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Procédure de « Création / modification des données fournisseurs »

Chronologie : Procédure de « Création / modification des données fournisseurs ». Rechercher de 53 000+ Dissertation Gratuites et Mémoires

Par   •  30 Novembre 2017  •  Chronologie  •  2 221 Mots (9 Pages)  •  1 077 Vues

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  1. Procédure de « Création / modification des données fournisseurs »

Etape

Description de l’étape

Acteurs

Délai

1

Renseignement du formulaire de création du nouveau fournisseur / modification des données fournisseurs

  • Le Responsable du Département Achats, pour tout nouveau fournisseur prospect :
  • Prend attache avec le prospect
  • Constitue un dossier fournisseur avec l’ensemble des pièces nécessaires
  • Récupère le formulaire de création renseigné par le fournisseur joint aux pièces requises
  • Communique le dossier complet à l’Accounting  Manager
  • Responsable du Département Achats
  • A l’identification d’un nouveau fournisseur potentiel

2

Validation du formulaire de création / modification des données fournisseurs

  • L’Accounting Manager :
  • Etudie le dossier
  • Vérifie et valide (signature) le formulaire de création d’un nouveau fournisseur (pour les dossiers favorable)
  • Communique une copie du formulaire signé à la comptabilité fournisseur
  • Accounting Manager
  • J date de  réception du dossier fournisseur

3

Création / modification des données fournisseurs

  • La Comptabilité fournisseurs :
  • Procède à la saisie des données du nouveau fournisseur sur SAP

Et / Ou

  • Procède à la modification des données fournisseurs
  • Envoi un mail à l’Accounting Manager notifiant la création / modification du compte fournisseur en copie au Département Achats

Note : Accès au module de création / modification de données fournisseurs sur SAP limité à la comptabilité fournisseurs

  • Comptabilité fournisseurs
  • J date de réception du formulaire de création d’un compte fournisseur

4

Evaluation des fournisseurs importants

  • Le Responsable du Département Achats lance le processus d’évaluation des fournisseurs les plus importants :  
  • Renseigne les fiches de notation
  • Analyse les résultats des évaluations
  • Elabore une synthèse des évaluations et y notifie la note final / action à entreprendre envers les fournisseurs
  • Note A : Bon
  • Note B : Moyen
  • Note C : A surveiller
  • A bloquer : les fournisseurs avec lesquels SOCIÉTÉ X ne souhaite plus réaliser des transactions
  • Communique la liste des fournisseurs à bloquer aux personnes concernées (Principalement à la comptabilité fournisseur pour blocage dans SAP)
  • Procède à l’archivage du dossier complet d’évaluation des fournisseurs ayant fait l’objet d’une évaluation
  • Responsable du Département Achats
  • Décembre année n-1

  • La Comptabilité fournisseurs :
  • Met à jour la base de données fournisseurs black listés sur la base des décisions reprises dans la synthèse et des différents échanges entre le Département achats et la Direction Financière.

Note : Accès au module de création / modification de données fournisseurs sur SAP limité à la comptabilité fournisseurs

  • Comptabilité fournisseurs
  • J +2 date de réception de la synthèse d’évaluation des fournisseurs

5

Tenue de la base des données fournisseurs

  • Le CFO :
  • Edite un état mensuel des modifications / créations / suppressions des données fournisseurs
  • Le rapproche par échantillonnage, aux  formulaires de modification / création / suppression de données fournisseurs validé par le Accounting Manager et à la synthèse annuel des évaluations des fournisseurs
  • Investigue les écarts éventuels
  • Communique les écarts aux personnes concernées pour correction / apurement

  • CFO
  • Début de chaque mois
  1. Procédure de « Gestion des demandes et des commandes d’achats »

Etape

Description de l’étape

Acteurs

Délai

1

Etablissement des demandes d’achats

  • La personne habilitée du service demandeur :
  • Enregistre la demande d’achat sur SAP
  • La notifie via SAP (Mail d’alerte) à la personne habilitée pour validation
  • Personne habilitée du service demandeur
  • J identification du besoin  
  • La personne habilitée pour validation revoit et valide la demande d’achat dans SAP.
  • Personne habilitée pour validation de la demande d’achat
  • J réception de la notification de validation de la demande d’achat

2

Consultation et choix des fournisseurs

  • A la réception de l’alerte système (demande d’achat validée sur SAP), l’acheteur du Département Achats :
  • Identifie les fournisseurs potentiels en fonction de la nature de l’achat (Y compris les fournisseurs non référencés dans SAP)
  • Procède au lancement des demandes de devis auprès de ces fournisseurs
  • Centralise les offres reçues et les dossiers d’achat associés
  • Etablit un tableau comparatif des offres reçues
  • Pour tout nouveau fournisseur, il lui transmet le formulaire de création à renseigner par ses soins
  • Communique l’ensemble de ces éléments (tableau comparatif, offres techniques et la demande de création du nouveau fournisseur) au Responsable du Département Achats
  • Acheteurs du département Achat
  • J réception de la demande d’achat validée
  • Le Responsable du Département Achats conjointement avec le Directeur d’Exploitation de l’activité AT concernée :
  • Analyse le tableau comparatif
  • Procède à la sélection du fournisseur répondant au mieux au besoin du Département demandeur et présentant le meilleur rapport qualité / prix
  • Formalise le choix du fournisseur sur le dossier

Note : Pour les étapes afférentes à la création d’un nouveau fournisseur, se référer au sous processus « Création / modification des données fournisseurs »

  • Responsable du département Achats / Directeur d’exploitation de l’activité AT concernée
  • J identification des fournisseurs potentiels

3

Organisation de la commande

  • L’acheteur, à la validation du choix de fournisseur final et sa création sur SAP (si lieu)
  • Convertit sur SAP, la demande d’achat en commande

Note : Transformation automatique de la demande d’achat en bon de commande.

  • Investigue les éventuelles anomalies
  • Notifie le bon de commande via SAP (Mail d’alerte)  aux personnes habilitées pour validation (conformément au barème de validation)

Note : Déclenchement automatique sur SAP du processus de validation du bon de Commande en cas de modifications.

  • Acheteur  
  • J+1 création du compte fournisseur

  • A la réception de la notification SAP, la personne habilitée procède à la validation du bon de commande dans SAP  conformément au barème en place.

Note : Pour l’achat des MP, les commandes sont établies sur la base des contrats SAP (notifiant les quantités/ références des produits et les prix associés).

  • Personne habilitée en fonction du seuil autorisé
  • J date de réception de la notification de validation du BC

  • L’acheteur édite le bon de commande SAP validé et le communique au Responsable du Département Achats pour signature.  
  • L’acheteur  
  • J réception du BC validé par les personnes habilitées

  • Le responsable du Département Achats :
  • Signe le bon de commande  en deux exemplaires
  • Communique :
  • L’original au fournisseur
  • Conserve une copie pour archivage dans le dossier
  • Responsable du département Achats
  • A la réception du bon de commande validé

4

Suivi de la commande

  • L’acheteur :
  • Edite un état mensuel des commandes en attente de livraison
  • Relance les fournisseurs
  • Investigue les retards de livraison
  • L’acheteur
  • Début de chaque mois

5

Réception des biens

  • Le magasinier s’assure de la conformité des biens réceptionnés par rapport au bien commandé. S’il ne peut pas procéder au contrôle qualitatif, ce dernier est fait par le demandeur. Il saisit ensuite les quantités réceptionnées sur SAP

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