La rédaction d'un cahier des charges

FICHES DE COURS : La rédaction d'un cahier des charges

1. Cahier des charges, contextes et usages

Qu'est-ce qu'un cahier des charges ?

Le cahier des charges est un document qui détaille les fonctionnalités attendues en plus de formaliser le cadre définitif du projet et c’est un document contractuel.
Il sert de référence à toutes les parties prenantes.

Sa rédaction  :

• le cadrage (a pour objectif de définir l'ouvrage à mettre en œuvre.)
• le besoin initial
• la solution

Etablir le cahier de charge : Point méthodologique

• Entretiens: sollicitez l'expert pour qu'il vous détaille ce que votre projet requiert. Il pourra ensuite vous transmettre tout document utile (ex. : la charte graphique).
• Ateliers avec les parties prenantes : réunissez les parties prenantes concernées pour travailler en commun sur l'organisation de la page.

la description d'une partie de votre solution (ex. : la fiche produit d'un site) croise plusieurs objectifs ?

• Contribution d’un expert : certaines parties du cahier des charges sont trop expertes pour être à la main du chef de projet. Ce dernier coordonne alors l'intégration d'éléments externes au document (ex. : spécifications techniques, cahier des charges dédié au CRM, etc.).

La diffusion du cahier des charge :

Le chef de projet doit veiller à bien diffuser le cahier des charges aux différentes parties prenantes.

Les bonnes pratiques :

• Communiquer individuellement à chacun ce qu'on attend de lui.
• En cas de mise à jour, mettre en évidence ce qui a changé par rapport à la version précédente.
• Présenter aux acteurs principaux les parties les concernant afin d'assurer une bonne compréhension des attendus.

1. Rédaction d'un cahier des charges

Contexte

• Expliquer la genèse du projet, le besoin/constat/événement qui est à l'origine de la solution proposée.

• Désigner qui était le porteur initial (service interne, client).

(Si vous êtes une entreprise prestataire de type agence, il est pertinent de présenter l'entreprise commanditaire (date de création, activité, axes de développement)).

• Avoir tous les éléments internes (réorganisation, contexte stratégique, fusion, etc.) et externes (concurrence, décisions politiques, etc.) qui ont eu un rôle dans la mise en œuvre du projet.

Enjeux

Décrivez les enjeux du projet, en les positionnant par rapport aux objectifs stratégiques. D'un point de vue macro, citez les gains que la solution peut apporter.

Exemples :

• Améliorer l'image de marque.
• Contribuer au développement de l'entreprise à l'international.

Vous pouvez encore approfondir ce point en formulant les hypothèses au cœur de la solution que vous apportez.

Exemples :

• Améliorer l'image de marque en proposant une application mobile présentant les projets solidaires sponsorisés par l'entreprise.
• Contribuer au développement de l'entreprise à l'international en proposant la déclinaison du site e-commerce en anglais et espagnol.

Préciser les principaux objectifs, les bénéfices attendus et les principaux bénéfices pour les clients.

Il est parfois intéressant d'évoquer le « risque à ne pas faire ». Il peut être un argument de poids à l'origine de la concrétisation d'un projet.

Exemples :

• En cas de risque de sanctions réglementaires.
• En cas de l'arrivée prochaine d'un concurrent de poids sur le marché.

Objectifs et gains attendus

Aux enjeux macro répondent les objectifs concrets du projet. Il s'agit ici de noter les objectifs à atteindre, les bénéfices et la valeur ajoutée pour les utilisateurs, gains et/ou économies escomptés (quantitatifs et qualitatifs).

En guise de barème pour évaluer la réussite de votre projet, vous parlerez d'indicateurs. De la manière la plus concrète, factuelle et objective possible, vous pourrez mesurer la portée du projet et de la solution choisie.

Vous appliquerez également des « indicateurs de projet » pour évaluer l'efficacité de votre pilotage pendant et après la phase de réalisation :

• Utilisation des ressources (en %),
• Tâches réalisées vs tâches planifiées,
• Jalons,
• Écart date de fin initiale vs date de fin finale,
• Avancement en délai (%),
• Nombre de tâches terminées par rapport au nombre de tâches prévues.

Vous appliquerez aussi des « indicateurs de performance » (les fameux KPI - Key Performance Indicator) qui indiqueront l'atteinte des objectifs de la solution.

En voici une liste non exhaustive :

• Nombre de nouveaux clients,
• Taux de résiliation,
• Taux de retard de service,
• Délai de réponse,
• Temps passé sur le site,
• Taux de satisfaction,
• Nombre de vente.

ROI

Le calcul du retour sur investissement (ou ROI – Return On Investment) est la manière la plus fine de calculer la rentabilité du projet.

Dans le cahier des charges, vous en présenterez un récapitulatif succinct avec les chiffres clés.

Rappel de l'existant impacté

Le cas échéant, décrire l'existant s'il est impacté par la solution proposée. Cette étape permet de pouvoir garder en mémoire la situation initiale de l'outil/du produit. Au besoin, les acteurs peuvent également se prêter au jeu de l'avant/après.

Conseil

Vous pouvez agrémenter cette partie de captures d'écran de l'existant. La démarche s'en retrouve simplifiée et est souvent plus parlante et attractive pour les lecteurs du document.

Synthèse du périmètre du projet

Dans cette partie, sans rentrer dans le détail des fonctionnalités, vous décrirez succinctement votre solution.

Vous listerez également ses impacts sur les métiers, utilisateurs/clients et produits.

Vous citerez les autres outils en adhérence avec la solution (CRM, Intranet, etc.).

Il est aussi important d'envisager et d'inscrire ce qui n'entre PAS dans le périmètre du projet (ex. : version mobile du site, tel service complémentaire, etc.). On parle alors de « hors périmètre ». À ressortir si l'un de ces sujets survient en cours de réalisation.