prévu au long du cycle de vie de projet. L'information du projet peut être diffusée en utilisant diverses méthodes, entre autres :

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les réunions de projet, la diffusion de documents papier, les systèmes de classement manuels et l'accès partagé à des bases de données électroniques,

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les outils électroniques de communication et de conférence, tels que le courrier électronique, la télécopie, la messagerie vocale, le téléphone, publication par Internet…

les outils électroniques de management de projet, tels que les aides à la gestion des échéanciers sur Internet et les logiciels de gestion de projet, les logiciels de réunion et de bureau virtuel….

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Processus des leçons apprises:

Permettent l'identification des réussites et des échecs du projet, et inclut les recommandations pour améliorer la performance future des projets.

Au cours du cycle de vie du projet, l'équipe de projet et les parties prenantes majeures identifient les leçons apprises qui concernent les aspects techniques, de management et de processus du projet.

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Les leçons apprises sont compilées, formalisées et stockées pendant la durée du projet. Elles peuvent porter sur des processus solides relatifs à la technique ou au développement de produit comme elle peut âtre dirigée sur les processus qui ont facilité ou gêné la performance du travail.

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C-DONNEES DE SORTIE:

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Actif organisationnel (mises à jour): Documentation des leçons apprises: comprend les causes des problèmes majeurs, le raisonnement à l'appui de l'action corrective choisie, diffusion de l’information… Enregistrements du projet : contiennent la correspondance, les mémos et les documents décrivant le projet. Ces informations doivent, être conservées de manière organisée. Les membres de l'équipe de projet peuvent également conserver les enregistrements dans un « livre de bord ». Rapports de projet (formels et informels) détaillent l'état du projet et incluent les leçons apprises, les registres des problèmes, les rapports de clôture du projet et les données de sortie des autres domaines de connaissance.

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

Présentations du projet: L'équipe de projet fournit les informations de manière formelle ou informelle à toutes les parties prenantes du projet. Ces informations correspondent aux