Memoire

tion d’IR, déclaration ISF, organisation de la comptabilité générale et de la comptabilité analytique, assistance à l’informatisation du service, assistance aux contrôles fiscaux, gestion de la paie, fonctions RH.

- Analyse financière : analyse financière des comptes annuels, mettre en place et suivis des budgets et des tableaux de bords, contrôle de gestion, choix et recherche de financement, établissement de budgets prévisionnels, assistance auprès d’établissements financiers.

- Assistance, conseils : évaluation des entreprises, évaluation du contrôle interne et des procédures informatiques, conseil pour l’optimisation fiscale, conseil dans la transmission d’entreprise, conseils fiscaux adaptés à vos besoins, assistance aux entreprises en difficultés, assistance en matière contentieuse.

B. Système d’information comptable

L’accueil reçoit les documents comptables des clients par courrier, l’hôtesse trie en fonction des destinataires et des différentes sociétés hébergées au sein du même immeuble. Mme Victoria PEYRE, assistante de direction, distribue les documents aux personnes responsables des dossiers. Ces dernières peuvent les réaffecter aux collaborateurs en charge de la saisie, du classement, etc…

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C. Organisation informatique

Le cabinet utilise le progiciel « sage COALA » en réseau. Cela signifie que l’ensemble des dossiers du cabinet est intégré ce qui permet aux différents collaborateurs responsables des dossiers d’Expertise Comptable, de les consulter selon leur convenance. De plus, ce progiciel dispose d’une fonctionnalité permettant de récupérer un dossier sur un ordinateur portable et donc de travailler en monoposte chez le client et de synchroniser le dossier dès le retour au cabinet.

- La structure du réseau : voir schéma

-Les logiciels utilisés : Sage, « Sage COALA », Etafi Decisiv, Excel, Word, COTTNS, Web engage

- Les droits d’accès : en ce qui concerne les fichiers, les droits d’accès se font en fonction du profil et du grade et pour le réseau par mot de passe (ex : sage coala)

- Les sauvegardes périodiques : tous les jours sur un disque dur externe et bandes magnétiques

- Connexion internet : oui

- Les périphériques partagés : photocopieur, imprimante, scanner

II. Les travaux effectués

Durant les 5 semaines, j’ai essentiellement effectué des missions de tenue comptable dont certaines étaient répétitives :

- Saisie des factures d’achat dans le journal des achats

- Saisie des factures de ventes dans le journal de ventes

- Saisie des relevés de banque et des pièces de caisse dans le journal de banque ou journal de caisse

- Saisie de la paie dans le journal des opérations diverses ou journal de paie

- Lettrage des comptes fournisseurs, clients

- Rapprochements bancaires

- Archivage

- Réalisation des travaux d’inventaire (ex : charges constatées d’avance, analyse des charges externes)

- Déclaration de TVA et pointage de TVA

- Déclaration des honoraires 2010 (DADS II)

J’ai donc décidé de décrire ci-dessous le processus de tenue comptable pour un dossier client spécifique.

A. Le tri des différentes pièces comptables

Avant de saisir les opérations, il est conseillé de les trier pour faciliter la saisie des écritures et la recherche des documents. Certains clients peuvent avoir déjà classé leurs factures selon leurs méthodes de travail, ce qui représente un gain de temps.

Ils peuvent choisir de classer les factures autrement : par fournisseur, par ordre chronologique… mais certains donnent tous les documents « en vrac ».

Il faut donc savoir s’adapter de manière rapide à chacun des clients ainsi qu’à leur méthode de tri. Il est important de distinguer les différents documents (factures, bons de livraisons, bons de commandes…) car c’est à partir des factures qu’il faut saisir les écritures, et certains clients donnent la totalité des documents comptables.

B. La saisie comptable

La saisie permet de comptabiliser les factures d’achat, de ventes, les remises de chèques, les recettes, la trésorerie dans les journaux correspondants.

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a) Factures d’achat

Pour enregistrer une facture d’achat, il faut d’abord porter au CREDIT le nom du fournisseur dont le compte à saisir commencera toujours par 0 et suivi des premières lettres du nom du fournisseur et dont le montant sera TTC.

On enregistre la charge concernée au DEBIT dont le libellé de l’écriture comportera toujours le nom du tiers et la période pour son montant HT et enfin on portera au DEBIT la T.V.A. déductible pour son montant. Les règles de déductibilité sont les mêmes que l’on applique en cours. J’ai pu observer plusieurs factures qui n’indiquaient pas le montant de TVA, dans ce cas, elle n’est pas déductible et elle est à la charge de l’entreprise.

De plus, j’ai pu constater une première particularité par rapport aux comptes fournisseurs puisque pour la saisie, le cabinet n’utilise pas les comptes 401 – Fournisseurs mais des comptes auxiliaires commençant par 0… un seul compte Fournisseurs (401) figure au bilan afin de l’alléger et pour plus de clarté. De plus, avec tous ces comptes différents, le cabinet garde quand même le détail dans ses données. En effet, grâce à ce système appelé auxiliarisation, le cabinet a une vision détaillée de chaque compte fournisseurs notamment pour gérer les retards de paiement, les lettrages, les relances etc …

b) Factures de vente

Pour comptabiliser une facture de vente, on indiquera le nom du client au DEBIT pour son montant TTC et le compte utilisé débutera constamment par C et suivi des premières lettres du nom du client.

On saisi le montant HT du produit concerné à la vente au CREDIT et enfin la T.V.A collectée de la vente concernée au CREDIT pour le montant de T.V.A concernée.

c) La Banque

Pour la saisie du journal de banque, il est nécessaire d’avoir en sa possession les relevés bancaires du client et le chéquier.

La saisie de trésorerie est une saisie basée essentiellement sur annotations du client sur les factures ou sur les ordres de virement. Cela implique d’un point de vue comptable que l’essentiel de son activité transparaît sur ses relevés.

La saisie de trésorerie concerne surtout les très petites entreprises qui constituent une large part des dossiers à saisir du cabinet.

C. Le lettrage

Au cours de mon stage, après avoir saisi les achats et les ventes, j'ai effectué le lettrage des comptes clients et fournisseurs. Sachant que le but du lettrage est de rapprocher la facture de son paiement ou de son encaissement afin que le client connaisse le montant de la créance ou de la dette envers son fournisseur.

Lorsque j’enregistre une facture, certains clients ont déjà indiqué le moyen de règlement voire même le numéro de chèque. Je marque donc dans le libellé le maximum d’informations pour que le lettrage se fasse le plus rapidement et facilement possible.

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