Fiche E6 Veti chaleur

de voyages partenaire, * Négociation de conditions et réservation de transports, d’hôtels, de loisirs, * Réalisation du programme du congrès, * Suivi du budget. Evaluation : * Préparation de l’enquête qui permettra de connaître le degré de satisfaction des participants, * Proposition d’amélioration de la procédure pour le prochain congrès. |

MOYENS MIS EN ŒUVRE |

* Réunions avec la directrice commerciale pour la collecte des besoins et des contraintes, * Agenda électronique pour la planification des tâches et des contacts, * Intranet pour la recherche des procédures applicables à la gestion des réservations, * Internet pour la recherche d’activités de loisirs envisageables, * Téléphone et mails (pour les contacts avec les participants et l’agence de voyages), * Tableur (élaboration et suivi du budget) : fonction cible pour le calcul du prix de la chambre d’hôtel à ne pas dépasser, * Base de données des concessionnaires disponible dans le SI, * Logiciel de conception et dépouillement d’enquête, * Suite bureautique |

RESULTATS OBTENUS |

J’ai respecté les contraintes qui m’étaient fixées et j’ai réussi à ne pas dépasser le budget octroyé à cet événement, permettant même, grâce à la négociation d’une remise sur le prix des chambres, une économie de 10 % sur les prévisions pour ce poste. Mon stage s’est achevé avant que le congrès n’ait lieu. Je suis cependant resté(e) en contact avec la société YYY et j’ai pu savoir que les trois journées de travail se sont déroulées dans de bonnes conditions car ma tutrice a utilisé le questionnaire que j’avais réalisé et l’a dépouillé. 60 % des participants ont formulé des critiques portant sur l’acoustique de la salle de conférence mais il s’agit du seul point négatif : 92 %. des congressistes ont apprécié l’hôtel et les loisirs que nous avions prévus.A l’issue de mon stage, j’ai laissé à ma tutrice une procédure pour l’organisation des congrès annuels de concessionnaires qui a été rajoutée au portefeuille des procédures de l’entreprise, accessible par Intranet. Elle pourra servir aux personnes qui auront en charge d’organiser le congrès 2010 qui se déroulera à Copenhague. |