Fiche

r les différents processus à auditer en fonction de leur importance et de leur maturité dans l’entreprise. Il faut prendre connaissance de la documentation et des résultats des audits antérieurs pour adapter l’audit aux besoins actuels. Enfin les auditeurs doivent être affectés, et chaque étape doit avoir un temps alloué.

L’audit se déroule en plusieurs étapes. D’abord une réunion d’ouverture est organisée pour présenter les différents acteurs, les objectifs et le plan d’audit. Ensuite, les auditeurs mènent des entretiens sur le terrain. Ces entretiens doivent balayer tout le champ d’audit mais aussi approfondir certains domaines. Afin d’exploiter les donnés récoltées, l’auditeur doit se faire expliquer les processus pour bien les intégrer. Il doit aussi comprendre les indicateurs, leur fonctionnement et l’exploitation qui en est faite. Toute procédure doit être documentée et l’auditeur doit comparer cette documentation avec ses constats pour vérifier la maîtrise du processus. Lors de l’entretien, l’auditeur doit prendre des notes personnelles qui vont lui faciliter la restitution de l’audit. Avant la fin de l’entretien, il doit s’assurer d’avoir toutes les informations pour établir des constats. Une fois les entretiens terminés, tous les auditeurs doivent faire une réunion de synthèse pour présenter leurs constatations et définir les points sensibles. A la fin de l’audit, une réunion de clôture doit être organisée afin de présenter les résultats, les points sensibles et les écarts constatés. Un rapport d’audit qui reprend ces points pourra alors être rédigé. Il va situer les constatations par rapport aux critères de l’audit prédéfini.

Le « scoring »

L’audit qualité est un exercice fondamental pour évaluer la performance des processus mais étant qualitatif, il est parfois insuffisant et il est nécessaire de quantifier certaines données. L’audit quantitatif est appelé le « scoring ».

Pour effectuer le « scoring » il faut poser des objectifs réalistes. Ensuite, classer les domaines qui seront audités et leur attribuer des critères d’évaluation avec une formulation précise. Chaque critère aura un coefficient en fonction de son importance. Après analyse des critères, des notes leur seront attribuées. Chaque note représente un nombre de points qui sera multiplié par le coefficient des critères. Cela permet de quantifier des constatations qualitatives. Ce processus n’étant pas facile, les auditeurs doivent être bien formés pour assurer que les résultats soient un reflet de la réalité.

Le « scoring » ne doit pas être limité à l’attribution de notes, qui peuvent être mal interprétées. Ces dernières doivent être accompagnées d‘explications. La méthode de « scoring » doit être revisitée à chaque audit pour assurer qu’elle corresponde à la situation réelle et actuelle de l’entreprise.

Les acteurs de l’audit qualité