Mettre En Place Un Erp Avec Succes

et leurs méthodes : surtout aller dans le détail des écrans et des paramètres souhaités, approfondir tous les cas atypiques, tous les problèmes qui dérogent à la procédure nominale. Prendre des exemples des différents types de commande, de bilans, de documents de sortie… afin d’être sûrs.

Analyser le type de gestion souhaité selon les produits et articles : sur stock ou à la commande, en nombre ou à l’unité… Il est important de ne pas se tromper sur ce point car c’est toute la logique de l’exploitation par le logiciel qui en dépend.

3- Récapitulez le tout dans un cahier des charges précis, poste par poste.

Ce travail est à faire indépendamment de l’installateur du progiciel. Le consultant sus-nommé vous aidera à la réaliser si vous connaissez encore mal les ERP.

4- Le cahier des charges précédent vous permettra un dialogue clair et sans erreur avec l’installateur du progiciel, pour son choix puis pour son paramétrage.

5- Une fois le logiciel paramétré, validez-le, poste par poste, par rapport au cahier des charges précédent, en associant les personnels intéressés.

6- Profitez de la validation pour préparer une fiche méthode pour chaque poste expliquant clairement comment procéder pour les opérations courantes (faire court). Détailler aussi les opérations rares et les cas de problème (vous pourrez ensuite enrichir ces guides). Faire simple, avec des photos d’écran.

Ces fiches, que vous tiendrez à jour, vous faciliteront ensuite fortement les formations et l’apprentissage initial des personnels. Vous éviterez le « mouvement brownien » habituel lors de la mise en service de ces logiciels.

7- Organisez soigneusement la mise en place, en anticipant les problèmes : installation des postes informatiques, information, formations, mise en place de la Hot-line…

8- Suivez attentivement et accompagnez les personnels : bon fonctionnement de la hot-line, réponses aux questions, ajustements du paramétrage du progiciel, amélioration des guides, compléments de formation…

Une telle mise en place introduit une profonde mutation du fonctionnement. Il faut que les habitudes se reprennent, que les personnels se réapproprient les nouvelles méthodes… Le paramétrage du progiciel est également généralement à finaliser. Un bon accompagnement initial est donc clef pour un bon usage final.

Les signes de la réussite ?

Ainsi, préparé par des spécifications précises prenant en compte les diverses particularités, validé avant implantation, associé à un effort de méthode et attentivement suivi lors de sa mise en place, un ERP peut être mis en service rapidement, en évitant les désordres habituels.

Ces mesures peuvent sembler importantes, mais quand on les rapporte au coût du progiciel et à son rôle central dans l’entreprise, il ne faut pas hésiter à les prendre. Même si elles prennent du temps et demandent éventuellement un petit investissement supplémentaire, elles seront rentabilisées au centuple par la suite si elles évitent d’avoir à utiliser un logiciel mal adapté.

Le signe de la réussite ? Un progiciel qui permet un fonctionnement nettement amélioré et qui entre en service rapidement et sans drames.

ERP: Implémentation et facteur de succés

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1.Introduction

Les progiciels ERP, acronyme pour "Enterprise Resource Planning systems", connaissent un véritable succès auprès des organisations (privée ou publique) de toute taille et domaine d’activité. Le choix de l’implantation d’un ERP est motivé par : le remplacement des systèmes propriétaires fonctionnels; la simplification et la standardisation des systèmes; l’amélioration des interactions et de la communication avec fournisseurs, clients et d’autre partenaire d’affaires; l’acquisition d’un avantage stratégique; le lien avec les activités globales (Mabert & al., 2000). L’ERP remet en cause la conception d’une organisation fondée sur la spécialisation fonctionnelle. L’organisation devient transversale, elle n’est plus découpée par grandes fonctions mais par des macroprocessus qui traversent les principales fonctions de l’entreprise (Davenport &Short, 1990; El Amrani 2004).

L’étude empirique que nous avons réalisée auprès d’une population d’entreprises roumaines nous a permis de considérer parmi les déterminants de la réussite de l’implantation d’un ERP (Dumitru, 2007): l’implication du management, l’inclusion des promoteurs du projet dans le système décisionnel, la définition exacte des critères d’accéptance, la motivation des acteurs impliqués dans le projet, la définition claires et précise des latitudes décisionnelles, la formation des utilisateurs, la qualité du centre de compétence, l’approche processus et qualité totale, l’intégration de la dimension spatio-temporelle, la conduite du changement, la réalisation rigoureuse de l’étape d’analyse fonctionnelle, le choix d’une solution ERP et le management des risques.

A la base de ces déterminantes de la réussite de l’implantation on peut constituer un modèle d’analyse des facteurs clés du succès (FCS) de l’implantation de l’ERP.

2. Concepts et principes de base

Le concept ERP (Entreprise Ressources Planning) désigne un progiciel comprenant divers modules qui utilisent un référentiel unique (une base de données unique) et qui assure la cohérence organisationnelle entre les fonctions de l’organisation et les niveaux de gestion. Pérotin (2002) définit l’ ERP comme un logiciel de gestion intégré regroupant un ensemble d’applications informatiques paramétrables et modulaires, qui visent à fédérer et optimiser les processus de gestion de l’entreprise en proposant un référentiel unique et cohérent et en s’appuyant sur des règles de gestion standard. Les dernières années, les ERP intègrent aussi les processus inter-organisationnel (management des relations client, management des relations fournisseurs) ainsi que les processus de business intelligence (BI) et de gestion des connaissances (KM).

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L’approche processus, est l’un des principes de management de la qualité identifiés dans la norme ISO 9000:2000. Cette norme définit le processus l’ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie. Le management par les processus consiste à rompre avec l'approche verticale traditionnelle pour adopter une vision transversale de l'entreprise, par un alignement coordonné et un pilotage des différentes activités créatrices de valeur pour le client, ce dernier étant de plus en plus exigeant.

L'intégration implique l'existence d'une base de données unique partagée par toutes les composants de l’ERP (gestion comptable et financière, gestion des ressources humaines, gestions des achats, …). Par l’intégration on assure que les données sont enregistrées qu'une seule fois tout en prenant compte, dés le début, de tous les traitements possibles à chaque étape du processus de la gestion. Les potentialités des technologies d’informations et de communications (TIC) ouvre la perspective d’intégration de l’information qui vise les données structurées et les données non structurées (le contenu).

3. Les facteurs clés du succès de l’implantation de l’ERP

Les recherches relatives aux FCS de la mise en place d'un ERP relèvent l’importance de cinq dimensions sur lesquelles on analyse les facteurs clés du succès de l’implantation d’un ERP.

La dimension structure fait référence à l’organisation et au fonctionnement du centre de compétence constitué des membres de l’équipe projet ERP. Un centre de compétence apporte une réelle valeur ajoutée sur des projets dont la durée de vie est longue et qui seront amenés à évoluer fortement dans le temps. La mise en place d’un centre de compétence doit s’accompagner de la définition d’un contrat de services et d’indicateurs de performance.

La dimension stratégique fait référence à l’importance de la vision organisationnelle cible (El Amrani, 2003). Dans le cadre d’un projet d’implantation d’un ERP, la définition d’une vision organisationnelle cible consiste à tracer clairement les grandes lignes de l’organisation future et la direction que doivent emprunter les acteurs du projet pour l’atteindre.

La dimension Business processs fait référence à la réingénierie des processus d'affaires. Il faut décider d'un changement des processus comme préalable de l’implantation de l’ERP. La mise en place d’ERP