Gestion Des Ruenions

s notes, cette personne doit aider à planifier l’ordre du jour et à avertir les autres de la tenue d’une réunion. Si les présidents de comités ou les chefs de projets sont responsables de tâches bien précises, il est normal de s’attendre à ce que ces personnes participent à l’établissement de l’ordre du jour et à l’organisation des documents et du matériel nécessaires à la présentation de leurs rapports.

Toutes les personnes qui assistent aux réunions du comité ou de l’équipe doivent contribuer à leur succès et en être également responsables. Bien que dans les réunions tenues par de plus grands organismes ou des collectivités de plus grande envergure, la personne qui préside doive remplir le rôle d’« agent de circulation », dans de plus petites réunions où les membres du groupe doivent tous participer, il est moins nécessaire qu’une seule personne prenne en main et dirige la réunion. Chaque personne est responsable de s’acquitter des tâches qui lui ont été assignées tout en assurant l’harmonie au sein du groupe.

Parmi les principaux ingrédients d’une réunion efficace, mentionnons :

✓ un ordre du jour bien planifié et bien structuré;

✓ le souci d’atteindre les objectifs fixés pour la réunion;

✓ une attention égale accordée au maintien des rapports et de l’harmonie au sein du groupe;

✓ une réunion qui débute et se termine à l’heure prévue.

On trouvera dans les pages qui suivent un exposé sur les points à surveiller avant et pendant la réunion, sur l’évaluation des réunions et les rôles des membres du groupe. Cet exposé fournit des indices de ce qui constitue une réunion efficace et efficiente.

✓ Lignes directrices pour l'établissement d'un ordre du jour efficace

✓ Un ordre du jour bien établi permet au groupe de s’acquitter de ses tâches plus rapidement, car il cible les échanges et fait un bon usage du temps. Un ordre du jour efficace tire parti de la préparation préalable des participants et de la personne qui préside la réunion.

Avant la réunion

✓ Réunir l’information

✓ Revoir le procès-verbal de la réunion précédente pour vérifier qu’il n’y a pas d’affaires en suspens;

✓ Consulter les autres membres — affaires nouvelles, rapports de comités ou autres questions.

Établir l’ordre du jour, en précisant :

✓ le nom du groupe ou de la réunion;

✓ l’objet de la réunion (simple réunion, réunion spéciale, réunion de planification, etc.).

✓ la date et le lieu de la réunion; l’heure du début et de la fin de la réunion;

✓ les nom des personnes qui jouent un rôle particulier (facilitateur ou facilitatrice externe, observateur ou observatrice et personne-ressource);

✓ les points à l’ordre du jour.

✓ Comme l’attention d’un groupe suit une courbe en forme de cloche, prévoir d’aborder les points les plus faciles au début de la réunion et à la fin de la réunion, et les points les plus épineux au milieu de la réunion;

✓ Le temps alloué à chaque point à l’ordre du jour, en fixant une heure précise (de 19 h 15 à 19 h 30, plutôt que 15 minutes, par exemple);

✓ Les personnes chargées des rapports, de la pause-café, etc.;

✓ La documentation et les notes particulières; ce qu’il faut apporter.

Expédier par la poste l’ordre du jour et les documents complémentaires de manière à ce qu’ils

parviennent à leurs destinataires plusieurs jours avant la tenue de la réunion.

Pendant la réunion

L’ordre du jour n’est efficace que dans la mesure où il est respecté. Pour optimiser l’usage de l’ordre du jour :

✓ Commencer la réunion à l’heure.

✓ Accepter les modifications ou les ajouts apportés à l’ordre du jour.

✓ Prévoir du temps pour les échanges informels, peut-être même jusqu’à 25 % de la durée de la réunion. Quand les échanges sont sains, la tâche semble se faire toute seule.

✓ Faire suivre tous les rapports d’une décision d’action. Qu’est-ce qui doit être fait?

✓ Assigner à une ou à plusieurs personnes la responsabilité de chaque mesure.

✓ Terminer la réunion à l’heure.

Évaluation des réunions

Le tableau qui suit comprend les éléments essentiels à une réunion fructueuse. Une façon de se servir de cet outil serait de demander à un observateur ou à une observatrice neutre de remplir le tableau et de fournir une rétroaction au groupe. Noter chaque catégorie en cochant le chiffre approprié.

Tableau 1. Éléments essentiels d’une réunion fructueuse

Pas du tout d’accord : 1

Pas d’accord :2

Indécis :3

D’accord :4

Tout à fait d’accord :5

1. But précis

le but de la réunion a bel et bien été précisé tous les participants ont compris les résultats escomptés

2. Attentes connues

chaque participant ou participante savait ce qu’on attendait de lui ou d’elle chacun ou chacune savait ce qui était attendu des autres (président ou présidente, secrétaire, facilitateur ou facilitatrice, etc.)

3. Ordre du jour

tous les participants ont compris comment devait se dérouler la réunion (ordre du jour, horaire, conception, etc.)

tous savaient quand la réunion allait se terminer

4. Écoute

la plupart des participants écoutaient attentivement les interventions des autres

5. Opinions exprimées

la plupart des participants se sont exprimés ouvertement, franchement et directement

6. Ententes et gestion des conflits

les ententes étaient claires et précises

les conflits ont été analysés ouvertement et gérés de manière constructive

7. Déroulement tel que prévu et objectifs atteints

la réunion s’est déroulée, en règle générale, tel que prévu (l’ordre du jour a été respecté et

la réunion s’est terminée à l’heure)

elle a atteint le but visé

8. Points de vue sollicités

on a sollicité les idées, les points de vue et des renseignements de chaque participant ou

participante, puis on en a tenu compte

9. Satisfaction des participants

les participants semblaient satisfaits, en général, de la réunion et estimaient qu’elle n’avait pas été une perte de temps

10. Note globale de la réunion :

Qui fait quoi durant les réunions?

L’efficacité du rendement de tout groupe dépend de deux types d’activités fondamentaux : celles qui sont centrées sur la tâche à accomplir, et celles qui sont orientées sur les relations humaines.Ces dernières sont connues sous le nom de fonctions homéostatiques ou de rapport au sein d’un groupe.

Rôles des membres du groupe

Les rôles des membres du groupe sont indispensables à la réalisation des tâches qui sont prévues dans les plans d’action du groupe, dont la résolution de problèmes et la prise de décisions.

Il se peut que les membres, y compris