Animer une réunion de travail

re et régule le groupe pour atteindre l'objectif fixé.

· Le participant :

il assiste à la réunion avec des motivations, des compétences, une stratégie personnelle et une relation au groupe qui lui sont propres.

· Le groupe :

il n'est pas une somme d'individualités ; c'est une entité à part entière. De sa façon de fonctionner, va résulter le bon ou le mauvais déroulement de la séance.

I/ L’ANIMATEUR

L'animateur est l'âme du groupe. Ces deux mots ont en effet la même racine latine : « anima » (souffle de vie). L'animateur est donc le moteur du groupe. Il est indispensable si on souhaite atteindre un objectif précis dans un laps de temps raisonnable. L'existence de l'animateur se justifie, dans un groupe de travail, par l'efficacité dans l'action que sa présence génère.

Quel type d'animation privilégier dans une réunion de travail?

Deux types de postures opposées existent

(avec toutes les situations intermédiaires entre ces deux extrémités) :

· Une animation centrée sur la logique de l'animateur

L'animateur est responsable de la méthode de travail et du choix des objectifs.

Dans ce type d'animation, la responsabilité de la réussite ou de l'échec de la réunion incombe à l'animateur. Il n'est pas neutre : il donne non seulement sa position personnelle, mais il va éventuellement peser (de façon consciente ou inconsciente) sur le groupe pour le faire changer d'avis s'il n'est pas d'accord avec lui. Des réactions de « rejet» risquent d'apparaître rapidement pour se libérer de ce carcan. Les formes d'opposition envers l'animateur seront naturellement influencées par son statut hiérarchique (de l'agression verbale au mutisme prudent mais réprobateur, la gamme des réactions est très large).

· Une animation centrée sur la logique du groupe

Dans une réunion de « pairs » (groupe centré sur une tâche à accomplir) ou de personnes de même niveau hiérarchique, la présence de l'animateur se justifie par l'efficacité dans l'action qu'elle procure. Dans ce type d'animation, l'animateur accepte de ne pas s'impliquer sur le fond ; il se concentre essentiellement sur la régulation de la réunion (gestion de la prise de parole, reformulation, relance des échanges, etc.). Il partage avec le groupe la responsabilité de la réussite ou de l'échec de la réunion.

Le statut de l'animateur dans un groupe de travail :

L'animateur est, de fait, le leader institutionnalisé du groupe :

-· il « gère » la réunion (il l'organise et l'anime) ;

-· il fait appliquer la discipline (il donne ou coupe la parole).

Cette position privilégiée dans le groupe peut entraîner deux grands types de réactions opposées:

-· une dépendance très forte des participants par rapport à l'animateur (comportements d’attente ou infantiles dans le groupe),

-· une agressivité non dissimulée envers l'animateur perçu comme un adversaire (« il me coupe la parole, donc il est contre moi »).

Dans une animation de type semi-directif,

l'animateur est pris entre deux contraintes contradictoires:

-· il doit être assez « interventionniste » pour maintenir la discipline et accompagner le groupe vers l'objectif ;

-· il évite de trop intervenir dans les débats pour laisser au groupe la possibilité de s'exprimer véritablement.

Un animateur doit être :

-· formé à l'animation des groupes,

-· choisi sur la base du volontariat,

-· suffisamment maître du sujet de la réunion pour ne pas freiner la progression du groupe,

-· disponible :

– si plusieurs réunions sont nécessaires, une continuité dans l'animation est souhaitable.

L'animateur peut être, dans certains cas, la "mémoire" du groupe si les participants changent au fil des réunions ;

– la préparation de la réunion et la rédaction du compte rendu demandent d'autre part une implication en temps certaine.

Un animateur ne peut remplir son contrat que si certaines « règles du jeu » sont acceptées par tous les membres du groupe, dès le début de la réunion.

· Le rôle de l'animateur :

– il est responsable de l'organisation et du déroulement de la réunion ;

– il fait respecter la discipline dans le groupe (gestion des prises de parole) ;

– il canalise le groupe vers l'objectif fixé ;

– il assure (la plupart du temps) le compte rendu de la réunion.

· Le rôle des participants :

– ils acceptent les règles du jeu définies par l'animateur ;

– ils partagent avec l'animateur la responsabilité de l'échec ou de la réussite de la réunion.

L'animateur canalise la progression du groupe

L'animateur facilite, pendant le déroulement de la réunion, la participation et les interactions au sein du groupe ; il dispose pour cela d'un certain nombre de techniques qui lui permettent de faire progresser le groupe vers l'objectif :

· Les questions

Poser des questions permet à l'animateur de relancer le groupe (lorsqu'il se tait) et/ou de canaliser sa progression vers l'objectif (si le groupe «s'égare », certaines questions permettent de "recentrer" les débats).

Il existe deux grandes catégories de questions :

o Les questions ouvertes :

Elles permettent de connaître la position d'une personne sur un sujet particulier(ex. : Quels sont les problèmes que vous avez identifiés ?). Ce type de questions présente l'avantage d’enclencher un échange et de recueillir des informations ; elles facilitent d'autre part le "dégel" du groupe et la prise de parole. L'animateur, en contrepartie, doit veiller à ce qu'un participant ne monopolise pas la parole par ce biais.

o Les questions fermées :

Ce sont des questions dont les réponses doivent être sans ambiguïté (ex. : Souhaitez-vous participer à la prochaine réunion ? Oui/Non). Des questions qui fournissent des choix possibles peuvent être assimilées à des questions fermées (ex. : Préférez-vous le 6 ou le 7 juin pour la prochaine réunion ?).

Les questions fermées permettent de vérifier des hypothèses de départ et de déterminer le contour exact d'un problème ; elles ne facilitent cependant pas la prise de la parole.

· La reformulation

La reformulation consiste à résumer en quelques phrases l'intervention d'un participant.

Ce résumé ne comporte pas de jugementde valeur, de déformation ou d'interprétation. C'est un condensé qui renvoie à quelqu'un ce qu'il vient d'exprimer. Si la reformulation est juste, la réponse est affirmative ; dans le cas contraire, le « reformulé » a la possibilité de préciser ou de développer sa pensée.

Une reformulation, pour être véritablement pertinente, ne doit pas se limiter à ce qui est dit mais doit tenir compte aussi :

o de ce qui est sous-entendu :

Il est parfois nécessaire de prendre des paroles au deuxième ou au troisième degré pour saisir le sens véritable d'une phrase (Ex. : Une personne qui affirme « Vous pouvez compter sur moi ! » peut vouloir dire exactement le contraire en fonction du ton ironique ou agressif qu'elleemploie).

o de la communication non-verbale :

Une personne ne s'exprime pas seulement par la parole ; les gestes, les mimiques, le regard sont autant d'éléments qui nous permettent de deviner les sentiments de ceux qui nous entourent.

La reformulation est pour l'animateur, une technique efficace mais difficile à maîtriser.

Elle demande une grande disponibilité d'esprit et une bonne connaissance du comportement des individus en groupe. Elle s'acquiert par une pratique régulière.

La reformulation présente pour l'animateur une série d'avantages :

– Elle permet à l'animateur de vérifier s'il a bien compris le sens