Etape | Description de l’étape | Acteurs | Délai |
1 | Etablissement des demandes d’achats |
- La personne habilitée du service demandeur :
- Enregistre la demande d’achat sur SAP
- La notifie via SAP (Mail d’alerte) à la personne habilitée pour validation
| - Personne habilitée du service demandeur
| - J identification du besoin
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- La personne habilitée pour validation revoit et valide la demande d’achat dans SAP.
| - Personne habilitée pour validation de la demande d’achat
| - J réception de la notification de validation de la demande d’achat
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2 | Consultation et choix des fournisseurs |
- A la réception de l’alerte système (demande d’achat validée sur SAP), l’acheteur du Département Achats :
- Identifie les fournisseurs potentiels en fonction de la nature de l’achat (Y compris les fournisseurs non référencés dans SAP)
- Procède au lancement des demandes de devis auprès de ces fournisseurs
- Centralise les offres reçues et les dossiers d’achat associés
- Etablit un tableau comparatif des offres reçues
- Pour tout nouveau fournisseur, il lui transmet le formulaire de création à renseigner par ses soins
- Communique l’ensemble de ces éléments (tableau comparatif, offres techniques et la demande de création du nouveau fournisseur) au Responsable du Département Achats
| - Acheteurs du département Achat
| - J réception de la demande d’achat validée
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- Le Responsable du Département Achats conjointement avec le Directeur d’Exploitation de l’activité AT concernée :
- Analyse le tableau comparatif
- Procède à la sélection du fournisseur répondant au mieux au besoin du Département demandeur et présentant le meilleur rapport qualité / prix
- Formalise le choix du fournisseur sur le dossier
Note : Pour les étapes afférentes à la création d’un nouveau fournisseur, se référer au sous processus « Création / modification des données fournisseurs » | - Responsable du département Achats / Directeur d’exploitation de l’activité AT concernée
| - J identification des fournisseurs potentiels
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3 | Organisation de la commande |
- L’acheteur, à la validation du choix de fournisseur final et sa création sur SAP (si lieu)
- Convertit sur SAP, la demande d’achat en commande
Note : Transformation automatique de la demande d’achat en bon de commande. - Investigue les éventuelles anomalies
- Notifie le bon de commande via SAP (Mail d’alerte) aux personnes habilitées pour validation (conformément au barème de validation)
Note : Déclenchement automatique sur SAP du processus de validation du bon de Commande en cas de modifications. | | - J+1 création du compte fournisseur
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| - A la réception de la notification SAP, la personne habilitée procède à la validation du bon de commande dans SAP conformément au barème en place.
Note : Pour l’achat des MP, les commandes sont établies sur la base des contrats SAP (notifiant les quantités/ références des produits et les prix associés). | - Personne habilitée en fonction du seuil autorisé
| - J date de réception de la notification de validation du BC
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| - L’acheteur édite le bon de commande SAP validé et le communique au Responsable du Département Achats pour signature.
| | - J réception du BC validé par les personnes habilitées
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| - Le responsable du Département Achats :
- Signe le bon de commande en deux exemplaires
- Communique :
- L’original au fournisseur
- Conserve une copie pour archivage dans le dossier
| - Responsable du département Achats
| - A la réception du bon de commande validé
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4 | Suivi de la commande |
| - Edite un état mensuel des commandes en attente de livraison
- Relance les fournisseurs
- Investigue les retards de livraison
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5 | Réception des biens |
| - Le magasinier s’assure de la conformité des biens réceptionnés par rapport au bien commandé. S’il ne peut pas procéder au contrôle qualitatif, ce dernier est fait par le demandeur. Il saisit ensuite les quantités réceptionnées sur SAP
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