Pfmp Sur Les Notes De Frais

animer l’équipe commerciale.

Secrétariat : est chargée :

de l’accueil physique et téléphonique

des tâches administratives (courrier, mails, envois de lettres,…)

du développement commercial (phoning, mailing, …) et recherche de nouveaux clients

du suivi chantier : transport (affrètement, messagerie, express) / location de matériels / recherche d’intérimaires

Responsable financier et ressources humaines : est chargée de la trésorerie, factures d’achats, factures de ventes, banques, paiements, déclaration de TVA, déclaration d’échange de biens, des règlements, des relances, des cautions bancaires, le tableau récapitulatif du chiffre d’affaires par représentant, le tableau de bord, le tableau du suivi du budget des charges, les assurances, les locations, la sécurité, l’export, les archives, les amendes, la gestion du social, les travaux de préparation du bilan, travaux de clôture du bilan.

LA PRÉSENTATION DES TÂCHES

Semaine 1 :

Comptabilité :

⊗Vérification des justificatifs de Note de Frais des commerciaux et Saisie dans le logiciel Excel ;

⊗Classement des Notes de Frais ;

⊗Enregistrement comptable des factures d’achats : Définir les comptes sur papier & Enregistrement dans le logiciel comptable APIBAT dans le journal d’achats

⊗Lettrage du Grand Livre Clients ;

⊗Lettrage du Grand Livre Fournisseurs ;

⊗Saisie des factures d’achats, Lettrage, Numérotation des factures ;

⊗Contrôle et modification des comptes de ventes dans le journal vente ;

⊗Vérification des factures de ventes avec le journal de ventes (compta) & tableau récapitulatif des ventes (Excel) ;

⊗Répartition Analytique des factures de ventes par secteur et par commercial ;

⊗Photocopier des factures de l’année 2008/2009 pour tous les entretiens des véhicules de société et les classer par marque ;

⊗Saisie relevés bancaires en comptabilité ;

⊗Classement de documents (achats/ventes) ;

⊗Déterminer le chiffre d’affaires par catégorie de ventes : vente France, vente DOM, vente CE, vente Export ;

⊗Vérification de la Balance Générale des comptes de vente pour calculer le chiffre d’affaires du mois ;

⊗Remplir une déclaration de TVA (observation) ;

⊗Vérification du bilan : passif & actif ;

Secrétariat :

⊗Traitement du courrier en informatique : date de réception & distribution du courrier par service ;

⊗Impression de feuilles intercalaires & couverture et Archivage du bilan ;

⊗Remplir des étiquettes sur informatique, enveloppe à remplir ;

Commercial & Achats :

⊗Photocopier des factures du Fournisseur QUADRA pour évaluer le budget photocopieurs à l’année pour renégocier le contrat : Création d’un tableau pour évaluer le coût à l’année ;

⊗Recherche sur Batigest des matériaux du fournisseur MANTION ;

Divers :

⊗Lecture du règlement intérieur et signature du livret d’accueil ;

⊗Je me suis présentée à tous le monde à la pause du matin ;

⊗Recherche de prospectus et publicité de l’entreprise dans la réserve ;

⊗Observation d’une réunion (négociation contrat copieur QUADRA) ;

Semaines 2 :

Comptabilité :

⊗Saisie écriture comptable dans le journal des OD, CAP, CPA ;

⊗Recherche erreur dans le compte de résultat ;

⊗Recherche erreur dans le bilan détaillé ;

⊗Classement des lettres de fournisseurs par corps de métier ;

⊗Vérification des justificatifs de Note de Frais des commerciaux et Saisie dans le logiciel Excel ;

Secrétariat :

⊗Traitement de courrier et distribution dans les services ;

⊗Présentation du planning 2010 sur ordinateur ;

⊗Préparer enveloppe pour un envoi de lettre ;

⊗Intercalaire à saisir sur informatique pour le classeur d’un contrat ;

⊗Écrit courrier sur Word pour le Centre Hospitalier de Cadillac avec des documents remplis et préparer l’enveloppe ;

⊗Classement de lettres par corps de métier dans des pochettes différentes ;

⊗Préparation des lettres avec la machine à affranchir ;

⊗Poster les lettres ;

⊗Recherche et réservation d’hôtel pour les commerciaux ;

Commercial & Achats :

⊗Comparais par des prix en fonction du poids pour déterminer le plus intéressant ;

⊗Recherche sur Batigest des matériaux de MANTION (suite du 22/01/2010) ;

⊗Saisie de la recherche sur Batigest des matériaux de MANTION afin de faire deux tableaux ;

⊗Écrit un courrier recommandé à SFR, photocopies des factures et envoi du courrier ;

⊗Consultation des commandes fournitures Administratives, remplir document « demande de prix », écrire mail à plusieurs fournisseurs et envoyer mail ;

⊗Parler au chauffeur allemand pour vérifier que les délais de livraison seront respectés ;

Divers :

⊗Copie recto-verso d’une lettre et préparer enveloppe pour la renvoyer ;

⊗Recherche tarif pour déplacement en l’Algérie et en Tunisie sur internet : l’hôtel, les restaurants, les taxis, l’avion ;

⊗Intercalaire à saisir sur informatique pour le classeur d’un contrat ;

Semaines 3 :

Comptabilité :

⊗Enregistrement comptable des frais de déplacement (compte banque) dans le compte de Jean au Janvier 2010 ;

⊗ Impression des documents de relance client et les faxer ;

Secrétariat :

⊗Téléphoner à un fournisseur pour demander son adresse mail afin de lui envoyer une demande de prix ;

⊗Traitement de courrier et distribution dans les services ;

⊗Envoyer un courriel ;

⊗Standard téléphonique, remplir correspondances téléphoniques ;

⊗Comparaison des prix de livraison pour choisir un fournisseur en fonction du poids et tableau créé sur Excel ;

Commercial & Achats :

⊗Consultation des commandes fournitures administratives, remplir document « demande de prix », écrire mail aux différents fournisseurs, envoyer mail ;

⊗Chercher sur internet de nouveaux fournisseurs pour des poulies ;

⊗Envoyer demande de prix aux différents fournisseurs pour les poulies ;

Divers :

⊗Changer les poids des matériaux sur Batigest ;

⊗Traitement du dossier de PFMP ;

⊗Remplir grille d’évaluation du stage ;

LA PRÉSENTATION DETAILLÉE D’UNE TÂCHE

Vérification des justificatifs de Note de Frais des commerciaux et la Saisie :

Le personnel génère des frais à son déplacement. Comme par exemple :

les commerciaux visitent leurs clients

les monteurs installent chez les clients

Il existe donc plusieurs types de frais :

carburant

billet de train ou avion

repas

chambre d’hôtel

Les frais sont avancés par le salarié puis remboursés par la société. Une note