Oral, présentation de trois dossiers

DOSSIERS

Je vais maintenant vous présenter les trois dossiers sur lequel j’ai travaillé.

Le premier concerne la société CSI Pezenas qui souhaite renforcer les liens qui unissent les salariés et la direction. Pour cela, ils proposent un voyage linguistique en Angleterre aux enfants des employés. J’ai dû prendre contact avec les salariés mais aussi avec le prestataire basé en Angleterre. Plusieurs détails ont dû être réglés avant le départ.

Pour la deuxième action, il s’agit de la société AIR LIQUIDE. Le département RESSOURCES HUMAINES se trouve face à un constat alarmant, peu de managers et peu de salariés sont au courant de leur droit face à Compte Personnel de Formation. Ma mission a donc été d’informer d’une part les cadres de l’entreprise afin qu’ils puissent être de bons conseils pour les salariés et d’autres part, d’informer les salariés sur leurs droits à la formation professionnelle.

Enfin, l’action de soutien est le troisième dossier sur lequel j’ai travaillé. Il s’agit de la commande de fournitures pour le bureau dans lequel je travaille en fonction des besoins de chacun.

CSI PEZENAS

L’entreprise CSI PEZENAS est un cabinet d’audit et de conseils basé à PEZENAS donc dans l’Hérault.

La société est gérée par M. BORRO qui est entouré de deux employés et de 9 agents de maitrise.

J’ai occupé le poste d’Assistant de Manager en charge de la totalité du dossier suivant.

Ma mission a été d’organiser un séjour linguistique de 15 jours en Angleterre pour les enfants des salariés.

La société participait financièrement à hauteur de 50% pour chaque enfant. Des réductions étaient ensuite appliquées en fonction du grade du parent salarié de l’entreprise et du nombre d’enfant participant au séjour.

Tout d’abord, la première étape a été de prendre contact avec la société PRO LINGUA qui nous a envoyé un catalogue avec plusieurs séjours pour nous positionner sur le voyage vers Oswestry une petite ville dans le Shropshire en Angleterre. Dans le courrier envoyé, nous demandons un devis pour les 19 enfants et les 3 adultes accompagnateurs.

Dans le même temps, je me suis occupée de faire une demande de devis à trois sociétés de transport de la région. La première CAR EXPRESS’, la seconde VOYAGE TRANQUILLE et enfin, SENIOR CLUB. Je vous ai imprimé le courrier envoyé à la première société mais c’était la même trame pour tous. Dès réception des devis, j’ai fait une petite note à M. BORRO en lui classant dans un tableau comparatif les différents renseignements que j’ai pu obtenir sur les sociétés. Il m’a répondu par une petite inscription sur ce même document. J’ai pu donc directement procéder à la réservation du séjour et de la société de transport.

La deuxième phase de mon travail a été l’information aux parents. J’ai donc choisi de leur communiquer les premières informations lors d’une réunion. Pour les prévenir, j’ai fait circuler une note d’information en leur indiquant le lieu et la date du rendez-vous. Lors de la réunion, j’ai projeté un diaporama avec les informations utiles selon le déroulé suivant : le séjour, le but du séjour, l’organisation au niveau du transport jusqu’au lieu, les modalités d’hébergement et de restauration, l’hygiène et la santé des enfants, la gestion du linge et du trousseau des enfants, l’argent de poche et les objets de valeur, le programme du séjour concernant les cours et les excursions, les tarifs suivant les statuts du parent salarié et les modalités de paiement. A l’issu de la réunion, nous remettons une fiche d’information sur l’école dans lequel seront logés les enfants ainsi que d’une brochure reprenant quelques points du diaporama ainsi que le planning des 15 jours.

Nous laissons quelques jours de réflexion aux parents puis nous envoyons par courrier un formulaire de réservation, une fiche sanitaire de liaison et un formulaire d’inscription remis par PRO LINGUA.

Dans le même temps, pour faciliter la gestion des paiements, je me charge de réaliser un tableau excel pour une tarification automatique. Ce tableur contient une liste déroulant avec les noms des salariés. Cette liste reconnait automatiquement via une formule le statut du salarié ainsi la réduction sur statut auquel il ouvre droit. Dès qu’un nom et une date de naissance est renseigné, l’âge via une formule conditionnelle s’affiche automatiquement et le champ total 1er enfant s’affiche instantanément. Si l’enfant à moins de 10 ans, des frais de garde sont en supplément ainsi qu’une assurance annulation, pas obligatoire mais vivement conseillé. Une fois les champs remplis, le total à payer s’affiche automatiquement.

Enfin, je réalise quelques documents nécessaires aux enfants et aux parents comme une fiche « trousseau » pour les aider à préparer au mieux la valise de leurs enfants, une étiquette bagage en cas de perte ou d’oubli par l’enfant, une fiche « contact » pour faciliter les communications entre les enfants et les parents et enfin, j’ajoute une fiche remise par la société PRO LINGUA qui concerne les activités nautique. Etant donné que pendant le séjour, les enfants iront à la piscine, il est important pour nous de savoir si tous savent nager, s’ils peuvent se baigner et surtout s’ils peuvent pratiquer des activités nautiques. Cette fiche sera à rendre et elle sera confiée aux animateurs. Les enfants qui ne pourront pas participé à cette activité se verront proposer du football, du volleyball ou du tennis.

Et enfin, au retour des enfants du séjour, nous proposeront un questionnaire de satisfaction à destination des parents, qu’ils rempliront avec les enfants. Et à l’issue de la date limite, nous procédons au dépouillement.

100 % des participants ont répondu au sondage. Les enfants sont prêts à repartir, ils ont trouvé les activités satisfaisantes. 85 % a bien apprécié l’hébergement et sur les 19 enfants, 14 ont bien aimé les repas. Le séjour fût donc une réussite.

AIR LIQUIDE

La société AIR LIQUIDE est le premier groupe international leader mondial des gaz industriels et médicaux et services associés.

Fondé en 1902, elle est présente dans 80 pays avec environ actuellement 68 000 collaborateurs. Elle sert aujourd’hui plus de 3 millions de clients et de patients.

Le service des Ressources Humaines est divisé en deux sous-catégories :

• Une équipe RH chargée de suivre le parcours professionnel des collaborateurs d’Air Liquide,
• Une équipe RP (Relation avec le Personnel) qui s’occupe notamment des formations et des compétences.

Je suis affectée en tant qu’assistant du responsable « compétences formation » afin d’améliorer la gestion du Compte Personnel de Formation en organisant une campagne d’information sur le CPF.

Cette action s’est déroulée en 4 phases. La première est une phase de préparation. Pour bien cerner les inquiétudes et les besoins des managers et des salariés, une réunion entre eux, le directeur des ressources humaines et moi-même a été organisé. Les points qui reviennent le plus : information pas suffisante auprès des managers et des salariés notamment sur les conditions et les modalités, le mode d’emploi d’une demande n’est pas assez précis, notamment sous son angle juridique, les managers ne parviennent pas à répondre à l’heure aux demandes de mobilisation des salariés et enfin, il manque un suivi du CPF.